ARREST VAN HET GERECHT (Negende kamer)
17 september 2015 (*)
„Overheidsopdrachten voor leveringen en voor diensten – Aanbestedingsprocedure – Multifunctionele zwart-wittoestellen en onderhoudsdiensten – Afwijzing van de offerte van een inschrijver – Motiveringsplicht – Transparantie”
In zaak T‑691/13,
Ricoh Belgium NV, gevestigd te Vilvoorde (België), vertegenwoordigd door N. Braeckevelt en A. De Visscher, advocaten,
verzoekster,
tegen
Raad van de Europese Unie, vertegenwoordigd door M. Vitsentzatos en K. Michoel als gemachtigden, bijgestaan door B. Van Vooren en J. Weytjens, advocaten,
verweerder,
betreffende een verzoek om nietigverklaring van het besluit van de Raad van 29 oktober 2013 houdende afwijzing van de offerte die verzoekster heeft ingediend in het kader van aanbestedingsprocedure UCA 034/13 betreffende de aankoop of de huur van multifunctionele zwart-wittoestellen en bijbehorende onderhoudsdiensten in de gebouwen die worden gebruikt door het secretariaat-generaal van de Raad (PB 2013/S 83‑138901) en houdende gunning van de opdracht aan een andere inschrijver,
wijst
HET GERECHT (Negende kamer),
samengesteld als volgt: G. Berardis (rapporteur), president, O. Czúcz en A. Popescu, rechters,
griffier: J. Plingers, administrateur,
gezien de stukken en na de terechtzitting op 16 april 2015,
het navolgende
Arrest
Voorgeschiedenis van het geding
1 Het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie heeft bij een aankondiging in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie van 27 april 2013 (PB 2013/S S83‑138901) een aanbesteding uitgeschreven met het oog op de sluiting van een kaderovereenkomst met een looptijd van zes jaar, betreffende de aankoop of de huur van multifunctionele zwart-wittoestellen en bijbehorende onderhoudsdiensten in de gebouwen die worden gebruikt door het secretariaat-generaal van de Raad.
2 Deze aankondiging maakte deel uit van een reeks aanbestedingen die met regelmatige tussenpozen werden uitgeschreven om in de operationele behoeften van de Raad te voorzien. Bij vorige procedures voor het plaatsen van opdrachten werd de uitrusting voornamelijk beoordeeld op basis van tests die het normale gebruik door de Raad simuleerden.
3 De opdracht die het voorwerp uitmaakte van de in casu aan de orde zijnde aanbesteding, was verdeeld in vijf percelen, die elk betrekking hadden op een andere categorie van toestellen. Het onderscheid tussen deze categorieën bestond in de afdruksnelheid van de toestellen. Deze indeling in percelen moest de gegadigden in staat stellen om hun uitrusting in de vooraf bepaalde snelheidscategorieën onder te brengen.
4 Elke inschrijver mocht een offerte indienen voor één of meer percelen, maar elk perceel kon slechts aan één enkele contractant worden gegund. De procedure voor de gunning van de betrokken opdracht was niet openbaar en de opdracht moest worden gegund aan de inschrijving die economisch het voordeligst was, gelet op de in het bestek vermelde criteria.
5 Bij brief van 25 juni 2013 heeft de Raad verzoekster meegedeeld dat zij was geselecteerd om een offerte in te dienen en heeft hij haar een afschrift van het bestek doen toekomen.
6 In het bestek was bepaald hoe de offertes zouden worden beoordeeld en welk gewicht aan elk gunningscriterium zou worden toegekend. Meer in het bijzonder was daarin aangegeven dat de aan het financiële gunningscriterium toegekende score 40 % van de eindscore zou bepalen, terwijl de diverse kwalitatieve criteria de overige 60 % van die eindscore zouden bepalen. De helft van de score voor de kwalitatieve gunningscriteria zou worden bepaald op basis van een technische beoordeling van de uitrusting aan de hand van tests. In de volgende tabel, die in het bestek was opgenomen, wordt samengevat welk gewicht aan de verschillende gunningscriteria werd toegekend:
7 Aangaande de vraag hoe de technische evaluatie van de toestellen op basis van tests (te weten kwalitatief gunningscriterium C) in de praktijk zou verlopen, bevatte het bestek de volgende aanwijzingen:
„De evaluatie van dit criterium zal worden gebaseerd op tests die worden uitgevoerd op de site van de inschrijver door een gediplomeerd operator van de inschrijver in aanwezigheid van een of meer leden van het Comité voor de evaluatie van de offertes (CEO) van het Secretariaat op hetzelfde type van machine als hetgeen het voorwerp is van de offerte. De inschrijver verbindt er zich toe de voorgestelde toestellen voor tests ter beschikking te stellen van [de Raad] binnen een termijn van 2 weken vanaf de aanvraag.
Tijdens de tests zal worden geëvalueerd of de voorgestelde toestellen overeenstemmen met de vereiste technische specificaties. Als een toestel niet conform is aan de eisen, zal de offerte worden verworpen.
De leden van het CEO zullen tevens, tezelfdertijd, de concordantie tussen de in de vragenlijst vermelde technische gegevens [...] en de werkelijke prestaties van de machine nagaan. Bijgevolg moet de machine op elk punt overeenstemmen met het in de offerte voorgestelde goed.
In geval van discordantie behoudt [de Raad] zich het recht voor hetzij de evaluatie op basis van de ‚vragenlijst’ te herzien, hetzij de offerte te weren.
Met het oog op het onderzoek van de drivers van Windows XP en Windows 7 (x64) moet de inschrijver voorzien in een netwerkverbinding met deze beide platforms op zijn eigen netwerk of via een directe netwerkverbinding (P2P).
De evaluatie zal worden gebaseerd op de verhouding tussen de vereiste technische specificaties (bijlage I A) en de gemeten resultaten:
– snelheid van de kopieermachine in recto (100 punten);
– snelheid van de kopieermachine in recto-verso (100 punten);
– snelheid van de printer in recto (100 punten) – met uitzondering van perceel 5;
– snelheid van de printer in recto-verso (100 punten) – met uitzondering van perceel 5;
– snelheid van de scanner in recto (50 punten);
– snelheid van de scanner in recto-verso (50 punten).
Het totale aantal punten voor dit criterium bedraagt 500 (percelen 1, 2, 3 en 4) of 300 (perceel 5). Dit resultaat telt mee voor 50 % van de kwalitatieve evaluatie, zoals aangegeven in de tabel die is opgenomen in punt 4.2.1.”
8 In bijlage 1 A bij het bestek was gepreciseerd dat in het kader van de technische specificaties voor perceel 4 een minimale afdruksnelheid werd vereist van 100 prints per minuut in recto en in recto-verso voor kopieën en voor prints, en van 80 scans per minuut in recto en in recto-verso voor zwart-witscans.
9 Bij brief van 7 augustus 2013 heeft verzoekster aan de Raad een offerte doen toekomen voor elk van de vijf percelen.
10 Op 21 augustus 2013, een datum die in onderling overleg was bepaald, heeft de evaluatie van verzoeksters toestellen op basis van tests plaatsgevonden in haar kantoren.
11 Na afloop van de tests heeft verzoekster een document ontvangen waarin het resultaat voor perceel 4 was weergegeven, namelijk 41,2 op 50.
12 Bij brief van 29 oktober 2013 (hierna: „bestreden besluit”) heeft de Raad verzoekster meegedeeld dat haar offerte was aanvaard voor de percelen 1 en 5. Voor de percelen 2, 3 en 4 was verzoeksters offerte evenwel afgewezen op grond dat uit de beoordeling die het Comité voor de evaluatie van de offertes (hierna: „CEO”) had verricht op basis van de in het bestek bepaalde gunningscriteria was gebleken dat verzoekster niet de beste prijs-kwaliteitverhouding bood. De bijlage bij die brief bevatte tabellen waaruit het verschil moest blijken tussen verzoeksters resultaten en de resultaten van de inschrijver aan wie de opdracht voor de percelen 2, 3 en 4 was gegund. Wat perceel 4 betreft, werd in deze tabellen vermeld dat verzoekster bij de evaluatie op basis van de tests een score van 38,61 punten had behaald, en dus niet 41,2 punten, zoals haar na afloop van de tests in haar kantoren was meegedeeld.
13 Daarop heeft verzoekster de Raad bij brief van 6 november 2013 om aanvullende inlichtingen gevraagd. Zij heeft er in die brief op gewezen dat de in het bestreden besluit vermelde resultaten verschilden van de resultaten die haar waren meegedeeld na afloop van de tests in haar kantoren.
14 De Raad heeft op dat verzoek om inlichtingen geantwoord bij brief van 20 november 2013. Daarin heeft hij het verschil tussen deze twee scores gerechtvaardigd met het argument dat de oorspronkelijk meegedeelde score onjuist was omdat bij de berekening daarvan de tijdens de test gemeten prestaties waren vergeleken met de prestaties die waren vermeld in de offerte van de inschrijver, terwijl in het bestek was gepreciseerd dat de gemeten prestaties moesten worden vergeleken met de gevraagde technische minimumvereisten. Bij diezelfde brief heeft de Raad ook een nieuwe versie gevoegd van de tabel met de resultaten van de evaluaties op basis van de tests die in verzoeksters kantoren waren verricht. In die – handgeschreven – tabel stond vermeld dat verzoekster voor perceel 4 een eindscore van 38,61 op 50 had behaald, in plaats van de haar eerder meegedeelde score van 41,2 op 50. De eerste bladzijde van dit formulier was ondertekend en gedagtekend door de vertegenwoordigers van de Raad en van verzoekster, zonder opmerkingen, aantekeningen of voorbehoud. Het formulier bevatte ook verschillende doorhalingen en in de marge waren met de hand bepaalde cijfers neergeschreven en berekeningen gemaakt.
15 Op 22 november 2013 heeft verzoekster een e-mail gestuurd aan de Raad, waarin zij hem verzocht de ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie perceel 4 was gegund, uit te stellen. Allereerst betoogde zij dat de eerste score, die haar meteen na afloop van de tests in haar kantoren was toegekend, in overeenstemming was met het bestek en dus moest worden behouden, en dat perceel 4 bijgevolg aan haar diende te worden gegund. Voorts voerde zij aan dat de correctie zonder geldige reden en achteraf was gebeurd, zodat het bestek dan niet meer actueel was.
16 De Raad heeft verzoekster geantwoord bij brief van 25 november 2013, waarbij hij getracht heeft om wat hij een „misverstand” noemde uit de wereld te helpen. Hij stelde dat volgens het bestek een verband moest worden gelegd tussen de technische minimumvereisten en de gemeten prestaties en niet tussen de in de offerte vermelde prestaties en de gemeten prestaties, en dat de cijfers waren gecorrigeerd teneinde rekening te houden met die vereisten. Ook preciseerde hij dat alle offertes billijk en transparant waren behandeld en dat ten aanzien van de inschrijver aan wie de opdracht was gegund dus eenzelfde correctie was toegepast.
Procesverloop en conclusies van partijen
17 Met haar verzoekschrift, neergelegd ter griffie van het Gerecht op 27 december 2013, verzoekt verzoekster het Gerecht:
– het beroep ontvankelijk en gegrond te verklaren;
– het bestreden besluit gedeeltelijk nietig te verklaren, voor zover het de gunning van perceel 4 van de in dat besluit bedoelde opdracht betreft;
– de Raad te verwijzen in de kosten.
18 De Raad verzoekt het Gerecht:
– het beroep ongegrond te verklaren;
– verzoekster te verwijzen in de kosten.
19 Bij wege van maatregel tot organisatie van de procesgang als bedoeld in artikel 64 van het Reglement voor de procesvoering van het Gerecht van 2 mei 1991, heeft het Gerecht partijen bij brief van 19 januari 2015 verzocht een schriftelijke vraag te beantwoorden. Partijen hebben dat binnen de gestelde termijn gedaan.
In rechte
20 Tot staving van haar beroep voert verzoekster twee middelen aan: de Raad heeft het transparantiebeginsel geschonden, en de Raad heeft niet voldaan aan de op hem rustende motiveringsplicht.
21 Om redenen van proceseconomie acht het Gerecht het wenselijk om eerst het tweede middel te onderzoeken.
Tweede middel, dat in wezen niet-nakoming van de motiveringsplicht betreft
22 Met dit middel stelt verzoekster dat de Raad in het bestreden besluit is tekortgeschoten in de op hem rustende motiveringsplicht. In dit besluit wordt volgens haar immers nergens verantwoord hoe de toegekende scores zijn berekend, behalve dan op het ene blad waarop de scores in tabelvorm zijn opgenomen. In het bestreden besluit wordt verzoekster uitsluitend meegedeeld dat zij niet de beste prijs-kwaliteitverhouding bood met betrekking tot perceel 4, zonder nadere uitleg dienaangaande.
23 Verzoekster brengt in herinnering dat de Raad, in antwoord op haar verzoek om aanvullende inlichtingen, had toegegeven dat hij zich had vergist bij de eerste berekening van de scores na de uitvoering van de tests. Op basis van de antwoorden die de Raad bij de brieven van 20 en 25 november 2013 heeft gegeven, kon nog steeds niet worden ingezien hoe de Raad was gekomen tot de score van 38,61 voor de kwalitatieve evaluatie op basis van de tests. Ook het aan verzoekster verstrekte nieuwe formulier – dat slechts gedeeltelijk en met de hand was ingevuld – stelde haar niet in staat om het verschil te begrijpen tussen de twee scores die haar waren meegedeeld. De toelichtingen van de Raad stichtten integendeel meer verwarring dan dat zij duidelijkheid brachten, aangezien hij in zijn brief van 20 november 2013 aangaf dat de gemeten prestaties moesten worden vergeleken met de technische minimumvereisten en niet met de resultaten die de inschrijvers hadden opgegeven, terwijl uit de eindresultaten niet blijkt dat een dergelijke vergelijking heeft plaatsgevonden.
24 Hieruit volgt dat de Raad het bestreden besluit ontoereikend heeft gemotiveerd en dat de enkele toelichtingen die hij heeft gegeven incoherent zijn. De door de Raad gegeven toelichtingen kunnen immers enkel tot de conclusie leiden dat hij bij de vaststelling van de eindscores een kennelijke rekenfout heeft gemaakt, aangezien aan verzoekster een score van 44,3 op 50 (in plaats van 38,61 op 50) had moeten worden toegekend indien de resultaten waren afgezet tegen de technische minimumvereisten uit het bestek.
25 Verzoekster stelt dus dat het voor haar, toen zij de onderhavige procedure instelde, nog steeds een raadsel was waarom de Raad haar een score van 38,61 had toegekend voor de technische evaluatie op basis van de tests. Volgens haar is namelijk slechts dankzij de stukken die in het kader van het beroep bij het Gerecht zijn ingediend duidelijk geworden volgens welke methode de eindresultaten zijn berekend, maar is deze methode nog steeds ongerechtvaardigd.
26 De Raad is van mening dat hij in detail heeft uiteengezet hoe de tests zijn beoordeeld en de scores zijn gegeven. Met name zijn de formules voor het geven van de scores, die op objectieve testresultaten zijn toegepast, in overeenstemming met de rechtspraak van het Gerecht.
27 De Raad stelt dat hij, wanneer de objectieve testresultaten beschikbaar zijn, de methode voor het geven van de punten mag kiezen, aangezien hij over een discretionaire marge beschikt bij het kiezen van de offerte die economisch het voordeligst is. Hoewel de details van deze methode niet uitdrukkelijk waren vermeld, beantwoordden zij aan de vereisten van objectiviteit en rationaliteit. Ten slotte is de Raad van mening dat hij aan zijn motiveringsplicht heeft voldaan door de resultaten te publiceren in de vorm van vergelijkende tabellen waarin voor elk gunningscriterium melding wordt gemaakt van verzoeksters score en de score van de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. A fortiori heeft hij aan deze plicht voldaan met de brieven van 20 en 25 november 2013, waarbij hij de vastgestelde verschillen heeft toegelicht.
28 De Raad merkt ook op dat verzoekster geen gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om schriftelijk te informeren naar de kenmerken en de voordelen van de geselecteerde offerte, waarin is voorzien bij artikel 113, lid 2, van verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 298, blz. 1; hierna: „Financieel Reglement”), terwijl daar nu net de bestaansreden ligt van de motiveringsplicht in het kader van een aanbestedingsprocedure.
29 Gelet op de preciseringen die het arrest van 17 oktober 2012, Evropaïki Dynamiki/Hof van Justitie (T‑447/10, EU:T:2012:553, punt 71), aangaande de motiveringsplicht heeft aangebracht, is de Raad van mening dat hij aan deze plicht heeft voldaan door op verzoeksters vragen te antwoorden, maar de kenmerken van de geselecteerde offerte – waarnaar verzoekster niet had gevraagd – niet mee te delen.
30 Volgens de Raad betoogt verzoekster in haar verzoekschrift in feite niet dat de motiveringplicht is geschonden, maar komt zij op tegen de wijze waarop de kwalitatieve evaluatie op basis van de tests in aanmerking is genomen. Door het formulier te ondertekenen dat bij de tests van de toestellen is opgesteld, heeft verzoekster immers erkend dat de maatregelen objectief zijn.
31 Om te beginnen moet eraan worden herinnerd dat de aanbestedende dienst volgens vaste rechtspraak over een ruime beoordelingsmarge beschikt met betrekking tot de elementen die hij in aanmerking neemt bij een beslissing over de gunning van een uitgeschreven opdracht, en het Gerecht zich dient te beperken tot de toetsing of de procedure‑ en motiveringsvoorschriften in acht zijn genomen, of de feiten juist zijn vastgesteld en of er geen sprake is van een kennelijke beoordelingsfout of van misbruik van bevoegdheid. De aanbestedende dienst geniet deze ruime beoordelingsmarge gedurende de hele aanbestedingsprocedure en zij betreft ook de keuze en de beoordeling van de selectiecriteria (zie arrest van 19 november 2014, European Dynamics Luxembourg en Evropaïki Dynamiki/Europol, T‑40/12 en T‑183/12, EU:T:2014:972, punt 46 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
32 Wat in het bijzonder de motiveringsplicht betreft, dient eraan te worden herinnerd dat zij een wezenlijk vormvoorschrift is dat moet worden onderscheiden van de vraag naar de gegrondheid van de motivering, die de inhoudelijke rechtmatigheid van de litigieuze handeling betreft (zie arresten van 9 september 2010, Evropaïki Dynamiki/EWDD, T‑63/06, EU:T:2010:368, punt 109 en aldaar aangehaalde rechtspraak, en 15 maart 2012, Evropaïki Dynamiki/Commissie, T‑236/09, EU:T:2012:127, punt 76 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
33 Voorts zij eraan herinnerd dat het in gevallen zoals het onderhavige, waarin de instellingen van de Europese Unie over een ruime beoordelingsmarge beschikken, van des te fundamenteler belang is dat de door de rechtsorde van de Unie in administratieve procedures geboden waarborgen worden nageleefd. Tot die waarborgen behoort met name de verplichting voor de bevoegde instelling om haar besluiten toereikend te motiveren. Enkel dan is de Unierechter in staat om te toetsen of voldaan is aan alle feitelijke en juridische vereisten waarvan de uitoefening van de beoordelingsbevoegdheid afhangt (zie arrest van 10 september 2008, Evropaïki Dynamiki/Commissie, T‑465/04, EU:T:2008:324, punt 54 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
34 In casu moesten in het kader van de gunning van de litigieuze opdracht de bepalingen van het Financieel Reglement en de voorschriften tot uitvoering daarvan in acht worden genomen, en met name – wat de motiveringsplicht betreft – artikel 113, lid 2, van het Financieel Reglement en artikel 161, lid 3, van de gedelegeerde verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement (PB L 362, blz. 1; hierna: „uitvoeringsverordening”).
35 Artikel 113, lid 2, van het Financieel Reglement luidt:
„De aanbestedende dienst deelt aan elke afgewezen gegadigde of inschrijver de redenen mede waarom zijn inschrijving of offerte niet in aanmerking werd genomen evenals de duur van de in artikel 118, lid 2, bedoelde wachttermijn. De aanbestedende dienst stelt elke inschrijver die voldoet aan de uitsluitings- en selectiecriteria op zijn schriftelijk verzoek in kennis van de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte en van de naam van de inschrijver aan wie de opdracht werd gegund.
De mededeling van bepaalde gegevens kan echter achterwege worden gelaten wanneer zulks de toepassing van de wetten in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbaar belang, afbreuk zou doen aan gewettigde commerciële belangen van openbare of particuliere ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen hen onmogelijk zou maken.”
36 Artikel 161, lid 3, van de uitvoeringsverordening bepaalt:
„In het geval van opdrachten die door de instellingen van de Unie voor eigen rekening worden geplaatst, met een waarde die gelijk is aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden en die niet van het toepassingsgebied van richtlijn 2004/18/EG zijn uitgesloten, stellen de aanbestedende diensten tegelijkertijd elke afgewezen inschrijver of gegadigde afzonderlijk langs elektronische weg in kennis van het feit dat hun inschrijving of aanvraag niet is aanvaard, in elk van de volgende fasen:
a) kort nadat de besluiten op grond van de uitsluitings- en selectiecriteria zijn genomen en voordat het gunningsbesluit wordt genomen, in het geval van in twee afzonderlijke fasen georganiseerde aanbestedingsprocedures;
b) met betrekking tot de gunningsbesluiten en de besluiten tot afwijzing van inschrijvingen, zo spoedig mogelijk na de vaststelling van het gunningsbesluit, doch uiterlijk in de week die daarop volgt.
De aanbestedende diensten vermelden in elk geval de redenen voor de afwijzing van de inschrijving of de aanvraag, alsmede de rechtsmiddelen die de betrokkene ter beschikking staan.
De afgewezen inschrijvers of gegadigden kunnen aanvullende inlichtingen over de redenen voor de afwijzing krijgen indien zij daarom schriftelijk, per brief, fax of e-mail verzoeken, en iedere geselecteerde inschrijver van wie de inschrijving niet is afgewezen, kan aanvullende inlichtingen krijgen over de kenmerken en de voordelen van de geselecteerde inschrijving, alsmede de naam van degene aan wie de opdracht wordt gegund, onverminderd het bepaalde in artikel 113, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement. De aanbestedende diensten antwoorden binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst van het verzoek.”
37 Uit de voornoemde wettelijke voorschriften en uit de rechtspraak van het Gerecht volgt dat de aanbestedende dienst aan zijn motiveringsplicht voldoet wanneer hij eerst iedere afgewezen inschrijver onmiddellijk meedeelt waarom zijn offerte is afgewezen en vervolgens aan de inschrijvers die een geldige offerte hebben ingediend en uitdrukkelijk hebben gevraagd dat aan hen informatie over de kenmerken en de relatieve voordelen van de gekozen offerte alsook de naam van degene aan wie de opdracht is gegund zou worden meegedeeld, deze informatie verstrekt binnen een termijn van vijftien kalenderdagen na ontvangst van het schriftelijke verzoek daartoe (zie in die zin arresten van 19 maart 2010, Evropaïki Dynamiki/Commissie, T‑50/05, Jurispr., EU:T:2010:101, punt 133 en aldaar aangehaalde rechtspraak, en Evropaïki Dynamiki/Commissie, punt 33 supra, EU:T:2008:324, punt 47 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
38 Deze handelwijze strookt met het doel van de in artikel 296 VWEU geformuleerde motiveringsplicht, volgens welke de redenering van de instantie die de handeling heeft verricht, duidelijk en ondubbelzinnig tot uitdrukking dient te worden gebracht, zodat de belanghebbenden kennis kunnen nemen van de rechtvaardigingsgronden van de genomen maatregel en hun rechten kunnen doen gelden, en de rechter zijn toezicht kan uitoefenen (zie arrest Evropaïki Dynamiki/Commissie, punt 37 supra, EU:T:2010:101, punt 134 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
39 Artikel 113, lid 2, van het Financieel Reglement verplicht de aanbestedende dienst ertoe om aan de inschrijver de ware redenen voor de afwijzing van zijn offerte mee te delen. De gegeven motivering moet voorts het werkelijke verloop van de evaluatieprocedure weergeven. Indien de motivering geen melding maakt van de echte grond voor de afwijzing van de offerte en niet getrouw weergeeft hoe de afgewezen offerte is geëvalueerd, is zij niet transparant en voldoet zij niet aan de in artikel 113, lid 2, van het Financieel Reglement verankerde motiveringsplicht (zie in die zin arrest van 10 september 2008, Evropaïki Dynamiki/Hof van Justitie, T‑272/06, EU:T:2008:334, punten 42 en 43 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
40 Het is niet noodzakelijk dat alle relevante feitelijke en juridische gegevens in de motivering worden gespecificeerd, aangezien bij de vraag of de motivering van een handeling aan de vereisten van artikel 296 VWEU voldoet, niet alleen acht moet worden geslagen op de bewoordingen ervan, maar ook op de context en op het geheel van de rechtsregels die de betrokken materie beheersen (zie in die zin arresten van 2 april 1998, Commissie/Sytraval en Brink’s France, C‑367/95 P, Jurispr., EU:C:1998:154, punt 63 en aldaar aangehaalde rechtspraak, en 20 september 2011, Evropaïki Dynamiki/Commissie, T‑298/09, EU:T:2011:496, punt 28 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
41 Uit de rechtspraak volgt ook dat van de aanbestedende dienst niet kan worden verlangd dat hij een inschrijver van wie de offerte niet is aanvaard, niet alleen in kennis stelt van de redenen waarom die offerte is afgewezen maar hem ook zeer precies meedeelt hoe elk onderdeeltje van zijn offerte in aanmerking is genomen bij de evaluatie ervan, noch dat hij in het kader van de mededeling van de kenmerken en de relatieve voordelen van de gekozen offerte, een minutieuze vergelijkende analyse maakt van de gekozen en de afgewezen offerte (zie in die zin beschikking van 29 november 2011, Evropaïki Dynamiki/Commissie, C‑235/11 P, EU:C:2011:791, punten 50 en 51 en aldaar aangehaalde rechtspraak, en arrest van 4 oktober 2012, Evropaïki Dynamiki/Commissie, C‑629/11 P, EU:C:2012:617, punt 21 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
42 Evenwel zij eraan herinnerd dat de aan de motivering te stellen eisen moeten worden beoordeeld aan de hand van de omstandigheden van het geval, met name de inhoud van de handeling, de aard van de redengeving en het belang dat de adressaten of andere rechtstreeks en individueel door de handeling geraakte personen kunnen hebben bij een toelichting (zie in die zin arresten Commissie/Sytraval en Brink’s France, punt 40 supra, EU:C:1998:154, punt 63 en aldaar aangehaalde rechtspraak, en Evropaïki Dynamiki/Commissie, punt 33 supra, EU:T:2008:324, punt 49 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
43 Om te bepalen of in casu is voldaan aan de in het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarvan neergelegde motiveringsplicht, moet dus niet alleen het bestreden besluit worden onderzocht, maar ook de brieven die de Raad op 20 en 25 november 2013 aan verzoekster heeft gestuurd in antwoord op haar uitdrukkelijke verzoek om aanvullende informatie over zijn besluit tot gunning van de betrokken opdracht (zie in die zin arrest Evropaïki Dynamiki/Commissie, punt 33 supra, EU:T:2008:324, punt 50).
44 Bij het bestreden besluit heeft de Raad verzoekster meegedeeld dat „het [CEO], gelet op de in het bestek geformuleerde gunningscriteria, [had] besloten om haar aanbod voor [de percelen 1 en 5] te aanvaarden” en dat „het [CEO] besloten [had] dat [haar] offerte voor de andere percelen niet kon worden aanvaard”.
45 In het bestreden besluit wordt die afwijzing van verzoeksters offerte voor de andere percelen als volgt gemotiveerd:
„Uit de beoordeling die het [CEO] heeft verricht op basis van de in het bestek [bepaalde] gunningscriteria is gebleken dat uw offerte voor de percelen 2, 3 en 4 niet de beste prijs-kwaliteitverhouding bood.”
46 In de bijlage bij het bestreden besluit was ook aangegeven hoeveel punten waren toegekend aan verzoeksters offerte en hoeveel aan die van de onderneming waaraan de percelen 2, 3 en 4 zijn gegund. Voor perceel 4 was het toegekende puntenaantal weergegeven in de vorm van de volgende tabellen:
47 Hoewel die motivering op het eerste gezicht in overeenstemming kan lijken met de in de punten 37 tot en met 41 hierboven aangehaalde rechtspraak, aangezien verzoekster op basis daarvan kan begrijpen waarom haar offerte is afgewezen, namelijk omdat zij voor perceel 4 niet de beste prijs-kwaliteitverhouding bood, moet deze motivering overeenkomstig de in punt 43 hierboven vermelde rechtspraak niettemin worden onderzocht in het licht van de brieven die de Raad op 20 en 25 november 2013 aan verzoekster heeft verstuurd in antwoord op haar verzoek om aanvullende inlichtingen over het besluit tot gunning van de betrokken opdracht.
48 De Raad heeft de brieven van 20 en 25 november 2013 aan verzoekster gestuurd in antwoord op haar brief van 6 november 2013, waarbij zij had verzocht om aanvullende inlichtingen over het resultaat dat zij had behaald voor de „tests ten kantore van de inschrijver”, aangezien het resultaat dat haar meteen na afloop van de tests in haar kantoren was meegedeeld (41,2 op 50) verschilde van het in het gunningsbesluit vermelde resultaat (38,61 op 50).
49 In de brief van 20 november 2013 werd dit verschil als volgt verklaard:
„Na onderzoek van de testformulieren hebben wij vastgesteld dat de gemeten resultaten ten onrechte (behalve voor perceel 5) vergeleken waren met de in uw offerte opgegeven prestaties, aangezien in het bestek was gespecificeerd dat de gemeten resultaten moesten worden vergeleken met de gevraagde technische minimumvereisten (zie II. Bestek, punt 4.2.2.2, blz. 8, [...]). Wij hebben die vergissing derhalve gecorrigeerd in de tabellen die na de tests waren opgesteld, om ervoor te zorgen dat de testscore voor elk perceel in overeenstemming is met de specificaties van het bestek. Dit verklaart de terecht door u opgemerkte verschillen.”
50 Bij diezelfde brief was ook een nieuwe versie gevoegd van de tabel met de resultaten van de evaluatie op basis van de tests die in verzoeksters kantoren waren verricht. In die – handgeschreven – tabel stond vermeld dat verzoekster voor perceel 4 een eindscore van 38,61 op 50 had behaald, in plaats van de haar eerder meegedeelde score van 41,2 op 50. Deze tabel bevatte verschillende doorhalingen en in de marge waren met de hand bepaalde cijfers neergeschreven en berekeningen gemaakt, maar zij bevatte geen precieze aanduidingen over de methode op grond waarvan tot de score van 38,61 punten was gekomen. En in tegenstelling tot hetgeen de Raad in zijn brief aangaf, droeg de kolom waarin – in de marge – de technische vereisten waren opgenomen, het opschrift „opgegeven”, hoewel de door de inschrijvers opgegeven prestaties volgens de Raad niet in aanmerking moesten worden genomen ter berekening van verzoeksters score voor dit criterium. Enkel bij wege van veronderstelling kon worden aangenomen dat de cijfers die in de marge naast die kolom waren geschreven, overeenstemden met de in het bestek vermelde technische minimumvereisten.
51 Zoals verzoekster terecht aanvoert, bestond er geen samenhang tussen de inhoud van de brief van 20 november 2013 en de motivering die in de vorm van berekeningen was opgenomen in de tabellen die als bijlage bij die brief waren gevoegd. Op basis van de door de Raad uiteengezette berekeningsmethode, waarbij de verhouding werd berekend tussen de prestaties van verzoeksters toestellen die bij de tests in haar kantoren werden gemeten en de in het bestek vermelde technische minimumvereisten, had verzoekster namelijk een hogere score moeten krijgen dan die welke haar na de tests was meegedeeld, te weten 44,3 op 50 in plaats van 41,2 op 50. De door verzoekster opgegeven waarden waren immers over de hele lijn hoger dan de gevraagde technische minimumwaarden, die als noemer werden gebruikt van de vergelijking op basis waarvan tot dit resultaat werd gekomen.
52 In antwoord op verzoeksters e-mail van 22 november 2013 heeft de Raad op 25 november 2013 een laatste brief gestuurd, waarin hij heeft getracht om wat hij een „misverstand” noemde uit de wereld te helpen. In die brief stond het volgende te lezen:
„Wij hebben in onze nota van 20 november 2013 uiteengezet dat de gemeten resultaten ten onrechte waren vergeleken met de in uw offerte opgegeven resultaten, aangezien in het bestek was gespecificeerd dat de gemeten resultaten moesten worden vergeleken met de gevraagde technische minimumvereisten [...].
Het is dus duidelijk dat wij reeds in het bestek hadden aangekondigd dat voor de beoordeling van de offertes de verhouding zou worden bepaald tussen de vereisten uit het bestek en de gemeten prestaties.
In het bestek werd nergens vermeld dat de verhouding zou worden bepaald tussen de in uw offerte opgegeven prestaties en de gemeten prestaties. Het bepalen van die verhouding zou zinloos zijn, omdat daarmee in feite de waarachtigheid van uw verklaringen zou worden nagegaan en niet de prestaties van de voorgestelde toestellen.
Voor het evaluatiecomité was het belangrijk de prestaties van de diverse door de inschrijvers voorgestelde toestellen te vergelijken op basis van de tests, dus in een reële situatie, en met naleving van het bestek.
Het feit dat de testbladen die het proces documenteren, een kolom met de opgegeven prestaties bevatten, kon u beslist op een dwaalspoor brengen, maar die kolom is louter ter informatie ingevoegd en niet met het oog op de uit te voeren vergelijking.
Overeenkomstig het bestek [...] is enkel een vergelijking uitgevoerd [...] tussen de technische vereisten en de gemeten prestaties.
Iedere offerte is, met inachtneming van het bestek, volledig billijk en transparant behandeld en de aanbestedende dienst kan op dit punt niet worden verweten een vergissing te hebben begaan.
Het volgens de aanwijzingen uit het bestek berekende eindresultaat kan dus niet ter discussie worden gesteld. Ten aanzien van de inschrijver aan wie de opdracht is gegund, is immers dezelfde correctie toegepast, om ervoor te zorgen dat het bestek zou worden nageleefd.”
53 In dit verband hoeft evenwel enkel te worden vastgesteld dat de Raad in die brief herhaalt dat hij zich aan het bestek heeft gehouden, en dat die brief geen andere aanwijzingen bevat op basis waarvan kan worden ingezien waarom verzoekster een score van 38,61 is toegekend voor de kwalitatieve evaluatie van de technische vereisten op basis van tests.
54 Volgens de door de Raad voor het Gerecht gegeven uiteenzettingen blijkt de berekeningsmethode op basis waarvan tot het resultaat van 38,61 is gekomen, uit het proces-verbaal van het CEO van 11 september 2013. Daarin heette het:
„Voor criterium C (technische evaluatie van de toestellen op basis van tests), dat geëvalueerd wordt op basis van de verhouding tussen de vereiste technische specificaties (bijlage I A) en de gemeten prestaties, heeft het CEO besloten het maximum van de punten toe te kennen wanneer de tijdens de tests gemeten afdruk- of scansnelheid gelijk is aan of hoger is dan [120] % van het in het bestek vereiste minimum.”
55 In zijn verweerschrift heeft de Raad ook het volgende aangegeven:
„De gebruikte formule is, bijvoorbeeld voor de functies die op 100 worden gequoteerd:
Partiële quotering = 100 * Rm/(M*1,2)
waarbij
Rm = de gemeten snelheid, in voorkomend geval afgetopt tot 120 % van de vereiste minimumsnelheid, en
M = de vereiste minimumsnelheid.”
56 Voorts heeft de Raad het volgende verklaard:
„[H]et evaluatiecomité [heeft], vanuit de overweging dat voor het gewenste type van uitrusting de grens van wat op operationeel gebied redelijkerwijs aanvaardbaar is, bestaat in een maximale potentiële verbetering met 20 % ten aanzien van de in de technische specificaties aangekondigde minimumvereisten, ervoor gekozen de maximumquotering toe te kennen aan elke prestatie die gelijk is [aan] of hoger is dan 1,2 keer de opgegeven minimumvereiste. In theorie kan, dankzij een overgang van 100 naar 120 bladzijden per minuut, immers de maandelijkse werklast van het toestel en zijn operator (op volle kracht) met 2 en een halve dag worden ingekort in periodes waarin het maximumaantal [kopieën] moet worden geproduceerd. [E]en dergelijke verbetering [werd] gezien als een mogelijkheid om binnen een aanvaardbare termijn voldoende [kopieën] of afdrukken te kunnen maken om aan haar behoeften te voldoen. De quoteringsformule als opgenomen in punt 24 hierboven is een logisch gevolg van die verplichtingen.”
57 Met verzoekster moet worden opgemerkt dat de Raad weliswaar aanvullende elementen heeft aangereikt op basis waarvan de redenen voor zijn beslissing kunnen worden begrepen, maar dat hij dit eerst in het kader van het onderhavige beroep heeft gedaan. Zo zet de Raad in zijn verweerschrift uiteen dat een coëfficiënt van 1,2 is toegepast op de in het bestek vermelde technische minimumvereisten (zie punt 55 hierboven). Op basis van die uitleg kan worden ingezien waarom aan verzoekster een score van 38,61 is toegekend voor het kwalitatieve evaluatiecriterium op basis van tests.
58 In dit verband moet evenwel in herinnering worden geroepen dat de vraag of de motiveringsplicht is nagekomen, moet worden beantwoord in het licht van de informatie waarover verzoekster beschikte toen zij haar beroep instelde (arrest van 25 februari 2003, Strabag Benelux/Raad, T‑183/00, Jurispr., EU:T:2003:36, punt 58; zie eveneens arrest Evropaïki Dynamiki/Commissie, punt 38 supra, EU:T:2010:101, punt 135 en aldaar aangehaalde rechtspraak).
59 In casu moet dus worden geconstateerd dat verzoekster op basis van enkel de motivering die was opgenomen in het bestreden besluit en in de twee brieven die de Raad in antwoord op haar verzoeken om inlichtingen had verstuurd, onmogelijk kon begrijpen waarom haar offerte was afgewezen en in het bijzonder waarom haar een score van 38,61 was toegekend voor de kwalitatieve evaluatie op basis van tests.
60 De aanbestedende dienst kan er immers in een eerste fase weliswaar mee volstaan om aan de afgewezen inschrijver mee te delen waarom zijn offerte is afgewezen en moet hem slechts later op de hoogte stellen van de kenmerken en de relatieve voordelen van de gekozen offerte, ingeval hij daarom schriftelijk verzoekt, maar in dit verband dient eraan te worden herinnerd dat het in gevallen als het onderhavige, waarin de aanbestedende dienst over een ruime beoordelingsmarge beschikt, van des te fundamenteler belang is dat de door de rechtsorde van de Unie in administratieve procedures geboden waarborgen, zoals de verplichting tot motivering van de handelingen, worden nageleefd (zie punt 33 hierboven).
61 Gelet op de ruime beoordelingsmarge waarover de Raad beschikt en de omvang van de motiveringsplicht die hij ten aanzien van de afgewezen inschrijver heeft, blijken de inlichtingen in het bestreden besluit en in de brieven van 20 en 25 november 2013 ontoereikend te zijn, en vertonen de verklaringen die besloten liggen in de daarin gegeven motivering voor de afwijzing van verzoeksters offerte ernstige en kennelijke incoherenties.
62 In de omstandigheden van het geval was die informatie bovendien des te noodzakelijker daar de door verzoekster voorgestelde prijs lager lag dan de prijs die was voorgesteld door de inschrijver aan wie de opdracht is gegund, en de voor het financiële criterium toegekende score een gewicht van 40 % had bij de berekening van de totale eindscore voor de offertes (zie in die zin arrest van 20 mei 2009, VIP Car Solutions/Parlement, T‑89/07, Jurispr., EU:T:2009:163, punt 71).
63 Het belang dat verzoekster erbij had een duidelijke en begrijpelijke uitleg te krijgen, was dus bijzonder groot, omdat de overheidsopdracht aan haar kon worden gegund. Doordat de gegeven motivering niet toereikend was, kon verzoekster op het ogenblik dat zij haar beroep instelde niet uitsluiten dat de Raad bij de toekenning van de resultaten een inhoudelijke vergissing had begaan die invloed had op het bestreden besluit.
64 De Raad merkt evenwel op dat verzoekster in haar brief van 6 november 2013 en haar e-mail van 22 november 2013 enkel om inlichtingen over haar eigen resultaten heeft verzocht en de Raad niet heeft gevraagd wat de kenmerken en de relatieve voordelen van de gekozen offerte waren of wat de naam was van de inschrijver aan wie de opdracht was gegund, zoals door de rechtspraak wordt voorgeschreven (zie punt 37 hierboven). Het staat echter vast dat artikel 161, lid 3, van de uitvoeringsverordening de afgewezen inschrijvers of gegadigden ook de mogelijkheid biedt om aanvullende inlichtingen over de redenen voor de afwijzing van hun offerte te verkrijgen.
65 Uit de stukken van het dossier blijkt afdoende dat verzoekster op grond van de informatie waarover zij beschikte toen zij haar beroep instelde, niet in staat was de score te begrijpen die haar was toegekend voor de kwalitatieve evaluatie op basis van de tests, en dus evenmin kon inzien waarom haar offerte voor perceel 4 op basis van de rangindeling van de inschrijvers was afgewezen. Voor het overige heeft verzoekster ter terechtzitting bevestigd dat zij het onderhavige beroep waarschijnlijk niet had hoeven in te stellen, indien zij had beschikt over de inlichtingen die de Raad in zijn verweerschrift heeft verstrekt.
66 Volgens de rechtspraak is een motivering die geen melding maakt van de echte grond voor de afwijzing van een offerte en die niet getrouw weergeeft hoe de afgewezen offerte is geëvalueerd, niet transparant en voldoet zij niet aan de in artikel 113, lid 2, van het Financieel Reglement verankerde motiveringsplicht (zie punt 39 hierboven).
67 Bijgevolg dient te worden geconstateerd dat de Raad in casu is tekortgeschoten in zijn verplichting om het besluit tot afwijzing van verzoeksters offerte voor perceel 4 te motiveren.
68 Verzoeksters tweede middel moet dus worden aanvaard en het bestreden besluit moet nietig worden verklaard voor zover verzoeksters offerte voor perceel 4 daarbij is afgewezen, zonder dat uitspraak hoeft te worden gedaan op het eerste middel.
Kosten
69 Volgens artikel 134, lid 1, van het Reglement voor de procesvoering van het Gerecht wordt de in het ongelijk gestelde partij verwezen in de kosten, voor zover dat is gevorderd. Aangezien de Raad in het ongelijk is gesteld, moet hij overeenkomstig de vordering van verzoekster worden verwezen in de kosten.
HET GERECHT (Negende kamer),
rechtdoende, verklaart:
1) Het besluit van de Raad van 29 oktober 2013 houdende afwijzing van de offerte die Ricoh Belgium NV heeft ingediend in het kader van aanbestedingsprocedure UCA 034/13 betreffende de aankoop of de huur van multifunctionele zwart-wittoestellen en bijbehorende onderhoudsdiensten in de gebouwen die worden gebruikt door het secretariaat-generaal van de Raad en houdende gunning van de opdracht aan een andere inschrijver, wordt nietig verklaard voor zover het perceel 4 betreft.
2) De Raad van de Europese Unie wordt verwezen in de kosten.
Uitgesproken ter openbare terechtzitting te Luxemburg op 17 september 2015.
ondertekeningen