DOCUMENT DE TRAVAIL

ARRÊT DU TRIBUNAL (quatrième chambre)

13 septembre 2013 (*)

« Concours financier versé dans le cadre du programme Daphné II – Détermination du montant de la subvention finale – Note de débit – Acte attaquable – Obligation de motivation – Procès équitable – Erreurs d’appréciation »

Dans l’affaire T‑73/08,

Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV, établi à Berlin (Allemagne), représenté initialement par M^e B. Henning, puis par M^es U. Claus et M. Uhmann, et enfin par M^es C. Otto, S. Reichmann et L.-J. Schmidt, avocats,

partie requérante,

contre

Commission européenne, représentée initialement par M^me S. Grünheid et M. B. Simon, puis par M^me Grünheid et M. F. Dintilhac, en qualité d’agents,

partie défenderesse,

ayant pour objet une demande d’annulation de la décision de la Commission contenue dans la note de débit du 26 novembre 2007, par laquelle celle-ci a invité le requérant à lui rembourser la somme de 23 228,07 euros qu’elle lui avait versée en exécution de la convention de subvention Daphné (JLS/DAP/2004‑1/080/YC),

LE TRIBUNAL (quatrième chambre),

composé de M. O. Czúcz (rapporteur), président, M^me I. Labucka et M. K. O’Higgins, juges,

greffier : M^me K. Andová, administrateur,

vu la procédure écrite et à la suite de l’audience du 27 novembre 2012,

rend le présent

Arrêt

 Cadre juridique et faits à l’origine du litige

1        Le requérant, Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV, est une association de droit allemand.

2        Dans le cadre du programme d’action communautaire Daphné II, destiné à financer sur la période 2004-2008 des projets visant à prévenir et à combattre la violence envers les enfants, les adolescents et les femmes et à protéger les victimes et les groupes à risque, institué par la décision n° 803/2004/CE du Parlement européen et du Conseil, du 21 avril 2004 (JO L 143, p. 1), un projet du requérant visant la protection et l’aide dans l’Union des enfants des rues provenant de pays tiers (ci-après le « Projet »), a été présenté et sélectionné à l’occasion d’un appel à propositions de 2004.

3        Le 31 mai 2005, le requérant a conclu avec la Commission des Communautés européennes une convention de subvention portant la référence JAI/DAP/2004-1/080/YC (ci-après la « convention de subvention »). L’article I.1.1 de la convention de subvention précise les modalités selon lesquelles la Commission a décidé d’accorder une subvention au requérant, ce dont ce dernier a déclaré prendre acte et qu’il a accepté.

4        L’article I.2.2 de la convention de subvention prévoit que le Projet est mené pendant une période de douze mois à partir de la date de la dernière signature de la convention de subvention, celle-ci étant intervenue le 31 mai 2005.

5        Un document intitulé « Guide du programme Daphné » (ci-après le « Guide »), publié sur le site Internet de la direction générale « Justice et affaires intérieures » de la Commission, contient des informations sur la gestion administrative et financière d’un projet mené dans le cadre du programme Daphné.

6        Le budget du Projet est annexé à la convention de subvention (ci-après le « budget prévisionnel »). Il ressort de l’article I.3.1 de la convention de subvention que les coûts de l’action devant être subventionnée doivent être indiqués en détail dans le budget prévisionnel. En l’espèce, le montant total des coûts éligibles a été estimé à 106 782 euros. Le montant maximal de la subvention de l’Union s’élève à 80 % de l’ensemble des coûts éligibles estimés, c’est-à-dire à 85 425,60 euros, en vertu de l’article I.3.3 de la convention de subvention.

7        En vertu également de l’article I.3.3 de la convention de subvention, la subvention finale est déterminée conformément à la procédure prévue à l’article II.17 de ladite convention. Cet article indique que le montant de la subvention en cause est déterminé sur la base des documents approuvés auxquels il est fait référence à l’article II.15.4.

8        L’article II.15.4 de la convention de subvention stipule que le paiement du solde se fonde, en particulier, sur un rapport final approuvé concernant la mise en œuvre de l’action et des relevés des coûts éligibles. La Commission peut rejeter le rapport final soumis par le bénéficiaire ou lui demander des pièces justificatives ou des informations additionnelles si cela lui semble nécessaire pour parvenir à l’approbation du rapport final. Il résulte du sixième paragraphe de l’article II.15.4 que le bénéficiaire doit soumettre les informations demandées dans le délai prévu à l’article I.4 de la convention de subvention relatif au paiement du montant restant dû. L’article I.4 ne contient pas de précisions s’agissant du paiement du montant restant dû.

9        La détermination de la subvention finale est, sans préjudice de l’obligation incombant au bénéficiaire, prévue à l’article II.19 de la convention de subvention, de permettre, pendant un délai de cinq ans à compter du versement du solde, des contrôles et des audits par des agents de la Commission ou par des organismes externes mandatés par cette dernière. Sur la base des résultats de ces audits, la Commission peut ordonner, par une décision de recouvrement, que les fonds perçus à tort par le bénéficiaire soient restitués. La détermination du montant définitif de la subvention, conformément à l’article II.17 de la convention de subvention, intervient toujours sous réserve d’une révision faisant suite à la réalisation d’un audit.

10      L’article I.8 de la convention de subvention stipule que « [l]a subvention est régie par les dispositions de la [convention de subvention], par les dispositions communautaires d’application et de façon subsidiaire par le droit belge applicable aux subventions ». Il stipule également que, « à l’encontre des décisions de la Commission concernant l’application des dispositions de la [convention de subvention] ainsi que ses modalités de mise en œuvre, le bénéficiaire peut introduire un recours auprès du [Tribunal] ; à l’encontre des décisions du Tribunal, un pourvoi peut être introduit auprès de la [Cour de justice de l’Union européenne] ».

11      L’article II.1.1 de la convention de subvention stipule que le bénéficiaire est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui incombent.

12      L’article II.2 de la convention de subvention concerne les conflits d’intérêts et stipule que le bénéficiaire doit prendre les mesures nécessaires pour éviter des situations qui pourraient compromettre une exécution impartiale et objective de la subvention. Par ailleurs, il est prévu que le bénéficiaire informe la Commission de toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts afin qu’elle puisse se prononcer sur l’opportunité des mesures entreprises.

13      L’article II.9 concerne la passation de marchés. L’article II.9.1 stipule que, lorsque la mise en œuvre de l’action nécessite la passation d’un marché et dans la mesure où les coûts y afférents sont prévus dans le budget prévisionnel, le bénéficiaire compare les cocontractants potentiels et choisit l’offre économiquement la plus avantageuse tout en respectant les principes de transparence et d’égalité de traitement et en veillant à ce qu’aucun conflit d’intérêts n’existe.

14      Selon l’article II.13.1 de la convention de subvention, « [t]oute modification des conditions de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit ». Il stipule également qu’« [a]ucun accord oral ne peut lier les parties à cet égard ».

15      En ce qui concerne les critères déterminant l’éligibilité des coûts, l’article II.14.1 de la convention de subvention stipule ce qui suit :

« Afin de pouvoir être considérés comme des coûts éligibles de l’action, les coûts doivent répondre aux critères généraux suivants :

–        être en relation avec l’objet de la [convention de subvention] et être prévus dans le budget prévisionnel qui lui est annexé ;

–        être nécessaires pour la réalisation de l’action faisant l’objet de la [convention de subvention] ;

–        être raisonnables et justifiés et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment en termes d’économie et de rapport coût/efficacité ;

–        être générés pendant la durée de l’action telle que définie à l’article I.2.2 de la [convention de subvention] ;

–        être effectivement encourus par le bénéficiaire, être enregistrés dans sa comptabilité conformément aux principes comptables qui lui sont applicables et avoir fait l’objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales applicables ;

–        être identifiables et contrôlables.

Les procédures de comptabilité et de contrôle interne du bénéficiaire doivent permettre une correspondance directe entre, d’une part, les coûts et les recettes déclarés au titre de l’action et, d’autre part, les états comptables et les pièces justificatives qui leur sont afférents. »

16      L’article II.14.2 de la convention de subvention stipule ce qui suit :

« Les coûts directs éligibles de l’action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité définies à l’article II.14.1, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l’action directement liés à sa réalisation et pouvant faire l’objet d’une imputation directe. Sont notamment éligibles les coûts directs suivants, pour autant qu’ils répondent aux critères définis au paragraphe précédent :

–        les coûts du personnel affecté à l’action, correspondant aux salaires réels augmentés des charges sociales et des autres coûts légaux rentrant dans la rémunération, pour autant qu’ils n’excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunérations ;

–        les frais de voyage et de séjour du personnel participant à l’action, pour autant qu’ils correspondent aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de frais de déplacement ou qu’ils n’excèdent pas les barèmes approuvés annuellement par la Commission ;

–        […] »

17      L’article II.16.5 de la convention de subvention stipule en faveur du bénéficiaire une procédure de contestation de la détermination du montant final de la subvention par la Commission. Il indique que cette procédure est sans préjudice de la possibilité pour ledit bénéficiaire de former un recours contre la décision de la Commission en application de l’article I.8 de la convention de subvention, en ajoutant que, conformément aux dispositions de la législation de l’Union à cet égard, de tels recours doivent être formés dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision sur le montant final de la subvention au bénéficiaire ou, à défaut, du jour où celui-ci en a eu connaissance.

18      L’article II.17 stipule également, s’agissant de la détermination du montant final de la subvention, que, sur la base du montant ainsi déterminé et du montant cumulé des paiements qu’elle a précédemment effectués au titre de la convention de subvention, la Commission arrête le montant du paiement du solde à hauteur des montants restant dus au bénéficiaire. Lorsque le montant cumulé des paiements précédemment effectués excède le montant de la subvention finale, la Commission émet un ordre de recouvrement pour le montant en excès.

19      Le requérant a obtenu un préfinancement d’un montant de 34 170,24 euros dans le cadre du projet.

20      Suite à une demande du requérant formulée dans une lettre du 16 juin 2005, la date de début du Projet a été modifiée et fixée au 26 mai 2005, le Projet devant s’achever le 25 mai 2006.

21      Par lettre du 19 octobre 2006, le requérant a transmis à la Commission le rapport final du Projet, le décompte final ainsi qu’une demande officielle de paiement. Le montant total des coûts éligibles y est fixé à 100 533,44 euros.

22      Par une lettre de « préinformation » du 10 août 2007, la Commission a communiqué au requérant le résultat de l’examen des documents transmis (ci-après la « lettre de préinformation »). Elle a retenu des coûts éligibles pour un montant total de 13 677,71 euros, le financement à charge du budget de l’Union s’élevant par conséquent à 10 942,17 euros, soit 80 % des coûts éligibles, et a indiqué au requérant que le montant qu’il devait rembourser, compte tenu du préfinancement obtenu, était de 23 228,07 euros. Ladite lettre contient en annexe un décompte détaillé des frais acceptés et exclus, accompagné de commentaires et questions (ci-après le « décompte en annexe à la lettre de préinformation »). En outre, dans la lettre de préinformation, la Commission a proposé au requérant de lui fournir, dans un délai d’un mois à compter du 10 août 2007, des informations supplémentaires quant aux frais exclus. La lettre de préinformation indique également ce qui suit :

« Si vous ne réagissez pas dans ce délai, la Commission émettra une note de débit portant sur le montant mentionné ci-dessus. Cette note de débit fixera les délais de remboursement. À défaut de paiement dans ces délais, le montant dû portera intérêts à partir du jour suivant la date d’échéance fixée dans la note de débit et au taux prévu dans la note de débit. La Commission pourra recouvrer le montant dû, y compris les intérêts de retard éventuels, soit par compensation avec des paiements restant à effectuer, soit par exécution forcée, conformément à l’article 256 du traité CE. »

23      Le 10 septembre 2007, le requérant a demandé, par téléphone et par courriel, une prorogation du délai expirant le jour même. Par lettre datée du même jour, il a soumis ses observations à la Commission ainsi que certains documents manquants (ci-après la « lettre en date du 10 septembre 2007 »). Par courrier du 11 septembre 2007, la Commission a refusé la prorogation du délai.

24      Par la note de débit n° 3240911612, du 26 novembre 2007 (ci-après la « note de débit »), la Commission a informé le requérant, en se référant à la lettre de préinformation, qu’elle exigeait le remboursement de la somme de 23 228,07 euros. La note de débit fixe comme date d’échéance le 10 janvier 2008. Elle précise en outre ce qui suit :

« La lettre de préinformation vous ayant été transmise, la Commission se réserve le droit de recouvrer par compensation les créances certaines, liquides et exigibles […] À défaut de paiement à la date d’échéance, la dette constatée par les Communautés porte[ra] intérêts […] Si le paiement n’a pas été effectué à la date d’échéance, la Commission se réserve le droit […] d’exécuter toute garantie financière préalable [et] de procéder à une exécution forcée conformément à l’article 256 [CE]. »

25      Par lettre du 29 novembre 2007, portant la référence BUDG/C3 D (2007) 10.5‑9878, la Commission a informé le requérant qu’elle allait procéder au recouvrement de sa créance, d’un montant de 23 228,07 euros, par compensation avec la somme due au requérant dans le cadre d’un autre projet, et ce dans les deux semaines après la date d’envoi de la lettre, de sorte qu’il n’était plus nécessaire de procéder au paiement par virement bancaire (ci-après la « communication sur la compensation »). Le requérant n’a pas réagi à cette lettre. La Commission a donc procédé à la compensation, deux semaines après la date de la communication sur la compensation, en transférant au bénéfice du requérant le montant dû dans le cadre d’un autre projet, déduction faite de la somme de de 23 228,07 euros.

 Procédure et conclusions

26      Par requête déposée au greffe du Tribunal le 11 février 2008, le requérant a introduit le présent recours.

27      Par acte séparé déposé au greffe du Tribunal le 10 juin 2008, la Commission a soulevé une exception d’irrecevabilité au titre de l’article 114, paragraphe 1, du règlement de procédure du Tribunal. Le requérant a déposé ses observations sur cette exception d’irrecevabilité le 17 juillet 2008. Par ordonnance du Tribunal du 16 décembre 2008, l’exception d’irrecevabilité a été jointe au fond.

28      Dans la requête, le requérant conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :

–        annuler la décision de la Commission contenue dans la note de débit exigeant la restitution de la somme de 23 228,07 euros dans le cadre de la convention de subvention Daphné (JLS/DAP/2004‑1/080/YC) ;

–        condamner la Commission aux dépens.

29      Dans l’exception d’irrecevabilité, la Commission conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :

–        rejeter le recours comme irrecevable ;

–        condamner le requérant aux dépens.

30      Dans ses observations sur l’exception d’irrecevabilité, le requérant conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :

–        rejeter l’exception d’irrecevabilité ;

–        annuler partiellement la communication sur la compensation « dans la mesure où le versement de la dernière tranche de paiement a été compensé pour 23 228,07 euros dans la note de débit » ;

–        à titre subsidiaire, condamner la Commission aux dépens, même en cas de rejet du recours.

31      Dans le mémoire en défense, la Commission conclut à ce qu’il plaise au Tribunal :

–        rejeter le recours comme irrecevable ou, à titre subsidiaire, comme non fondé ;

–        condamner le requérant aux dépens.

32      Le requérant, dans la réplique, et la Commission, dans la duplique, déclarent maintenir inchangés leurs chefs de conclusions.

33      Le 8 décembre 2009, en application de l’article 14 du règlement de procédure et sur proposition de la quatrième chambre, le Tribunal a décidé de renvoyer l’affaire devant une formation de jugement élargie.

34      Sur rapport du juge rapporteur, le Tribunal (quatrième chambre élargie) a décidé d’ouvrir la procédure orale et, dans le cadre des mesures d’organisation de la procédure prévues à l’article 64 du règlement de procédure, a posé par écrit des questions aux parties et leur a demandé de déposer certains documents.

35      Par lettre déposée au greffe du Tribunal le 1^er février 2010, le représentant du requérant a fait part de la fin de son mandat en raison de l’état de faillite de son client.

36      Suite à la nomination par l’administrateur de la faillite d’un nouveau représentant et à la demande de ce dernier, par ordonnances du président de la quatrième chambre élargie respectivement du 13 avril 2010, du 1^er décembre 2010 et du 23 mai 2011, la procédure a été suspendue et la suspension a été prorogée à deux reprises jusqu’au 30 septembre 2011.

37      Après la reprise de la procédure, les parties ont répondu aux questions du Tribunal dans le nouveau délai imparti.

38      Le 16 octobre 2012, en application de l’article 14 du règlement de procédure et sur proposition de la quatrième chambre élargie, les parties entendues, l’affaire a été réattribuée à la quatrième chambre.

39      L’audience a été fixée pour le 27 novembre 2012. Le greffier du Tribunal ayant constaté que les parties ne se sont pas rendues à l’audience, la procédure orale a été clôturée le 3 décembre 2012.

 En droit

1.     Sur la recevabilité de la demande tendant à l’annulation partielle de la communication sur la compensation, telle qu’introduite dans la réponse à l’exception d’irrecevabilité

40      Le requérant soutient qu’il ne pouvait interpréter la communication sur la compensation autrement que comme une décision de la Commission de recouvrer définitivement la somme qui y est mentionnée, car seules des créances dont l’existence a été préalablement constatée pourraient faire l’objet d’une compensation.

41      La Commission fait valoir que, même si la communication sur la compensation devait être considérée comme un acte attaquable, elle aurait dû faire l’objet d’un recours en annulation dans les limites du délai impératif qui est mentionné à l’article 230 CE. Le chef de conclusions ampliatif tendant à son annulation partielle et introduit dans la réponse à l’exception d’irrecevabilité serait donc, en tout état de cause, tardif.

42      Il y a lieu de rappeler que, aux termes de l’article 44, paragraphe 1, sous d), du règlement de procédure, le requérant est tenu d’indiquer ses conclusions dans la requête. Ainsi, seules les conclusions exposées dans la requête introductive d’instance peuvent être prises en considération (arrêt de la Cour du 8 juillet 1965, Krawczynski/Commission, 83/63, Rec. p. 773, 785) et le bien-fondé du recours doit être examiné uniquement au regard des conclusions contenues dans la requête introductive d’instance (arrêt de la Cour du 25 septembre 1979, Commission/France, 232/78, Rec. p. 2729, point 3).

43      L’article 48, paragraphe 2, du règlement de procédure permet la production de moyens nouveaux à la condition que ceux-ci se fondent sur des éléments de droit et de fait qui se sont révélés pendant la procédure. Il ressort de la jurisprudence que cette condition régit a fortiori toute modification des conclusions et que, à défaut d’éléments de droit et de fait révélés pendant la procédure écrite, seules les conclusions de la requête peuvent être prises en considération (arrêt Krawczynski/Commission, point 42 supra, p. 785).

44      En l’espèce, s’agissant de la communication sur la compensation, le requérant affirme l’avoir reçue le 11 décembre 2007, soit avant l’introduction du recours le 11 février 2008. Il s’ensuit que, indépendamment de la question de savoir si la communication sur la compensation est un acte attaquable, la modification des conclusions intervenue dans la réponse à l’exception d’irrecevabilité n’est pas imputable à des éléments de droit et de fait révélés pendant la procédure écrite, de sorte que la conclusion en annulation partielle de la communication sur la compensation est, en tout état de cause, irrecevable.

2.     Sur la demande d’annulation de la décision de la Commission contenue dans la note de débit exigeant la restitution de la somme de 23 228,07 euros

45      Le requérant soutient que la Commission ne peut recouvrer une créance que si elle a constaté auparavant son existence et que, en l’espèce, il ne pouvait interpréter la note de débit autrement que comme la communication d’une décision de la Commission sur le montant final de la subvention.

46      La Commission soutient que la demande d’annulation de la décision contenue dans la note de débit est irrecevable, parce que cette dernière n’est pas un acte susceptible de faire l’objet d’un recours au sens de l’article 230 CE, mais constitue, en vertu de l’article 78, paragraphe 3, du règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission, du 23 décembre 2002, établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 357, p. 1), uniquement une information communiquée au débiteur, qui ne produit pas d’effet juridique obligatoire et n’a qu’un caractère préparatoire en vue des mesures de recouvrement ultérieures, ce qui aurait été confirmé par la jurisprudence.

47      À cet égard, le juge de l’Union est en droit d’apprécier, suivant les circonstances de chaque espèce, si une bonne administration de la justice justifie de rejeter au fond le recours, sans statuer préalablement sur l’exception d’irrecevabilité soulevée par la partie défenderesse (arrêt de la Cour du 26 février 2002, Conseil/Boehringer, C‑23/00 P, Rec. p. I‑1873, points 51 et 52 ; voir également, en ce sens, arrêt de la Cour du 23 mars 2004, France/Commission, C‑233/02, Rec. p. I‑2759, point 26, et arrêt du Tribunal du 13 septembre 2006, Sinaga/Commission, T‑217/99, T‑222/01 et T‑321/00, non publié au Recueil, point 68).

48      Dans les circonstances du cas d’espèce, le Tribunal considère qu’il y a lieu, dans un souci d’économie de la procédure, d’examiner d’emblée les moyens invoqués par le requérant, sans statuer préalablement sur l’exception d’irrecevabilité soulevée par la Commission, la demande en annulation de la décision de la Commission contenue dans la note de débit étant, en tout état de cause et pour les motifs exposés ci-après, non fondée.

49      Le requérant invoque trois moyens. Le premier moyen concerne un défaut de motivation, le deuxième moyen est tiré de la violation du principe tiré du droit à une procédure équitable et le troisième moyen est tiré d’erreurs d’appréciation de faits. Le Tribunal estime opportun de commencer par l’examen du troisième moyen avant d’examiner, ensemble, les premier et deuxième moyens.

 Sur le troisième moyen

50      Le requérant avance, en substance, que la Commission a procédé à une appréciation erronée des faits en ce qu’elle a exclu à tort certains frais. Il s’agit, premièrement, de frais de personnel (poste A), deuxièmement, de frais de voyage et de séjour (poste B), troisièmement, de frais de consommables et de fournitures (poste D) et, quatrièmement, de frais de conférences et de séminaires (poste E).

51      À titre liminaire, il y a lieu de relever que la Commission indique avoir tenu compte des informations soumises par le requérant par la lettre en date du 10 septembre 2007 lors de la confirmation du montant final de la subvention tel qu’il ressort de la lettre de préinformation et de la lettre de débit. Cette prise en compte ne ressort toutefois pas du dossier, dans la mesure où la note de débit renvoie aux motifs de rejet des postes tels qu’ils ont été fournis dans la lettre de préinformation. Tout au plus, il en ressort que la Commission a écarté les informations soumises par le requérant par la lettre en date du 10 septembre 2007 lors de son évaluation des frais à rembourser. Par ailleurs, la Commission affirme plusieurs fois dans ses écrits avoir écarté des documents soumis par ladite lettre compte tenu de leur dépôt tardif.

52      Indépendamment de la question de savoir si la Commission a pu écarter les informations soumises par la lettre en date du 10 septembre 2007, le Tribunal examinera, sur la base des griefs avancés dans le cadre du troisième moyen, l’exclusion des frais contestés à la lumière des informations supplémentaires soumis par le requérant dans ladite lettre.

 Sur les postes concernant les frais de personnel

53      Les postes pour lesquels le requérant conteste l’exclusion de frais qu’il considère comme étant éligibles sont les postes A 1 à A 38.

–       Sur les postes A 1, A 2, A 3, A 4, A 5, A 6, A 7, A 8, A 13, A 14, A 20, A 21, A 24, A 25, A 27, A 28, A 29, A 37 et A 38

54      Pour tous ces postes, il ressort de la lettre de préinformation que la Commission a exclu les dépenses en cause, parce qu’elle a considéré que le requérant devait soumettre une copie du contrat de travail de la personne en cause.

55      Le requérant soutient que, dans la mesure où, selon la Commission, il y avait lieu d’exclure ces dépenses au motif qu’il n’avait pas été établi de contrat de travail pour les personnes concernées, cette dernière a commis une erreur. Selon le requérant, les contrats de travail ne peuvent être rendu publics pour des motifs tenant à la protection des données, mais les dépenses précitées seraient prouvées par les calculs des coûts du personnel présentés, les fiches de présence et le registre des salaires.

56      Cette argumentation ne saurait prospérer. Premièrement, il ressort de l’article II.19.1 de la convention de subvention que le bénéficiaire s’engage à fournir toutes les données détaillées demandées par la Commission ou par tout autre organisme externe mandaté par elle, aux fins de s’assurer de la bonne exécution de l’action et des dispositions de la convention de subvention. En outre, il doit être rappelé que l’article II.14.1, premier alinéa, dernier tiret, de la convention de subvention exige que les coûts soient identifiables et vérifiables. Par ailleurs, conformément à l’article II.19.2 de la convention de subvention, le requérant est tenu de mettre à la disposition de la Commission ou des personnes mandatées par elle, à des fins de contrôle, l’ensemble des documents originaux relatifs à la convention de subvention. La demande tendant à ce que soient fournies des copies des contrats de travail des personnes pour lesquelles un remboursement de frais de personnel est réclamé découle de cette exigence.

57      Il y a lieu d’ajouter que le Guide mentionne à sa page 72 que les bénéficiaires doivent soumettre une copie des contrats de travail pour les personnes engagées pour l’exécution du Projet. Certes, le requérant conteste le caractère contraignant du Guide. Force est toutefois de relever que son argumentation à cet égard n’emporte pas la conviction dans la mesure où lui-même invoque également le Guide à son profit. En tout état de cause, le requérant ne saurait nier que le Guide explique plus en détail les obligations qui découlent de la convention de subvention de sorte que la Commission est en droit de s’y référer pour préciser lesdites obligations.

58      Deuxièmement, l’argument du requérant tiré du caractère sensible des contrats de travail tel qu’il résulte, sans plus de précision, de la législation concernant la protection des données doit être rejeté. Comme la Commission le souligne, elle est tenue à un devoir de confidentialité. Le fait que des contrats de travail ou autres justificatifs contiennent des données à caractère personnel ne libère pas le requérant de l’obligation de fournir les preuves nécessaires concernant les coûts éligibles.

59      Les griefs afférents aux motifs d’exclusion relatifs aux postes en cause doivent donc être rejetés sans qu’il y ait lieu d’examiner les autres griefs du requérant au sujet de certains autres motifs d’exclusion mentionnés par la Commission dans la lettre de préinformation, notamment au sujet des postes A 8, A 29 et A 38.

–       Sur les postes A 9, A 10, A 11, A 12, A 22 et A 23

60      Pour tous ces postes, il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que la Commission a exclu les frais en cause au motif qu’il s’agissait de dépenses non prévues au budget prévisionnel.

61      Le requérant soutient que ces postes concernent la rémunération de M. S., qui aurait été chargé de la recherche en Allemagne, comme M^me M. Il se serait consacré à des recherches approfondies et à l’analyse des données statistiques dans ce domaine et aurait travaillé pour M^me M. La Commission en aurait été informée par courriel du 14 mars 2006 ainsi que par lettres des 24 mars et 4 mai 2006. Ces dépenses auraient par conséquent dû être déclarées éligibles.

62      Le requérant ajoute qu’il n’existe aucune règle en application de laquelle les collaborateurs d’un projet devaient être indiqués nommément dans la convention de subvention. Les collaborateurs du Projet ne seraient mentionnés par leur nom que dans le budget prévisionnel en annexe à la convention de subvention. La désignation des collaborateurs du Projet par leur nom interviendrait uniquement pour déterminer les coûts susceptibles d’être remboursés. Cela n’exclurait pas le remplacement d’un collaborateur par un autre si leurs qualifications et leurs domaines de compétence étaient comparables, ainsi que cela aurait toujours été le cas. Le requérant fait valoir, en outre, que la Commission n’allègue pas que les collaborateurs en cause seraient moins qualifiés ou auraient été employés différemment. Elle n’aurait pas non plus exigé de preuves complémentaires, ni fait valoir que les résultats du Projet n’étaient pas utilisables. Le remplacement n’aurait donc eu en définitive aucune conséquence, de sorte que le requérant expose ne pas pouvoir comprendre pourquoi ce remplacement constituerait une violation de la convention de subvention.

63      À cet égard, il y a lieu de rappeler que l’article II.13.1 de la convention de subvention prévoit que toute modification des conditions d’octroi de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit et qu’un accord oral à cet égard ne lie pas les parties. Par ailleurs, il ressort de la partie introductive de la convention de subvention que les annexes, dont le budget prévisionnel et, donc, la liste des personnes impliquées dans le Projet, en constituent une partie intégrante. Il y a également lieu de souligner que l’article II.14.1, premier alinéa, premier tiret, de la convention de subvention indique que seuls sont éligibles les coûts prévus dans le budget prévisionnel annexé à la convention de subvention.

64      Contrairement à ce que fait valoir le requérant, il peut être déduit de ces dispositions de la convention de subvention qu’un changement des personnes mentionnées sous la rubrique A du budget prévisionnel doit faire l’objet d’un accord écrit de la part de la Commission, et ce même s’il s’agit de l’ajout du nom d’une personne à la liste existante. En effet, l’argument du requérant selon lequel, il n’existe aucune obligation de maintenir en état la liste nominative des participants va à l’encontre des stipulations de l’article II.13.1 de la convention de subvention et du contenu du budget prévisionnel, car il est difficilement soutenable qu’un changement à l’égard desdites personnes ne constitue pas une modification des conditions de subvention soumise à un accord écrit préalable.

65      Le requérant fait toutefois valoir que la Commission a été informée des changements de personnel en cause et que le Projet n’aurait pas pu être terminé sans ces changements, étant donné que certains des collaborateurs prévus au début du Projet n’étaient plus disponibles par la suite. Selon lui, le remplacement des collaborateurs en cause n’a eu aucune conséquence.

66      Ces arguments ne sauraient toutefois remettre en cause la conclusion selon laquelle les changements de personnel effectués en l’espèce requerraient l’accord écrit préalable de la Commission.

67      En ce qui concerne l’argument selon lequel, d’une part, ces changements étaient nécessaires à la bonne exécution du Projet et, d’autre part, la Commission n’a pas remis en cause le résultat du Projet, il doit être rappelé que la Commission est liée, en vertu de l’article 274 CE, par l’obligation de bonne et saine gestion financière des ressources de l’Union et que, dans le système d’octroi des concours financiers, le bénéficiaire d’un concours financier dont la demande a été approuvée par la Commission n’acquiert, de ce fait, aucun droit définitif au paiement intégral du concours s’il ne respecte pas les conditions auxquelles le soutien était subordonné (voir, en ce sens et par analogie, arrêt du Tribunal du 22 mai 2007, Commission/IIC, T‑500/04, Rec. p. II‑1443, point 93, et la jurisprudence citée).

68      Par ailleurs, la Cour a jugé que, selon un principe fondamental régissant les concours financiers, l’Union ne pouvait subventionner que des dépenses effectivement engagées. Dès lors, afin que la Commission puisse exercer un rôle de contrôle, les bénéficiaires de tels concours doivent démontrer la réalité des coûts imputés aux projets subventionnés, la fourniture par ces bénéficiaires d’informations fiables étant indispensable au bon fonctionnement du système de contrôle et de preuve mis en place pour vérifier si les conditions d’octroi des concours sont remplies. Il ne suffit donc pas de démontrer qu’un projet a été réalisé pour justifier l’attribution d’une subvention spécifique. Le bénéficiaire de l’aide doit, de surcroît, apporter la preuve qu’il a exposé les frais déclarés conformément aux conditions fixées pour l’octroi du concours concerné, seuls des frais dûment justifiés pouvant être considérés comme éligibles. Son obligation de respecter les conditions financières fixées constitue même l’un de ses engagements essentiels et, de ce fait, conditionne l’attribution du concours financier (voir, en ce sens et par analogie, arrêt de la Cour du 19 janvier 2006, Comunità montana della Valnerina/Commission, C‑240/03 P, Rec. p. I‑731, points 69, 76, 78, 86 et 97).

69      Il résulte de cette jurisprudence que ni le caractère prétendument nécessaire des changements opérés pour la réalisation du Projet ni le résultat de celui-ci ne sauraient remettre en cause les conditions de l’octroi de la subvention telles que précisées dans la convention de subvention.

70      Par ailleurs, le fait que la Commission n’ait pas demandé plus de précisions sur les capacités des personnes en cause au moment où elle a été informée de leur implication ne saurait remettre en cause sa décision d’exclure les frais en cause. En effet, il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation qu’il s’agit de dépenses relatives à des travaux effectués en 2005, mais qu’elle a été informée seulement à partir de mars 2006. Force est de constater que, à ce stade de l’exécution du Projet, une grande partie du travail avait été exécutée et les frais correspondants avaient été exposés, de sorte que la Commission a été mise devant le fait accompli concernant le profil des personnes employées par le requérant dans le cadre du Projet. Le fait qu’elle n’ait pas, à ce stade avancé, demandé plus d’informations pour juger du caractère adéquat des profils des personnes concernées ne saurait remettre en cause la méconnaissance de la part du requérant de son obligation de solliciter son accord explicite par rapport à de telles modifications des conditions fixées à l’octroi de la subvention.

71      Quant à l’argument du requérant selon lequel la Commission n’aurait pas contesté, dans d’autres cas, qu’il puisse procéder lui-même à des modifications dans la composition du personnel, aucune preuve n’en est apportée, de sorte que l’argument est, en tout état de cause, non fondé.

72      Dans la mesure où les griefs afférents aux postes A 9, A 10, A 11, A 12, A 22 et A 23 concernent des dépenses relatives à des personnes qui n’étaient pas mentionnées dans le budget prévisionnel et pour l’engagement desquels l’accord de la Commission n’a pas non plus été demandé, il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en les excluant.

–       Sur le poste A 15

73      En ce qui concerne le montant exclu de 677 euros relatif à des frais de salaire de M^me A., le décompte en annexe à la lettre de préinformation indique ce qui suit :

« Pourquoi est-ce que M^me A. a travaillé en juin 2005 au début du Projet ? Veuillez justifier le lien avec ce projet spécifique. »

74      Le requérant soutient que les dépenses afférentes au travail de M^me A. auraient dû être déclarées éligibles, car elle était la personne de contact pour l’organisation partenaire du Projet pour les questions financières importantes. Elle a établi les comptes au début de celui-ci.

75      À cet égard, il est exact que le requérant explique dans la lettre en date du 10 septembre 2007 quelles étaient les fonctions de M^me A., comme indiqué au point 74 ci-dessus. Cependant, comme le soulève la Commission, il ressortait également du décompte en annexe à la lettre de préinformation que, pour tous les membres du personnel, les frais de personnel réclamés devaient être accompagnés par la présentation d’une copie du contrat de travail et cette obligation devait, par ailleurs, être connue du requérant. Même si cette mention n’était pas spécifiquement présente dans la colonne du poste A 15 compte tenu des autres motifs y figurant, le requérant ne pouvait nier que la présentation d’une copie dudit contrat de travail était une condition nécessaire au remboursement des frais en cause.

76      Dès lors, indépendamment de l’explication fournie par le requérant dans la lettre en date du 10 septembre 2007, la Commission a pu exclure, sans commettre d’erreur d’appréciation, les frais contestés par référence à la lettre de préinformation et le décompte qui y était annexé.

–       Sur le poste A 16

77      Le décompte en annexe à la lettre de préinformation mentionne le commentaire suivant, au sujet du rejet de frais de personnel à hauteur de 1 800 euros relatifs à M^me H. :

« [V]euillez envoyer les feuilles de temps signées par [M^me H.] elle-même ou une déclaration d’elle qu’elle a travaillé sur ce projet pour 12 jours entre mai et septembre 2005. »

78      Le requérant soutient qu’il s’agit de dépenses suffisamment prouvées par les différentes feuilles de temps soumises avec la lettre du 10 septembre 2007 et qui auraient, par conséquent, dû être déclarées éligibles.

79      À cet égard, même si le requérant a fourni en annexe à la lettre du 10 septembre 2007 des documents qu’il décrit comme étant des « feuilles de temps pour M^me H. » pour douze jours, une preuve de paiement ainsi qu’une déclaration de cette dernière, il y a lieu de constater que les documents soumis manquent de clarté. Il s’agit, notamment, de feuilles de temps contenant des heures de travail à des dates non spécifiées et visiblement signées par une autre personne que M^me H. et à la date du 5 octobre 2005, même si le travail effectué concernait la période de mai à septembre 2005. Par ailleurs, un document qui semble être une déclaration signée par M^me H. est inclus, mais la seule date indiquée sur ce document concerne l’année 1992. Par ailleurs, il s’agit d’un document en tchèque pour lequel aucune traduction n’a été fournie. Dans ces circonstances, il ne peut être établi que les informations soumises répondaient à la demande d’information supplémentaire incluse dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation.

80      En outre, même si la lettre du 10 septembre 2007 indique à l’égard des frais réclamés pour ce poste qu’une preuve de paiement y est incluse, force est de constater qu’il ne peut s’agir que de certains autres documents en tchèque, également non traduits, indiquant des montants en couronnes tchèques, donc non vérifiables sans précision sur le taux de change applicable, et dont l’intitulé est « Documents pour [M^me M. G.] », même si le nom de M^me H. apparaît également à plusieurs reprises sur ce document. Dans ces circonstances, il n’est pas non plus possible de confirmer si, tel que le requérant l’allègue dans la lettre du 10 septembre 2007, il a soumis une preuve de paiement des montants en cause.

81      Or, ainsi que le rappelle la Commission, il ressort de la jurisprudence citée au point 68 ci-dessus que l’Union ne peut subventionner que les dépenses effectivement engagées, principe en vertu duquel les dépenses réclamées doivent être justifiées par des preuves de paiement. Cela est d’ailleurs rappelé à l’article II.14.1, premier alinéa, cinquième tiret, de la convention de subvention qui impose, comme condition d’éligibilité des frais, le fait qu’ils soient effectivement encourus par le bénéficiaire.

82      Il en résulte que la lettre du 10 septembre 2007 du requérant n’a pas pu changer la position de la Commission selon laquelle les frais afférents au poste A 16 devaient être exclus, de sorte qu’il n’est pas établi qu’elle a commis une erreur à cet égard.

–       Sur le poste A 17

83      Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que l’exclusion de frais de salaire à hauteur de 10 000 euros pour dix jours de travail de M. M. était accompagnée du commentaire « Seulement 7,5 jours dans les feuilles de temps, veuillez envoyer une preuve de paiement ».

84      Le requérant soutient que les dépenses en cause ont été suffisamment prouvées par les différentes feuilles de temps de la personne concernée qu’il a fournies à la Commission.

85      À cet égard, force est de constater que, avec la lettre en date du 10 septembre 2007, le requérant n’a pas fourni la preuve du paiement du montant en cause par lui à l’organisme partenaire au sein duquel M. M. a travaillé. D’ailleurs, selon le requérant, une feuille de temps était une preuve suffisante. Or, il a été rappelé au point 81 ci-dessus que la Commission était en droit de demander une preuve effective de paiement.

86      Il n’est donc pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais afférents au poste A 17.

–       Sur le poste A 18

87      Les frais en cause, également afférents à dix jours de travail de M. M., mais concernant un montant de 2 800 euros, ont été exclus dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire suivant :

« Veuillez soumettre des informations sur la méthode de calcul du taux journalier de M. M. et pourquoi [son] taux journalier en 2005 est de […] et en 2006 seulement de […] + veuillez envoyer une preuve de paiement. »

88      Le requérant fait valoir que trois déclarations de M. M. concernant les points critiqués en ce qui concerne le taux journalier et les preuves des virements ont été présentées avec la lettre du 10 septembre 2007. En outre, un rapport comptable pour 2005, le rapport comptable provisoire pour 2006 et la déclaration fiscale pour 2005 auraient également été transmis à cette occasion. Selon lui, le partenaire néerlandais au sein duquel était employé M. M. aurait été approuvé par la Commission, de sorte que ces dépenses auraient dû également être déclarées éligibles.

89      Comme pour le poste A 17, la preuve du paiement effectif du montant réclamé était une des exigences mentionnées dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation. Or, le requérant n’a pas soumis une telle preuve avec la lettre en date du 10 septembre 2007, de sorte qu’il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant le montant en cause et que le grief concernant le poste A 18 doit être rejeté pour les mêmes motifs que ceux retenus en ce qui concerne le poste A 17.

–       Sur le poste A 19

90      Au sujet de l’exclusion d’un montant de 1 800 euros relatif à des frais de salaire de M. Q., le décompte en annexe à la lettre de préinformation comporte la mention « Veuillez envoyer une preuve de paiement ».

91      Le requérant indique que le versement du montant réclamé en faveur de l’institution partenaire qui employait M. Q. n’avait pas encore eu lieu au moment où il a établi son décompte. Il explique que le versement ne devait intervenir au bénéfice de l’organisation partenaire qu’après que la Commission a effectué son versement. Pour cette raison, seules les factures de la personne concernée, à savoir M. Q., auraient été présentées. Selon le requérant, ces dépenses auraient dû être déclarées éligibles sur cette base.

92      À cet égard, il est clair que, la Commission ayant demandé au requérant, dans les commentaires qui figuraient dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, de lui fournir la preuve du paiement effectif du montant réclamé et le requérant n’ayant pas soumis une telle preuve avec la lettre en date du 10 septembre 2007, parce que, selon lui, le paiement à l’organisme partenaire n’avait pas encore eu lieu, le grief concernant le poste A 19 doit être rejeté pour des motifs analogues à ceux retenus en ce qui concerne les postes A 17 et A 18.

–       Sur le poste A 26

93      Le décompte en annexe à la lettre de préinformation indique, en ce qui concerne l’exclusion des frais de salaire de M. K., à hauteur de 204 euros, que ceux-ci n’étaient pas prévus dans le budget prévisionnel.

94      Le requérant fait valoir que la personne en cause, M. K., a travaillé sur le Projet comme stagiaire et aidé aux travaux de recherche pour rédiger l’étude allemande. Il aurait « été payé sur des fonds prévus par le centre de recherche dans le cadre du [Projet] ». La Commission en aurait été informée par courrier électronique du 14 mars 2006 ainsi que par lettres des 24 mars et 4 mai 2006. Selon le requérant, ces dépenses auraient donc dû être déclarées éligibles.

95      Force est de constater que le requérant ne conteste pas que l’emploi de M. K. n’avait pas fait l’objet d’une convention écrite. Or, ainsi qu’il ressort des points 63 à 66 ci-dessus, la Commission était en droit d’exiger que son accord écrit préalable ait été obtenu à l’égard du recrutement de stagiaires. Une simple information a posteriori telle qu’invoquée par le requérant ne saurait pallier cette méconnaissance de ses obligations.

96      Il n’est donc pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais afférents au poste A 26 et le grief du requérant à cet égard doit être rejeté.

–       Sur les postes A 30, A 31, A 32 et A 39

97      Le décompte en annexe à la lettre de préinformation exclut les frais de salaire de M^me M. à hauteur de 600 euros pour chacun des postes A 30, A 32 et A 39 et de 1 200 euros pour le poste A 31, pour partie avec une demande de clarification de leur lien avec le Projet et, pour le surplus, avec une demande de soumission du contrat de travail de la personne en cause.

98      Le requérant soutient que M^me M. a travaillé sur le Projet comme collaboratrice free-lance. Selon lui, les coûts exposés sont justifiés à suffisance de droit par son contrat de collaboration. S’agissant du montant plus élevé du poste A 31, il ajoute qu’elle était responsable aussi bien pour la rédaction du rapport espagnol que pour le rapport comparé du mois d’avril. Dès lors que le volume de travail effectif aurait été plus important que ce qui avait été convenu à l’origine, le contrat de M^me M. aurait été complété, suite à une décision du comité directeur du requérant, pour rémunérer l’augmentation de la charge de travail. Le contrat complétant le contrat d’origine ayant également été transmis à la Commission, ces frais auraient dû être déclarés éligibles.

99      Force est de constater que l’argument du requérant, identique à celui développé dans sa réponse telle qu’elle figure dans la lettre du 10 septembre 2007, selon lequel, d’une part, M^me M. était free-lance et, d’autre part, il avait soumis à la Commission une copie de son contrat d’engagement, ne remet pas en cause l’argument de cette dernière selon lequel M^me M. ne figurait pas dans le budget prévisionnel, circonstance qui est clairement à l’origine de la demande d’explications dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation. Par ailleurs, il ressort des explications fournies dans la lettre du 10 septembre 2007 que, pour le poste A 31, la rémunération par heure de la personne en cause a été presque doublée sans en informer la Commission.

100    Dans ces circonstances, il y a lieu de conclure, conformément au rappel des principes figurant aux points 63 et 64 ci-dessus, qu’il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais pour les postes A 30, A 31, A 32 et A 39. Les griefs du requérant à cet égard doivent donc être rejetés.

–       Sur le poste A 33

101    Les frais de salaire à hauteur de 1 900 euros pour du travail effectué par M^me H. sont exclus dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire « Veuillez indiquer le nom du projet sur la feuille de temps à signer par [M^me H]».

102    Le requérant soutient que ces dépenses ont été suffisamment prouvées par des feuilles de temps de M^me H. pour les mois d’avril et de mai 2006, de sorte que les dépenses en question auraient dû être déclarées éligibles.

103    À cet égard, force est de constater que, selon les affirmations du requérant dans la lettre du 10 septembre 2007, celui-ci s’est limité à y annexer les mêmes documents que ceux déjà soumis préalablement en réponse à la lettre de préinformation. Les documents soumis préalablement n’ayant pas été inclus au dossier, cette information ne peut pas être confirmée. Or, les feuilles de temps incluses en annexe à la lettre du 10 septembre 2007 comportent une date de signature qui est également le 10 septembre 2007, de sorte qu’il n’est pas possible qu’il puisse réellement s’agir des mêmes documents que ceux soumis à un stade antérieur de la procédure.

104    Ensuite, comme la Commission ne manque pas de le rappeler, il ressort de l’article II.14.2 de la convention de subvention que les coûts éligibles sont ceux qui, dans le respect des conditions d’éligibilité définies à l’article II.14.1 de la même convention, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques à l’action, directement liés à sa réalisation et pouvant lui être directement imputés. Or, le requérant n’avance aucun argument pour expliquer, d’une part, comment ces feuilles de temps, qui contiennent effectivement une simple référence à la rédaction d’un rapport final sans plus de précision, répondent à la question soulevée par la Commission dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation en ce qui concerne la nécessité d’inclure une référence spécifique au Projet ou, d’autre part, pourquoi ladite question n’était pas pertinente pour permettre le remboursement des frais réclamés.

105    Dans ces circonstances, il y a lieu de considérer que le grief n’est pas étayé de sorte qu’il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais afférents au poste A 33 tel que cela est indiqué dans la lettre de préinformation. Les griefs du requérant doivent donc être rejetés sans qu’il y ait lieu d’examiner les autres arguments avancés par la Commission devant le Tribunal s’agissant, notamment, de l’absence de preuve du paiement effectif et de l’absence de signature du chef du Projet sur les feuilles de temps en cause.

–       Sur le poste A 34

106    Dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, les frais de salaire de M. M. pour un montant de 6 580 euros ont été exclus avec le commentaire suivant :

« [L]es mois indiqués à la main sur la feuille de temps sont en dehors de la période éligible – [L]es feuilles de temps ne sont pas signées par la personne en charge du projet. »

107    Le requérant soutient qu’il s’agit de dépenses qui ont été suffisamment prouvées pour les mois de mai et d’avril 2006 et qu’elles auraient par conséquent dû être déclarées éligibles.

108    À cet égard, la Commission relève à juste titre que le requérant a présenté à différentes dates plusieurs feuilles de temps se rapportant aux mêmes périodes, dont les données ne concordent pas et qui, en outre, ne sont pas signées par le chef de Projet comme cela est pourtant exigé sur les feuilles en cause. Ainsi, pour les mois de février, de mars, d’avril et de mai 2005, le requérant a ajouté au décompte final des feuilles de temps dont aucune n’est signée par le chef de Projet et qui portent toutes des dates manuscrites correspondant à des périodes situées en dehors de celle du Projet. En annexe à la lettre datée du 10 septembre 2007, le requérant a soumis des feuilles de temps qui comportent, comme les feuilles de temps du poste A 33, la date de signature du 10 septembre 2007. Par ailleurs, elles concernent des frais réclamés pour le mois de juillet 2006, ce qui est en dehors de la période éligible.

109    Compte tenu également du fait que le requérant n’inclut dans la requête aucune explication de nature à étayer sa position ou à rejeter les critiques à l’égard du décompte, il y a lieu de conclure qu’il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais relatifs au poste A 34.

–       Sur le poste A 35

110    Dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, les frais de salaire pour le travail effectué par M^me C. à hauteur de 700 euros sont exclus avec la mention « Non prévus dans le budget prévisionnel ».

111    Le requérant soutient que le partenaire espagnol du Projet, M. Q., était responsable pour l’étude portant sur la ville de Madrid (Espagne), mais que, en raison de la maladie de cette personne, il a fallu trouver une autre personne compétente dans ce domaine. M^me C. aurait été recrutée à ce titre et rémunérée sur la base d’un contrat de prestation de services. Le requérant en aurait été informé par ledit partenaire par courriel du 31 juillet 2006 et par lettre du 19 octobre 2006. La Commission en aurait elle-même été informée par le requérant par courriel du 31 juillet 2006 et par lettre du 19 octobre 2006. Selon le requérant, ces dépenses auraient par conséquent dû être déclarées éligibles.

112    Force est de constater que le requérant ne conteste pas la constatation qui figure dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation selon laquelle il s’agit de frais qui n’étaient pas prévus au budget prévisionnel. Or, il a déjà été considéré que la Commission pouvait invoquer l’article II.13.1 de la convention de subvention (voir point 60 ci-dessus) et l’absence d’accord écrit préalable pour rejeter les frais dans de tels cas, même s’il s’agissait d’une situation de remplacement d’une personne malade. À cet égard, il y a lieu de noter que la période concernée était avril 2006 et que la Commission a été informée seulement à la fin du mois de fin juillet 2006, se trouvant ainsi mise devant le fait accompli. La circonstance que le requérant lui-même n’aurait été informé que à la du mois de fin juillet 2006 n’est pas une explication suffisante, car le requérant était responsable de la gestion et de la coordination du Projet, conformément à l’article I.1 de la convention de subvention, et il devait donc faire en sorte que ses partenaires respectent également les conditions de la convention de subvention.

113    Il n’est donc pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais relatifs au poste A 35.

–       Sur le poste A 36

114    Dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, les frais de salaire relatifs au travail effectué par M^me G. à hauteur de 840 euros sont exclus avec la mention « Non prévus dans le budget prévisionnel ».

115    Le requérant soutient que M^me A. a dû abandonner le Projet en raison d’un congé de maternité et qu’elle a été remplacée par M^me G. Selon le requérant, les dépenses relatives à la rémunération de cette dernière auraient par conséquent dû être déclarées éligibles.

116    Force est de constater que le requérant ne conteste pas qu’il s’agit de frais non prévus dans le budget prévisionnel.

117    Dès lors, il y a lieu de rejeter le grief du requérant pour les mêmes raisons que celles retenues dans le cas du poste A 35. En effet, même si l’on peut considérer que, au vu des circonstances particulières du congé de maternité de la personne remplacée, le refus de la Commission d’accepter les frais relatifs aux rémunérations de la personne ayant effectué le travail est sévère, le requérant ne saurait soutenir qu’un congé de maternité n’est pas une circonstance connue et planifiée suffisamment longtemps à l’avance pour avoir pu obtenir l’accord de la Commission sur l’engagement de la personne en cause.

 Sur les postes concernant les frais de voyage et de séjour

118    Les postes pour lesquels le requérant conteste l’exclusion des frais sont les postes B 1 et B 3 à B 5.

119    Il s’agit de frais de voyage et de séjour de M^me M., à hauteur de 301 euros pour le poste B 1 et de 35,70 euros au total pour les postes B 3 à B 5. Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que les frais pour le poste B 1 ont été rejetés avec le commentaire que le budget prévisionnel ne prévoyait pas de frais de séjour per diem. Pour les postes B 3 à B 5, ledit décompte mentionne que les frais de voyage locaux sur le lieu de travail ne sont pas éligibles.

120    Le requérant soutient, quant au poste B 1, que les dépenses en cause auraient dû être déclarées éligibles, car il s’agit de frais de transport dans le cadre des arrivées et des départs. Il est d’avis que les dépenses correspondant à l’usage de moyens de transport locaux relèvent des frais de voyage et non des frais de séjour. Quant aux postes B 3, B 4 et B 5, le requérant fait valoir que le montant de 35,70 euros aurait dû être déclaré éligible, car le budget prévisionnel prévoyait 100 euros pour les frais de transport locaux dans le cadre de la recherche sur le terrain à Berlin. Par ailleurs, il aurait déjà mentionné cette activité à la Commission dans la lettre du 4 mai 2006.

121    Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation qu’une partie des frais pour le poste B 1, d’un montant de 6,60 euros, ont été rejetés avec le commentaire qu’il n’y avait pas de frais de séjour per diem prévus dans le budget prévisionnel. Le reste des frais réclamés pour ce poste a toutefois été déclaré éligible, ce qui est surprenant, car la personne en cause, M^me M., n’était pas prévue dans le budget prévisionnel. Il s’agit donc d’une erreur de la Commission à l’avantage du requérant, ainsi que celle-ci le reconnaît dans sa réponse aux questions écrites du Tribunal, mais qui reste sans conséquence sur l’appréciation du traitement des autres frais. S’agissant du montant de 6,60 euros qui a été exclu, une vérification de l’argument du requérant selon lequel il s’agissait d’un transport dans le cadre d’une arrivée ou d’un départ requiert un examen de la pièce sur la base de laquelle le remboursement a été demandé. Celle-ci ne figure toutefois pas dans le dossier, de sorte que le grief n’est pas étayé. En tout état de cause, aucun frais de séjour per diem n’a effectivement pu être prévu pour M^me M. s’agissant de la réunion à Bruxelles en cause, car M^me M. ne figurait pas dans la liste du personnel prévu dans le budget prévisionnel.

122    S’agissant des postes B 3 à B 5, il est clair, ainsi que la Commission l’affirme, que des frais de transports locaux à Berlin ne peuvent être assimilés à des frais de voyage qui concernent des frais de déplacement d’un lieu à un autre, ainsi que le précise à juste titre la lettre de préinformation.

123    Il n’est donc pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais afférents aux postes B 1 et B 3 à B 5 et les griefs du requérant à cet égard doivent être rejetés.

 Sur les postes concernant les consommables et fournitures

124    Les postes pour lesquels le requérant conteste l’exclusion des frais sont les postes D 1 à D 11, D 15 et D 16.

–       Sur le poste D 1

125    Dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, les coûts en cause, d’un montant de 750 euros, relatifs à la production d’une brochure d’information et exposés par la maison d’édition E. P. ont été exclus avec la mention « Pas de relevé bancaire reçu, pas de preuve de paiement, la facture a été signée par un membre du personnel [du requérant] ».

126    Le requérant soutient que le montant en cause est justifié par les preuves de transfert de fonds et qu’il n’était pas nécessaire que les factures de la maison d’édition aient été signées. Par ailleurs, les explications concernant la facture en cause auraient été signées par M. Z., qui aurait temporairement prêté son concours à titre gratuit. La maison d’édition E. P., à laquelle se rapportent les frais contestés, serait une entreprise sans but lucratif, autonome sur le plan financier et au niveau fiscal. Sa comptabilité et son organisation seraient donc distinctes de celles du requérant.

127    À cet égard, il ressort des articles II.2 et II.9 de la convention de subvention que le bénéficiaire doit éviter tout conflit d’intérêts dans l’exécution du Projet et qu’il doit notifier par écrit à la Commission les situations dans lesquelles un conflit d’intérêts pourrait surgir.

128    Dans la lettre du 10 septembre 2007, le requérant avait avancé les mêmes arguments que ceux développés dans la requête, tels que rappelés au point 126 ci-dessus, en annexant une copie d’un virement qu’il a effectué en faveur de la maison d’édition E. P.

129    Force est de constater que ces arguments ne font pas disparaître le soupçon de conflit d’intérêts dans l’attribution du marché à la maison d’édition E. P. soulevé par la Commission. Ainsi que la Commission le relève et comme cela est confirmé par les documents qu’elle a versés au dossier, les liens entre E. P. et le requérant sur le plan organisationnel, géographique, personnel et économique ont été constatés au cours d’un audit effectué à la fin de l’année 2005. Même si cet audit concernait formellement un autre projet du requérant, le rapport d’audit indiquait que ses conclusions s’appliquaient également au Projet, dont l’exécution était en cours. De toute évidence, il est fait référence à ce conflit d’intérêts dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, dans la mesure où il y est relevé que la facture litigieuse en faveur de la maison d’édition E. P. était signée par une personne faisant également partie du personnel du requérant, ce que ce dernier ne conteste pas.

130    Dans ces circonstances, il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais relatifs au poste D 1 et le grief du requérant à cet égard doit être rejeté.

–       Sur les postes D 2 à D 6, D 9 et D 11

131    Les frais afférents à ces postes ont été exclus sur la base de critiques multiples dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, visant principalement le fait que le lien entre les prestations en cause et le Projet n’était pas clair.

132    Le requérant explique que, pour le poste D 2, les frais de 1 000 euros en cause relatifs à la création et à la maintenance d’un site Internet sont justifiés, car, même si le budget prévisionnel prévoyait un montant mensuel de 400 euros, il s’agirait d’un montant moyen. Selon lui, le volume d’un travail de ce type ne peut pas être le même chaque mois, mais exige plus ou moins d’heures en fonction de la phase du projet dans laquelle on se trouve. Le calcul des coûts en matière de personnel, le libellé du contrat d’entreprise, les factures et les preuves des virements prouveraient à suffisance de droit la prestation fournie. Pour les contrats d’entreprise, il n’aurait été établi aucune feuille d’emploi. Une annexe comportant une explication des différentes prestations fournies dans le cadre du Projet aurait été présentée a posteriori, puisque les personnes en cause n’auraient plus travaillé pour le requérant. Il n’aurait donc pas été possible de présenter les signatures exigées par la Commission. Les mêmes arguments s’appliqueraient aux autres postes. Pour le poste D 4, le requérant précise qu’une nouvelle feuille de couverture des calculs des coûts de personnel pour M^me S. a été transmise a posteriori à la Commission. Pour le poste D 5, une nouvelle feuille de couverture pour les calculs des coûts de personnel aurait également été fournie. La personne en cause, M. J., aurait reçu sa rémunération en espèces. Le requérant indique par ailleurs que les prestations de travail indiquées sur la facture de dix heures par semaine proviennent d’une erreur de M. J. et ne correspondent pas aux heures réellement prestées.

133    Force est de constater que les frais en cause ont été rejetés sur la base de critiques multiples dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation auxquelles l’argumentation du requérant, qui reproduit devant le Tribunal les informations figurant dans la lettre en date du 10 septembre 2007, tente de répondre.

134    À cet égard, pour les postes D 2 et D 3 relatifs à M^me D., un des motifs de rejet était l’impossibilité de faire le lien entre les montants versés et le Projet. Les copies des virements fournies par le requérant ne répondent pas à cette critique qui est, par ailleurs, légitime. Il n’est donc pas établi que l’exclusion des frais afférents aux postes D 2 et D 3 soit erronée.

135    Pour le poste D 4 relatif au travail de M^me S., les critiques dans le décompte en annexe de la lettre de préinformation concernent, d’une part, l’absence de clarté quant au type de travail fourni et à son lien avec le Projet et, d’autre part, le fait qu’une copie du contrat de travail n’avait pas été fournie, alors qu’il appartenait à la personne en cause de confirmer quel montant elle avait reçu en relation avec quel projet. Force est de constater que la feuille soumise par le requérant avec la lettre en date du 10 septembre 2007 comporte une simple affirmation de calcul de rémunération de la main de ce dernier. Ladite feuille ne répond pas aux critiques émises par la Commission, de sorte que l’exclusion des dépenses en cause doit être confirmée et le grief du requérant rejeté.

136    Les mêmes constatations s’appliquent aux postes D 5, D 6, D 9 et D 11 relatifs au travail de M. J., de sorte que les griefs du requérant doivent également être rejetés.

–       Sur les postes D 7 et D 10

137    Les frais en cause ont été exclus dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire « La facture n’est pas adressée [au requérant] mais à EMZ ».

138    Le requérant fait valoir que lesdits postes concernaient des factures pour des frais de serveur et/ou d’hébergement adressées au Europäisches Migrationszentrum (centre européen de migration) qui était l’organisme de coordination responsable de la mise à disposition de l’infrastructure nécessaire au requérant afin de garantir sa fonctionnalité. Il indique que la Commission avait été informée de cette situation et que les dépenses concernées auraient, par conséquent, dû être déclarées éligibles.

139    À cet égard, force est de constater que, ainsi que la Commission le fait valoir à juste titre et que le requérant le concède lui-même, les factures présentées pour ces postes concernant des coûts de serveur et/ou d’hébergement sont adressées à un tiers. Ce tiers n’apparaît ni dans le budget prévisionnel ni dans la convention de subvention, de sorte que la Commission n’était pas informée de son rôle dans la réalisation du Projet. On ne saurait donc reprocher une erreur à la Commission quand elle exclut des frais que le requérant présente comme étant des coûts personnels, mais sur la base de factures adressées à un tiers débiteur. Les affirmations du requérant selon lesquelles la Commission était informée de l’intervention du tiers en cause n’étant d’ailleurs soutenues par aucune preuve, le grief du requérant relatif aux postes D 7 et D 10 doit être rejeté.

–       Sur le poste D 8

140    Dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, les frais en cause sont exclus avec les commentaires « Pas de frais de personnel prévus dans la rubrique D ‘Consommables et Fournitures’ pour éditer les quatre rapports de ville » et « Erreur dans le salaire ».

141    Le requérant soutient avoir fait une erreur de calcul ou d’écriture en ce qui concerne le montant réclamé, ce qu’il aurait admis au moment de la transmission du bilan provisoire. Ces dépenses auraient dû être déclarées éligibles, en tout état de cause comme frais de personnel.

142    Force est de constater que l’argument du requérant se rapporte uniquement à la seconde critique du décompte en annexe à la lettre de préinformation, qui concerne une erreur de calcul dans le salaire. Quant à la première critique, force est de constater que le budget prévisionnel comporte, dans la rubrique D, une ligne relative au poste de frais « 4 city reports, editing, publications and dissemination » (quatre rapports de ville, édition, publication et diffusion). Il est toutefois clair que les frais réclamés pour les postes D concernent des frais pour des services externes en sous-traitance et ne se rapportent pas à des frais de salaire, qui relèvent de la rubrique A. Cela est toutefois le cas pour les frais en cause, car le décompte final du requérant indique comme base de la demande de remboursement une fiche de salaire de M. Z. Le motif de rejet doit donc être confirmé et le grief du requérant relatif au poste D 8 rejeté.

–       Sur le poste D 15

143    Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que les frais en cause relatifs à des frais d’édition pour une brochure informative, à hauteur de 6 200 euros, exposés par la maison d’édition E. P. ont été rejetés avec le commentaire « Veuillez soumettre une preuve de paiement : relevé de virement bancaire ».

144    Le requérant soutient qu’il s’agit de coûts suffisamment prouvés par les preuves des virements, de sorte qu’ils auraient dû être déclarés éligibles.

145    À cet égard, même si le requérant a soumis avec sa lettre en date du 10 septembre 2007 une copie d’un virement pour le montant en cause, la Commission fait valoir que les frais ne peuvent pas être remboursés en raison du conflit d’intérêts entre le requérant et la maison d’édition E. P., évoqué également au sujet du poste D 1. Il est vrai que ledit motif est soulevé dans le décompte au sujet du poste D 1, mais il ne saurait être nié que la Commission a pu estimer, au moins implicitement, qu’il s’appliquait à tous les frais afférents à ladite maison d’édition. Par ailleurs, le requérant était informé de ce motif par le biais de la correspondance échangée au sujet de l’audit de la fin fr 2005 qui relevait déjà ce problème de conflit d’intérêts (voir point 129 ci-dessus) et dont les conclusions s’appliquaient également au Projet. Le requérant n’a d’ailleurs pas contesté la pertinence des constatations de l’audit de la fin de 2005 dont la Commission fait état dans le mémoire en défense.

146    Dans ces circonstances, l’exclusion des frais afférents au poste D 15 doit être confirmée pour les mêmes motifs que ceux relevés au sujet du poste D 1 et le grief du requérant doit donc être rejeté.

–       Sur le poste D 16

147    Les frais relatifs à un « Praktikum » (stage) exposés par M^me B. ont été rejetés dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire « il n’est pas clair si la facture est directement liée au [Projet] ».

148    Le requérant soutient qu’il s’agit de frais relatifs à la rémunération de M^me B. qui aurait collaboré au Projet sur le plan informatique en tant que stagiaire. Il indique que les stagiaires sont payés par des fonds prévus au budget prévisionnel et non sur la base de fonds supplémentaires.

149    À cet égard, force est de constater qu’il n’est pas possible de trouver de preuve documentaire en annexe à la lettre en date du 10 septembre 2007 répondant au grief de la Commission mentionné dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation. Devant le Tribunal, le requérant s’est borné à répéter ce qu’il avait affirmé dans ladite lettre, à savoir que M^me B. était une stagiaire qui avait réalisé des activités de support en matière informatique. En l’absence d’une quelconque preuve documentaire soumise par le requérant, il y a lieu de conclure que le grief de ce dernier relatif au poste D 16 n’est pas étayé.

 Sur les postes concernant les conférences et séminaires

150    Les postes pour lesquels le requérant conteste l’exclusion des frais sont les postes E 1 à E 11, E 20, E 24, E 39 et E 40.

–       Sur les postes E 1, E 2, E 3, E 4 et E 6

151    Pour tous ces postes, des frais exposés à la date du 25 mai 2005, à hauteur de 9 416,41 euros pour le poste E 1 et, pour les postes E 2, E 3, E 4 et E 6, de respectivement 122,48 euros, 260 euros, 260 euros et 350 euros, ont été rejetés dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire qu’ils avaient été exposés avant la date de début du Projet.

152    Le requérant soutient qu’il s’agit de frais relatifs à la préparation de rencontres entre différents partenaires du Projet qui demandait à être initiée plusieurs semaines au préalable. En ce qui concerne le poste E 1, il fait valoir que la première rencontre entre partenaires aurait dû avoir lieu au cours du premier mois du Projet, à savoir en mai 2005. La date du 26 mai 2005 aurait par conséquent été choisie pour la rencontre en question. Selon le requérant, la Commission l’a assuré que la convention de subvention lui serait adressée en avril ou en mai 2005, mais il ne l’aurait reçue que le 27 mai 2005, datée du 31 mai 2005. La Commission aurait été informée de l’engagement de ces frais par courriel du 14 mars 2006 ainsi que par lettres des 24 mars et 4 mai 2006. Elle aurait assuré au requérant qu’il n’y aurait aucun problème lors du décompte final pour admettre les dépenses engagées du fait du retard lors de la conclusion du contrat.

153    À cet égard, il ressort de l’article I.2.1 de la convention de subvention que le Projet a débuté à la date à laquelle la dernière des parties l’a signée, soit le 31 mai 2005, eu égard à ce qui figure à la page comportant les signatures des parties, même si le requérant déclare avoir reçu la convention de subvention le 27 mai 2005, ce que la Commission ne conteste pas. Selon les preuves soumises par la Commission, elle a accepté de fixer la date de début du Projet au 26 mai 2005. Par ailleurs, il ressort de l’article II.14.1, premier alinéa, quatrième tiret, de la convention de subvention que seuls les frais encourus pendant la période contractuelle du Projet sont éligibles.

154    Dans ces conditions, même si la position de la Commission est formaliste, elle doit être confirmée. Le requérant a signé le contrat le 21 mai 2005 et était dès lors informé de ces contraintes. Il ressort d’ailleurs de la lettre du 4 août 2005 que c’est à sa demande que la date du 26 mai 2005 a été fixée comme celle du début du Projet. Dans ces circonstances, il apparaît imprudent de sa part d’avoir exposé des frais dès le 25 mai 2005, et ce sans avoir demandé la fixation de cette dernière date comme celle de début du Projet.

155    Il en résulte que les griefs relatifs aux postes E 1, E 2, E 3, E 4 et E 6 doivent être rejetés.

–       Sur le poste E 5

156    Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que les frais d’indemnité journalière de M. M. pour la participation à la conférence de Florence (Italie) ont été rejetés avec le commentaire « seulement trois personnes étaient prévues à la réunion de Florence ».

157    Le requérant soutient que la Commission a autorisé le transfert du lieu de la réunion d’Amsterdam (Pays-Bas) à Florence. Selon lui, tous les partenaires du Projet avaient participé à cette première réunion pour discuter de sujets importants et du calendrier des démarches à entreprendre pour une coopération réussie. Il affirme que la modification de trois des quatre postes budgétaires consacrés aux frais de voyage ne devait pas nécessairement être déclarée à la Commission, puisque la modification du lieu de la réunion l’avait déjà été et avait été autorisée. Dans l’ensemble, les dépenses en cause auraient été inférieures aux coûts prévus dans le budget prévisionnel.

158    Il ressort de la rubrique E du budget prévisionnel que trois participants étaient prévus au budget pour la première réunion de partenaires, dont le lieu a été transféré d’Amsterdam à Florence.

159    Conformément aux principes rappelés au point 63 ci-dessus, les arguments du requérant cités au point 157 ci-dessus ne remettent pas en cause le bien-fondé du motif de rejet invoqué par la Commission, à savoir l’absence d’approbation de sa part de l’ajout d’une personne à cette réunion par rapport à ce qui figurait au budget prévisionnel.

160    Il n’est donc pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais et le grief du requérant relatif au poste E 5 doit donc être rejeté.

–       Sur les postes E 7, E 8, E 9 et E 10

161    Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que les frais en cause relatifs à des dépenses à l’occasion d’une conférence à Madrid (Espagne) ont été rejetés avec la mention « une réunion à Madrid n’était pas prévue dans le budget initial et une autorisation de changement n’a pas été demandée à la Commission ».

162    Le requérant soutient qu’il s’agit de frais exposés qui auraient dû être déclarés éligibles. Il fait valoir que, à l’époque, le partenaire espagnol du Projet ne pouvait pas aller à Prague (République tchèque) et que le lieu de la réunion a par conséquent été transféré de Prague à Madrid. La Commission en aurait été informée par lettre du 4 mai 2006. Selon lui, cette réunion était prévue au budget prévisionnel et son transfert n’aurait pas entraîné de coûts supplémentaires.

163    Il y a lieu de relever que, comme la Commission le fait valoir à juste titre, le budget prévisionnel ne prévoyait aucune réunion à Madrid en février 2006 et elle n’a pas approuvé le changement de lieu de Prague à Madrid. Or, ainsi qu’il a été rappelé au point 63 ci-dessus, selon l’article II.13.1 de la convention de subvention, des modifications ne peuvent être apportées unilatéralement à ladite convention. L’argument du requérant selon lequel il a, en mai 2006, informé a posteriori la Commission de la tenue d’une réunion à Madrid est donc dénué de pertinence.

164    Il n’est donc pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais en cause et les griefs du requérant relatifs aux postes E 7, E 8, E 9 et E 10 doivent être rejetés.

–       Sur le poste E 11

165    Les frais contestés concernent le coût de location d’une salle de conférence à Madrid. Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que les frais en cause ont été exclus pour le motif qu’aucune salle de conférence n’était prévue dans le budget prévisionnel, excepté à Berlin (Allemagne).

166    Le requérant soutient que ces dépenses auraient dû être déclarées éligibles, puisqu’elles sont inférieures à celles prévues au budget prévisionnel.

167    Force est de constater que le requérant n’apporte aucun argument remettant en cause le motif de rejet indiqué dans le décompte en annexe à la lette de préinformation. Comme la Commission le fait valoir à juste titre, les frais en cause, qui correspondent au coût de location d’une salle de conférence à Madrid, ont été rejetés, parce que le budget prévisionnel ne mentionnait pas de tels frais et qu’aucun avenant à la convention de subvention n’avait été conclu à ce sujet. De plus, elle affirme, sans être contredite sur ce point par le requérant, que des frais de location d’une salle de conférence n’étaient inscrits dans ledit budget que pour une rencontre à Berlin.

168    Le seul argument du requérant relatif au coût effectif de la location de la salle, inférieur à celui prévu au budget, ne remet pas en cause le motif d’exclusion. En effet, il ressort de l’analyse des griefs relatifs aux postes E 7, E 8, E 9 et E 10 que la Commission était en droit d’exclure ces postes, parce qu’une réunion à Madrid n’était pas prévue et n’avait pas été approuvée par elle. Il s’ensuit que les autres frais relatifs à une telle rencontre devaient également être exclus. Le grief du requérant relatif au poste E 11 doit donc être rejeté.

–       Sur le poste E 20

169    Il ressort du décompte en annexe à la lettre de préinformation que les frais exposés le 11 mai 2006 par M. C. pour une réunion à Berlin ont été exclus avec le commentaire « Veuillez envoyer une liste de présence avec tous les participants à la réunion de Berlin (12-14 mai 2006) ».

170    Le requérant soutient que ces dépenses auraient dû être déclarées éligibles, car il aurait expressément confirmé la participation de M. C. au Projet.

171    À cet égard, il y a lieu de relever que le requérant n’indique pas avoir soumis une liste de présence comme demandé dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation. Selon lui, la simple confirmation de sa part, à une date non spécifiée, serait suffisante à cet égard. Or, comme il a été rappelé ci-dessus, l’article II.14.1, premier alinéa, dernier tiret, de la convention de subvention prévoit que seuls les coûts identifiables et contrôlables peuvent être remboursés. Le requérant ne conteste pas les affirmations de la Commission selon lesquelles il n’a à aucun moment présenté de justificatif pour la participation de M. C. à la conférence de Berlin, tel qu’une liste des participants signée par ces derniers. Dans ces circonstances, il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais relatifs au poste E 20 et le grief du requérant à cet égard doit être rejeté.

–       Sur le poste E 24

172    Ce poste concerne le rejet d’une partie des frais de voyage de M. P. Ces frais ont été exclus avec la mention suivante :
« [P]ouvez-vous expliquer pourquoi M. P. voyage une semaine à Genève avant de retourner à Bruxelles ? Est-ce lié au projet ? Comment ? »

173    Le requérant soutient qu’il s’agit de dépenses qui ont été suffisamment prouvées par la présentation d’une facture d’un vol de Bruxelles (Belgique) à Berlin. Les éléments figurant au verso de la facture fourniraient des indications sur les coûts de ce vol. La personne en cause, M. P., aurait réservé lui-même son voyage de retour, de Berlin à Genève. Le requérant lui aurait fait savoir qu’il devait réserver le vol le moins cher et respecter le plafond de prix fixé à 350 euros. Compte tenu du fait que M. P. aurait séjourné à Genève (Suisse), le prix du vol aurait été probablement encore moins cher et il n’y aurait pas eu de frais de séjour supplémentaires. Ces dépenses auraient par conséquent dû être déclarées éligibles.

174    À cet égard, il y a lieu de noter tout d’abord que les frais liés à un vol aller, d’un prix de 73 euros, ont été déclarés éligibles, mais que c’est l’exclusion des frais liés au vol retour, à hauteur de 343,94 euros, qui est remise en cause. Le document soumis par le requérant en annexe à la lettre en date du 10 septembre 2007 indique que la personne en cause réclame pour son vol retour le remboursement de billets correspondant à un trajet de Berlin à Genève et de Genève à Bruxelles.

175    Force est toutefois de constater que ces informations ne remettent pas en cause le motif d’exclusion invoqué par la Commission, car le requérant ne conteste pas que le séjour à Genève n’avait pas de rapport avec le Projet. L’argument du requérant selon lequel les frais en cause auraient néanmoins dû être déclarés éligibles, car le prix du vol, grâce au séjour à Genève, avait été « probablement encore moins cher », outre le fait qu’il s’agit d’une supposition aucunement vérifiable, ne saurait en aucun cas prospérer, car la Commission ne peut rembourser que des frais exposés en relation avec le Projet, conformément à l’article 14.1.1, premier alinéa, premier tiret, de la convention de subvention.

176    La Commission n’a donc pas commis d’erreur en excluant les frais pour le poste E 24.

–       Sur le poste E 39

177    Il s’agit de frais d’un montant de 500 euros réclamés en faveur de la maison d’édition E.P. et qui ont été exclus dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire « veuillez soumettre [un] relevé de transfert bancaire, [une] preuve de paiement ».

178    Le requérant soutient qu’il s’agit de dépenses qui ont été suffisamment justifiées par la présentation des virements effectués de sorte qu’elles auraient dû être déclarées éligibles.

179    À cet égard, certes, le requérant a soumis une preuve de paiement en annexe à la lettre en date du 10 septembre 2007, ce que la Commission ne conteste pas. Toutefois, il n’a pas pu apporter de réponse au motif de conflit d’intérêts que soulèvent les postes de frais relatifs à la maison d’édition E. P., comme relevé dans la correspondance afférente à l’audit de la fin de 2005. Comme indiqué pour le poste D 15, ledit motif est soulevé dans le décompte au sujet du poste D 1, mais il ne saurait être nié que la Commission a pu estimer, au moins implicitement, qu’il s’appliquait à tous les frais afférents à ladite maison d’édition. Dès lors, il y a lieu de considérer que la Commission a néanmoins pu exclure les frais afférents au poste E 39 sans commettre d’erreur, et ce pour les mêmes raisons que celles mentionnées au sujet des postes D 1 et D 15.

180    Le grief du requérant concernant le poste E 39 ne saurait donc prospérer.

–       Sur le poste E 40

181    Ces frais à hauteur de 380 euros pour la conférence de clôture du Projet à Berlin ont été exclus dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation avec le commentaire « Seulement deux interprètes étaient prévus dans le budget CZ-EN et SP-EN – l’interprétation de et vers l’allemand n’était pas prévue ».

182    Le requérant soutient qu’il avait informé la Commission par lettre, dès le 19 octobre 2006, du fait que les dépenses pour la conférence de clôture à Berlin étaient très inférieures au budget prévisionnel. Puisqu’il y avait en outre plusieurs participants qui ne parlaient que l’allemand, un interprète pour la combinaison anglais-allemand aurait été recruté. Les dépenses engagées étant inférieures à l’ensemble des dépenses prévues, elles auraient dû être déclarées éligibles.

183    Force est de constater qu’il s’agit de frais engagés en mai 2006. Le seul argument du requérant dans la lettre en date du 10 septembre 2007, qu’il réitère dans la requête, est qu’il avait informé la Commission en octobre 2006 du fait que les frais relatifs à cette conférence étaient considérablement inférieurs à ceux prévus au budget. Or, il n’indique pas si la Commission a aussi été informée de l’engagement d’interprètes supplémentaires. Étant donné que, par ailleurs, le requérant ne conteste pas que l’interprétation en cause n’était pas prévue dans le budget prévisionnel, il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en excluant les frais relatifs au poste E 40.

184    Il résulte de tout ce qui précède qu’il n’est pas établi que la Commission a commis une erreur en fixant le montant de la créance qu’elle souhaitait récupérer, tel qu’exprimé dans la note de débit, à 23 228,07 euros et en ne modifiant pas cette conclusion au vu des informations soumises par le requérant dans la lettre du 10 septembre 2007. Dès lors, le troisième moyen doit être rejeté.

 Sur les premier et deuxième moyens

185    En premier lieu, dans le cadre du deuxième moyen, le requérant fait valoir qu’il ne lui a pas été accordé un délai équitable pour présenter ses observations et transmettre des documents complémentaires à la suite de la lettre de préinformation que la Commission lui a adressée, la prolongation de délai qu’il a demandée, qui ne portait que sur quinze jours, ayant été refusée, et ce sans motivation valable. Le principe du droit à une procédure équitable aurait donc été enfreint et, notamment, la Commission n’aurait pas tenu compte des circonstances particulières de l’affaire.

186    À cet égard, il y a lieu de relever que, en se référant au principe du droit à une procédure équitable, le requérant invoque, en substance, une méconnaissance de ses droits de la défense, en particulier de son droit d’être entendu, dans la procédure qui a mené au rejet par la Commission d’un certain nombre de postes de frais dont il réclamait le remboursement.

187    Le respect des droits de la défense dans toute procédure ouverte à l’encontre d’une personne et susceptible d’aboutir à un acte lui faisant grief, dont fait partie le droit d’être entendu, constitue un principe fondamental du droit de l’Union (arrêts de la Cour du 10 juillet 1986, Belgique/Commission, 234/84, Rec. p. 2263, point 27, et du 9 novembre 2006, Commission/De Bry, C‑344/05 P, Rec. p. I‑10915, point 37). Ce principe exige que la personne concernée soit mise en mesure de faire connaître utilement son point de vue au sujet des éléments qui pourraient être retenus à sa charge dans l’acte à intervenir (arrêt Commission/De Bry, précité, point 38).

188    En l’espèce, il doit être rappelé que, par lettre du 19 octobre 2006, le requérant a soumis le rapport final et le décompte final relatifs au Projet, dont il est fait mention à l’article II.15.4 de la convention de subvention. Ensuite, le 10 août 2007, la Commission lui a envoyé la lettre de préinformation établissant le montant total des coûts éligibles et mentionnant que le requérant disposait d’un délai d’un mois, jusqu’au 10 septembre 2007, pour soumettre des informations supplémentaires par rapport aux frais contestés, faute de quoi elle émettrait une note de débit pour le montant total établi dans la lettre de préinformation. Le requérant a demandé une prorogation de ce délai le dernier jour de celui-ci, à savoir le 10 septembre 2007, ce que la Commission a refusé par lettre du lendemain, le 11 septembre 2007.

189    À cet égard, d’une part, il est certes exact que, compte tenu de l’importance du délai pris par la Commission pour définir sa position par rapport au décompte final soumis par le requérant le 19 octobre 2006, le délai d’un mois accordé à ce dernier pour soumettre des informations supplémentaires paraît court. Par ailleurs, il ne saurait être contesté que la fixation de ce délai en plein été, le 10 août 2007, rendait la tâche du requérant, consistant à rassembler les informations administratives requises dans le décompte en annexe à la lettre de préinformation, d’autant plus difficile, l’affirmation de ce dernier selon laquelle la lettre de la Commission n’avait été postée que le 14 août 2007 n’étant toutefois soutenue par aucun élément de preuve, de sorte qu’elle ne peut être confirmée.

190    Il y a toutefois lieu de relever, d’autre part, que, comme le fait valoir la Commission, la lettre de préinformation concernait des demandes supplémentaires par rapport à des obligations en matière de présentation de justificatifs dont l’ampleur était connue du requérant, d’autant plus qu’il avait déjà fait l’objet d’un audit par rapport à plusieurs projets à la fin de l’année 2005, cette circonstance n’étant pas contestée par le requérant. En outre, en raison du très grand nombre de conventions de subvention que la Commission doit traiter, cette dernière est en droit d’attendre une certaine rigueur de la part des bénéficiaires dans la soumission de leurs réponses.

191    Par ailleurs, force est de constater que le requérant a pu préparer sa réponse pour le dernier jour du délai fixé par la Commission, étant donné que la réponse reçue par la Commission le 20 septembre 2007 porte la date du 13 septembre 2007. Cependant, c’est seulement ce dernier jour que le requérant a entrepris la démarche de demander à la Commission une prorogation du délai de réponse. Dès lors, même s’il ressort des documents soumis par la Commission en réponse aux questions écrites du Tribunal que la lettre en date du 10 septembre 2007 n’a été envoyée en recommandé que le 20 septembre 2007, il n’est pas exclu que le requérant ait effectivement été en mesure de soumettre sa réponse avant même l’écoulement du délai fixé au 10 septembre 2007 par un autre mode d’envoi qu’un envoi postal. Par ailleurs, il n’allègue pas qu’il allait encore soumettre à la Commission d’autres informations ou documents que ceux joints à la lettre en date du 10 septembre 2007.

192    Dans ces circonstances, il est difficile d’affirmer que, en l’espèce, le refus d’accorder au requérant une prorogation du délai de réponse fixé dans la lettre de préinformation a constitué une violation du droit de ce dernier à être entendu.

193    Le deuxième moyen soulevé par le requérant, dans la mesure où, même s’il était fondé, ne serait pas de nature à influer l’issue du recours, doit être qualifié d’inopérant, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de trancher la question de l’incidence éventuelle d’une prorogation de délai sur l’issue du présent recours. En effet, il ressort également de la jurisprudence que les droits de la défense ne sont violés du fait d’une irrégularité procédurale que dans la mesure où celle-ci a eu une incidence concrète sur la possibilité pour les entités mises en cause de se défendre. Ainsi, le non-respect des règles en vigueur ayant pour finalité de protéger les droits de la défense n’est susceptible de vicier la procédure visant à établir le montant final de la subvention que s’il est établi que celle-ci aurait pu aboutir à un résultat différent en son absence (voir, en ce sens et par analogie, arrêt de la Cour du 10 juillet 1980, Distillers Company/Commission, 30/78, Rec. p. 2229, point 26 ; ordonnance de la Cour du 18 octobre 2001, Kish Glass/Commission, C‑241/00 P, Rec. p. I‑7759, points 36 et 37, et arrêt du Tribunal du 14 décembre 2005, General Electric/Commission, T‑210/01, Rec. p. II‑5575, point 632, et la jurisprudence citée).

194    Or, il résulte de l’examen du troisième moyen ci-dessus que la procédure visant à établir le montant final de la subvention n’aurait pas pu aboutir à un résultat différent en l’espèce si la Commission avait dûment tenu compte des informations et des documents supplémentaires soumis par le requérant avec la lettre en date du 10 septembre 2007. Le deuxième moyen ne saurait donc prospérer.

195    En second lieu, dans le cadre du premier moyen, le requérant soutient que la note de débit fait uniquement référence à la lettre de préinformation bien qu’il ait pris position sur cette lettre et transmis, à la suite de celle-ci, d’autres documents à la Commission. La Commission aurait violé l’obligation de motivation en ce qu’elle n’aurait ni pris en considération ni évoqué tant cette prise de position que les documents transmis ultérieurement.

196    Ces griefs ne sauraient prospérer.

197    Il ne saurait être soutenu que le montant mentionné dans la note de débit est entaché d’un défaut de motivation dans la mesure où ladite note comporte une référence à la lettre de préinformation. Il en résulte, par ailleurs, que la Commission a nécessairement écarté les informations contenues dans la lettre en date du 10 septembre 2007 ainsi que les documents que le requérant lui a soumis ultérieurement.

198    Dès lors, le premier moyen ne saurait pas davantage prospérer de sorte qu’il y a lieu de le rejeter et, partant, le recours dans son intégralité.

 Sur les dépens

199    Aux termes de l’article 87, paragraphe 2, du règlement de procédure, toute partie qui succombe est condamnée aux dépens, s’il est conclu en ce sens. Le requérant ayant succombé, il y a lieu de le condamner aux dépens, conformément aux conclusions de la Commission.

Par ces motifs,

LE TRIBUNAL (quatrième chambre)

déclare et arrête :

1)      Le recours est rejeté.

2)      Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV est condamné aux dépens.

Czúcz Labucka O’Higgins

Ainsi prononcé en audience publique à Luxembourg, le 13 septembre 2013.

Signatures

Table des matières

Cadre juridique et faits à l’origine du litige

Procédure et conclusions

En droit

1.  Sur la recevabilité de la demande tendant à l’annulation partielle de la communication sur la compensation, telle qu’introduite dans la réponse à l’exception d’irrecevabilité

2.  Sur la demande d’annulation de la décision de la Commission contenue dans la note de débit exigeant la restitution de la somme de 23 228,07 euros

Sur le troisième moyen

Sur les postes concernant les frais de personnel

–  Sur les postes A 1, A 2, A 3, A 4, A 5, A 6, A 7, A 8, A 13, A 14, A 20, A 21, A 24, A 25, A 27, A 28, A 29, A 37 et A 38

–  Sur les postes A 9, A 10, A 11, A 12, A 22 et A 23

–  Sur le poste A 15

–  Sur le poste A 16

–  Sur le poste A 17

–  Sur le poste A 18

–  Sur le poste A 19

–  Sur le poste A 26

–  Sur les postes A 30, A 31, A 32 et A 39

–  Sur le poste A 33

–  Sur le poste A 34

–  Sur le poste A 35

–  Sur le poste A 36

Sur les postes concernant les frais de voyage et de séjour

Sur les postes concernant les consommables et fournitures

–  Sur le poste D 1

–  Sur les postes D 2 à D 6, D 9 et D 11

–  Sur les postes D 7 et D 10

–  Sur le poste D 8

–  Sur le poste D 15

–  Sur le poste D 16

Sur les postes concernant les conférences et séminaires

–  Sur les postes E 1, E 2, E 3, E 4 et E 6

–  Sur le poste E 5

–  Sur les postes E 7, E 8, E 9 et E 10

–  Sur le poste E 11

–  Sur le poste E 20

–  Sur le poste E 24

–  Sur le poste E 39

–  Sur le poste E 40

Sur les premier et deuxième moyens

Sur les dépens

* Langue de procédure : l’allemand.