Un anno all’insegna dell’adattamento e della continuità del servizio pubblico della giustizia europea

A | Introduzione del Cancelliere

A livello individuale, il 2020 è stato un anno impegnativo per tutti a causa delle restrizioni, della malattia e dell’incertezza di cui essa reca il marchio.

Sul piano della gestione dei servizi dell’istituzione, essa ha rappresentato una sfida considerevole che è stata affrontata con determinazione, metodo e capacità di adattamento. È stato necessario, entro un termine brevissimo, realizzare una metamorfosi completa delle modalità di funzionamento dell’istituzione. Nessun servizio è stato immune da questa necessità di adattarsi, innovare e reinventarsi.

Fortunatamente, l’istituzione ha potuto contare su una struttura e su procedure che erano state predisposte per le situazioni di crisi. Questa struttura si basa su un’unità di crisi, competente ad adottare, a livello dell’istituzione nel suo insieme, le principali decisioni legate alla situazione di crisi e alla sua evoluzione. Prende le misure generali che ne derivano (modalità di lavoro a distanza, misure trasversali relative alla gestione del personale ecc.). Queste decisioni generali sono poi attuate a livello del centro di gestione della crisi (CMC), che è composto da rappresentanti di tutte le unità operative che assicurano la continuità delle attività all’interno di ogni servizio. In occasione delle sue riunioni regolari, il CMC ha altresì assicurato un feedback all’unità di crisi per consentire il monitoraggio della situazione.

Tale gestione della crisi, che associa strettamente i servizi e i due organi giurisdizionali di cui si compone l’istituzione, ha consentito di condurre un’azione coerente articolata intorno a tre obiettivi concomitanti e interdipendenti: garantire la sicurezza sanitaria del personale e delle persone chiamate a recarsi nei locali dell’istituzione, assicurare la continuità dell’attività giudiziaria e accompagnare il personale.

Per garantire la sicurezza sanitaria negli edifici dell’istituzione e per proteggere il personale dal rischio di contaminazione, è stato deciso, a partire dal 10 marzo, che le mansioni che vi si prestavano sarebbero state eseguite dal domicilio delle persone che dovevano svolgerle. Questo regime di lavoro a domicilio è stato poi generalizzato e reso obbligatorio da lunedì 16 marzo, addirittura prima del confinamento deciso dalle autorità nazionali. I locali della Corte sono stati quindi resi inaccessibili, tranne che per le persone chiamate a svolgere funzioni essenziali che non potevano essere svolte a distanza. Grazie al costante monitoraggio dell’evoluzione sanitaria e normativa della situazione in Lussemburgo e nei paesi limitrofi realizzato dal servizio di sicurezza e dal servizio medico, in costante collaborazione con le autorità lussemburghesi, tale regime è stato oggetto di adeguamenti secondo diverse fasi, al fine di raggiungere un equilibrio tra le condizioni sanitarie, il tasso di frequentazione dei locali, il mantenimento dell’attività giudiziaria e le esigenze del personale.

Parallelamente al regime di telelavoro, uno degli strumenti chiave per la protezione della salute delle persone è stata la definizione e l’attuazione di precisi e rigorosi protocolli sanitari. Affinché la giustizia dell’Unione continuasse ad essere garantita, la Corte ha riaperto le proprie sale d’udienza dal 25 maggio. Di conseguenza, è stato necessario gestire – da un punto di vista logistico e di sicurezza sanitaria – la presenza quotidiana nei locali non solo del personale necessario per organizzare le udienze, ma anche di avvocati e agenti provenienti da tutta l’Unione europea. L’insieme delle misure particolarmente rigorose attuate (misurazione della temperatura al momento dell’accesso agli edifici, mascherina obbligatoria nelle zone comuni e in udienza, rispetto del distanziamento fisico attraverso una separazione dei flussi di circolazione, disinfezione dei luoghi frequentati, posa di distributori di gel idroalcolici, schermi di protezione, affissione di segnaletica, sensibilizzazione mediante diverse comunicazioni) hanno consentito di garantire il massimo livello di tutela a tutte le persone coinvolte, offrendo nel contempo a queste ultime condizioni di accoglienza soddisfacenti.

La ripresa delle udienze pubbliche si è resa necessaria al fine di garantire la continuità del servizio pubblico della giustizia europea. Prima della ripresa delle udienze, è stato possibile mantenere l’attività giudiziaria grazie al trattamento a distanza delle cause, in particolare mediante modalità procedurali adeguate. I rappresentanti delle parti sono stati debitamente informati delle conseguenze procedurali derivanti dal contesto di crisi e delle misure adottate dalle cancellerie degli organi giurisdizionali e attraverso uno spazio dedicato sul sito Internet dell’istituzione.

Da un punto di vista tecnico, i servizi informatici dell’istituzione hanno proceduto, dal mese di febbraio, ad accelerare il programma di dotazione di strumenti di telelavoro. La larghezza di banda è stata moltiplicata per dieci nelle prime settimane successive alla data del primo confinamento e un sistema sicuro di audio e poi di videoconferenze è stato molto rapidamente messo a disposizione di tutti i servizi.

Come descritto in dettaglio nelle pagine seguenti, l’istituzione ha innovato per rispondere alle difficoltà di spostamento di alcuni rappresentanti delle parti. Frutto di un notevole lavoro di cooperazione tra i servizi, i due organi giurisdizionali e le loro cancellerie, è stato concepito un sistema unico di partecipazione a distanza all’udienza tramite videoconferenza, che assicura l’interpretazione simultanea potenzialmente da e verso le 24 lingue ufficiali dell’Unione.

Infine, nel quadro di una gestione efficace delle risorse, alcuni membri del personale che avevano subito una riduzione dell’attività dovuta alla natura delle loro funzioni sono stati temporaneamente riassegnati a servizi che, al contrario, stavano affrontando un aumento del carico di lavoro. Questa solidarietà e questo arricchimento reciproco di competenze ed esperienze sono stati una risorsa per superare le difficoltà e saranno preziosi anche per il successo del rientro del personale nei locali dell’istituzione.

L’ultimo obiettivo perseguito nell’ambito della gestione della crisi è stato quello di accompagnare il personale durante tutto questo periodo senza precedenti, caratterizzato da situazioni personali difficili.

Particolare attenzione è stata rivolta a queste ultime, che si sia trattato di persone colpite dal virus o a rischio di contagio, di persone isolate o che dovevano occuparsi dei figli rimasti a casa. Esse hanno ricevuto l’assistenza del servizio delle risorse umane, dei medici e delle infermiere del servizio medico, e della psicologa. I capiservizio hanno anche tenuto conto, in un approccio caratterizzato dalla sollecitudine, di queste situazioni specifiche per adattare le modalità di esercizio delle loro funzioni da parte delle persone interessate.

La crisi pandemica e la necessità di trovare soluzioni per affrontare le sue conseguenze sull’organizzazione dell’istituzione hanno portato a un’impressionante accelerazione degli sviluppi che erano in corso o anche semplicemente in germe.

Al di là dell’orgoglio di essere riusciti insieme a mantenere un livello di attività quasi equivalente a quello precedente, a portare avanti i progetti in corso e a offrire, allo stesso tempo, le più alte condizioni di sicurezza sanitaria, la gestione di questo periodo senza precedenti per l’istituzione lascia intravedere trasformazioni durature e positive nella maniera di concepire i metodi di lavoro, e anche il rapporto di lavoro stesso, così come le potenzialità della presenza virtuale.

Dal 16 marzo 2020 il lavoro a domicilio (totale o parziale) è una realtà per tutto il personale. Parallelamente alla predisposizione di questa nuova organizzazione imposta dalle circostanze, sono emerse naturalmente le implicazioni di una nuova situazione: smaterializzare e semplificare i flussi decisionali, favorire l’autonomia dei collaboratori e assicurare la qualità delle loro prestazioni, rivedere l’equilibrio tra vita professionale e vita privata, essere in sintonia con l’istituzione e al suo interno, avvicinarsi agli interlocutori esterni – istituzionali o cittadini – grazie alle opportunità offerte dalle nuove tecnologie.

Una volta superati i vincoli legati alla pandemia, spetterà all’istituzione conservare i frutti di questi sviluppi, nel contesto di un ritorno a una vita professionale le cui condizioni saranno nuove e arricchite. Gli ostacoli che abbiamo dovuto superare rappresentato altrettante esperienze che ci hanno resi individualmente e collettivamente più forti, responsabili e solidali. E se l’istituzione ha saputo affrontare con successo un contesto così sfavorevole è stato grazie all’impegno e alla coesione dei suoi collaboratori, così come alla dedizione e alla sollecitudine dei suoi dirigenti. Essa potrà contare in futuro su queste qualità per preparare il rientro del suo personale e per sentirsi unita in un ambiente in cui la mobilità e la responsabilità figureranno tra i parametri rinnovati della sua organizzazione.

C | Bilancio dell’attività della Corte durante la pandemia

Il proseguimento dell’attività giurisdizionale della Corte in tempi di pandemia ha imposto l’adozione di una serie di misure finalizzate a garantire il buon funzionamento della giustizia europea ma anche a continuare l’attività di informazione dei cittadini dell’Unione in merito ai loro diritti e all’azione delle autorità giurisdizionali europee. Sia con lo sviluppo di un sistema per offrire la possibilità di partecipare alle discussioni a distanza con interpretazione simultanea sia attraverso azioni di comunicazione interna ed esterna, la Corte ha dimostrato spirito di iniziativa e capacità di adattamento. Visto il divieto di accesso ai locali dell’istituzione e le rigorose regole sanitarie cui detto accesso è stato poi subordinato, le usuali visite aperte al pubblico e ai professionisti e la consultazione in loco delle opere della biblioteca sono divenute necessariamente meno frequenti, ma la Corte ha trovato soluzioni alternative.

252 udienze di discussione (che potevano riguardare varie cause dinanzi allo stesso collegio giudicante) sono state garantite in totale tra il 25 maggio e il 22 dicembre 2020. Tra queste si annoverano 40 udienze dinanzi alla Corte di giustizia con intervento delle parti a distanza (tra una e quattro) tramite videoconferenza e 38 udienze dinanzi al Tribunale con intervento delle parti a distanza (tra una e tre).

Nemmeno la vita istituzionale e l’attività amministrativa sono state interrotte: l’istituzione ha accolto, tra marzo e dicembre 2020, numerosi nuovi membri. L’assunzione delle funzioni del nuovo avvocato generale francese, Jean Richard de la Tour, ha dato luogo a un’innovazione: egli ha infatti prestato giuramento da remoto, tramite video, alla presenza del presidente Lenaerts, del primo avvocato generale Szpunar e del cancelliere Calot Escobar. Successivamente, sia Athanasios Rantos, avvocato generale greco, il 10 settembre, sia Jan Passer, giudice ceco presso la Corte di giustizia, e Ineta Ziemele, giudice lettone presso Corte di giustizia, il 6 ottobre, si sono potuti recare in loco per prestare il proprio giuramento dinanzi alla Corte, sempre applicando le necessarie misure di protezione sanitaria.

A partire dal mese di marzo, tutti i servizi dell’istituzione hanno dovuto adeguare le proprie modalità di comunicazione interna. I team si sono potuti riunire e hanno potuto continuare la propria attività da remoto ricorrendo alla videoconferenza. Sono state così organizzate, in media, più di 150 videoconferenze o audioconferenze a settimana per riunioni interne o interistituzionali.

Per quanto riguarda la comunicazione esterna, la Corte è ricorsa a un insieme di azioni a distanza grazie all’utilizzo dei social network e degli strumenti tecnologici per raggiungere sia il pubblico specializzato o professionale che il grande pubblico, garantendo che le proprie decisioni potessero continuare a ricevere una diffusione adeguata

Nel corso dell’intero anno, la Corte ha altresì organizzato 29 eventi protocollari in presenza nel rispetto di requisiti particolarmente elevati, oltre a 5 visite ufficiali e 5 udienze solenni. In questo contesto, 171 magistrati nazionali sono stati ricevuti dalla Corte. Benché tali visite si siano prevalentemente svolte prima dell’adozione delle restrizioni imposte dalla lotta alla diffusione del coronavirus, la Corte di giustizia è stata puntualmente in grado di ospitare alcuni eventi imprescindibili (l’impegno solenne dei membri della Procura europea il 28 settembre, l’udienza solenne di assunzione delle funzioni dei giudici Ineta Ziemele e Jan Passer il 6 ottobre) il cui svolgimento ha dovuto essere adattato in considerazione dei vincoli sanitari.

Infine, i membri e il personale dell’istituzione possono attingere ai fondi della Biblioteca, che comprende 285 000 volumi (tra cui 155 000 opere relative principalmente al diritto dell’Unione europea), più di 6 300 libri elettronici, 490 abbonamenti a periodici in formato cartaceo e diverse centinaia in formato elettronico accessibili tramite banche dati (più di un centinaio). Nell’ambito della pubblicazione della giurisprudenza, 35 019 documenti sono stati pubblicati nella Raccolta nel 2020. Dal 13 marzo 2020, l’Information desk ha predisposto diversi mezzi di fruizione a distanza delle risorse documentarie per compensare la chiusura della sala di lettura agli utenti (159 digitalizzazioni su richiesta e 724 opere prese in prestito tramite il Biblio-drive, un dispositivo autonomo di prestito e restituzione delle opere).

Per far fronte alle restrizioni agli spostamenti imposte dagli Stati membri, l’istituzione ha messo a punto un sistema di videoconferenza che, in via eccezionale, permette ai rappresentanti delle parti che si trovano nell’impossibilità di recarsi fisicamente a Lussemburgo di partecipare all’udienza a distanza, nel rispetto del multilinguismo. Due utenti di questo sistema condividono la loro esperienza in proposito.

Partecipare alla discussione a distanza

«Sono onorata di essere stata invitata dalla Corte di giustizia dell’Unione europea (CGUE) a illustrare l’esperienza da me maturata nell’utilizzo dello strumento della videoconferenza nel quadro delle udienze di discussione dinanzi alla Corte e a condividere le mie impressioni al riguardo.

Occorre sottolineare, anzitutto, che la trasformazione digitale all’interno dell’Unione europea è iniziata ben prima del 2020. Tuttavia, quest’anno resterà nella storia non soltanto per il COVID-19 e le sue conseguenze, ma anche per aver rappresentato un punto di svolta nel processo di digitalizzazione e nell’utilizzo dello strumento della videoconferenza nel quadro delle udienze dinanzi alla CGUE.

Ciò perché, se è vero che l’elenco delle conseguenze negative del COVID-19 è lungo, la pandemia ha agevolato l’acquisizione di competenze digitali e accelerato l’adozione di soluzioni digitali nel quotidiano. A tal fine, le imprese, le istituzioni e i singoli individui hanno iniziato a ricorrere a soluzioni digitali per migliorare la propria vita quotidiana, lavorare meglio e in maniera più efficace e ottimizzare la comunicazione con gli organi giurisdizionali nazionali e con la CGUE.

Nel corso del 2020, gli Stati membri e le parti nei procedimenti pendenti dinanzi alla CGUE hanno avuto la possibilità di partecipare alle udienze di discussione dinanzi alla Corte in videoconferenza. Grazie a tale tecnologia, sia gli Stati membri che le parti hanno potuto esprimere la propria posizione nel corso delle udienze di discussione e rispondere non soltanto ai quesiti posti dalla CGUE ma anche alle domande e alle osservazioni delle altre parti e degli Stati membri. Analogamente a quanto accade in occasione di un’udienza di discussione in presenza, durante la videoconferenza è disponibile un servizio di interpretazione reso possibile grazie all’enorme mole di lavoro sostenuta dagli interpreti per assicurare l’interpretazione simultanea di quanto pronunciato in udienza così da consentire a tutti i partecipanti una piena comprensione.

Lo svolgimento delle udienze di discussione non è cambiato, tranne per il fatto che gli agenti degli Stati membri e i rappresentanti delle parti possono restare nel proprio paese e partecipare da remoto. Una siffatta possibilità comporta, senza dubbio, parecchi vantaggi, come la comodità, la sicurezza e il risparmio in termini di tempo consentendo di evitare spostamenti, ma anche svantaggi, come, ad esempio, l’impossibilità di poter far proprio lo spirito della CGUE, questa straordinaria esperienza che si rinnova ogniqualvolta si acceda a un’aula d’udienza della Corte per discutere di persona una causa.

Occorre sottolineare che la CGUE, consentendo il ricorso alla videoconferenza per le udienze di discussione, ha dimostrato di essere in grado di adattarsi alle circostanze contingenti e che i procedimenti devono seguire il loro corso malgrado la crisi sanitaria».

Le nuove sfide dell’interpretazione da remoto

Lo svolgimento delle udienze in cui alcune parti intervengono da remoto ha avuto un impatto significativo sul lavoro degli interpreti.

Un interprete free-lance della cabina spagnola che lavora regolarmente per la Corte spiega cosa abbia significato lavorare come interprete per le istituzioni europee, e più specificamente per la Corte, in questo anno 2020.

«Il 2020 è stato un anno atipico per tutti. Per gli interpreti la pandemia ha comportato in un primo momento un blocco totale delle attività a causa, in particolare, dell’annullamento delle riunioni internazionali. Alla ripresa, le condizioni di lavoro erano del tutto diverse. Per gli interpreti free-lance, questa nuova “normalità” ha sollevato una serie di domande: come muoversi, viste le restrizioni agli spostamenti, e come lavorare in buone condizioni sanitarie e tecniche? La videoconferenza, che consentiva ormai di organizzare riunioni online, ha destato non poca preoccupazione quanto all’affidabilità delle connessioni da remoto e alla qualità del suono, che raramente è analoga a quella dell’aula. Lo sforzo per comprendere gli oratori è doppio e la fatica si fa sentire più velocemente di prima.

Tuttavia, trovo che alla Corte le connessioni da remoto durante le udienze siano, di norma, di buona qualità. Certo, è impossibile garantire sempre un livello di qualità ottimale, ma a mio avviso è stato fatto tutto il possibile per ottenere questo risultato, in particolare grazie alle prove effettuate preliminarmente con gli interpreti. Viene inoltre svolto un lavoro eccellente di comunicazione per informare preventivamente le parti e gli interpreti in merito agli eventuali cambiamenti legati alle nuove modalità di lavoro e all’attività preparatoria richiesta. Gli interpreti free-lance ne sono chiaramente informati sin dalla conclusione del contratto.

L’istituzione ha compiuto notevoli sforzi per mantenere le migliori condizioni di lavoro possibili. Sono rimasto colpito dalla serietà e dal rigore delle misure sanitarie: oltre a quanto si fa già di solito, gli interpreti non condividono né oggetti (computer portatili, cuffie), né l’ufficio.

Non dividiamo nemmeno più la stessa cabina ed è quindi ormai ben più difficile comunicare o semplicemente comprendere l’interpretazione dei nostri colleghi. Ciò può rappresentare un ostacolo all’uniformità della terminologia che impieghiamo. Dobbiamo coordinarci in anticipo. Quando ci troviamo di fronte a una qualche difficoltà (un dubbio terminologico, un problema tecnico ecc.), è più complicato aiutarsi l’un l’altro durante l’attività di interpretazione. Per taluni problemi, comunichiamo a gesti, per altri, con il cellulare o mediante chat.

In questo contesto, la preparazione dell’udienza è fondamentale e la Corte è peraltro l’unica istituzione dove gli interpreti AIC dedicano a tale attività una giornata di lavoro, come gli interpreti permanenti. Da questo punto di vista, non ho notato pressoché alcuna differenza a seguito della pandemia. I nostri colleghi sono sempre disponibili anche se la posta elettronica e gli SMS sono forse più utilizzati e non ci sono più le chiacchierate informali nei corridoi.

Credo che, all’inizio, molti si siano spaventati intravedendo le ripercussioni che la pandemia poteva avere sulla nostra professione. Ma, superato lo choc dei primi momenti, si sono cercate soluzioni e ci siamo adattati per uscire dall’impasse».

Il dialogo con i professionisti del diritto e con il grande pubblico non si è interrotto nel corso del 2020. Pur mantenendo i canali tradizionali, tale dialogo è stato intensificato in modalità virtuale grazie ai servizi di videoconferenza e alle piattaforme dei social network.

La direzione della Comunicazione ha continuato a servirsi dei mezzi di comunicazione tradizionali, ma l’attenzione è stata posta su un maggiore ricorso ai social media. Tra il 16 marzo e il 22 dicembre 2020 sono stati pubblicati 142 comunicati stampa. Gli account Twitter e LinkedIn della Corte (in francese e in inglese) sono stati utilizzati per diffondere le novità riguardanti la Corte: sono stati inviati 668 messaggi via Twitter per informare i «followers». Questi messaggi erano finalizzati, da una parte, ad attirare l’attenzione sulle principali cause trattate nel corso della settimana successiva e, dall’altra, a informare dell’avvenuta pubblicazione dei comunicati stampa.

L’organizzazione di visite è un’attività importante per la Corte nel quadro della sua politica di apertura e diffusione della conoscenza non solo ai professionisti del diritto e agli studenti di diritto, ma anche ai cittadini europei. Le misure sanitarie adottate a partire da marzo 2020 hanno posto un freno all’organizzazione di tali visite e alla possibilità di accogliere i visitatori. Benché il numero complessivo di 127 gruppi per un totale di 3 729 visitatori sia inevitabilmente inferiore rispetto ai risultati degli anni precedenti (18 099 persone nel 2019), la Corte ha saputo ancora una volta trovare strumenti nuovi per rendere accessibili da remoto i propri locali e le proprie attività. Essa ha così proposto una serie di incontri su piattaforme digitali con gli agenti della Corte che hanno consentito la visita virtuale del complesso architettonico del Palazzo e alcuni webinar organizzati «su misura» della durata di due giorni con la partecipazione di membri, referendari e amministratori della Corte. Questi webinar hanno consentito a 798 persone di poter accedere alle presentazioni nel quadro di 21 visite virtuali.

La Corte, attraverso la direzione della Comunicazione, ha così trasmesso 173 comunicati stampa (per un totale di 2 292 versioni linguistiche) al fine di informare i professionisti e il grande pubblico (3 366 destinatari inseriti nelle mailing list) in merito alle sue decisioni e, altresì, agli eventi che hanno segnato la vita dell’istituzione. Il sito curia.europa.eu ha registrato oltre 6,6 milioni di accessi e sono state consultate più di 27 milioni di pagine.

L’istituzione ha continuato ad essere presente sui social network pubblicando 702 tweet su Twitter con i suoi due account in lingua francese e inglese. Sono stati inoltre pubblicati 273 messaggi su LinkedIn.

Data l’impossibilità di organizzare incontri presenziali come l’annuale Giornata «porte aperte», si è deciso di ricorrere alle potenzialità dei social media per far scoprire al pubblico del mondo intero il funzionamento della Corte. In occasione della Giornata dell’Europa (9 maggio), della Giornata europea della giustizia (24 ottobre) e dell’anniversario della prima istituzione della Corte di giustizia (4 dicembre), sono stati così organizzati tre eventi virtuali esclusivamente sui social media: presentazioni di sentenze della Corte, video riguardanti talune tematiche affrontate dalla giurisprudenza, e domande e risposte. Grazie in particolare a questi eventi, il numero di followers della Corte è cresciuto costantemente durante l’anno per superare i 90 000 followers su LinkedIn e i 100 000 followers su Twitter. Questi tre eventi hanno generato su Twitter un totale di 1 713 000 visualizzazioni (numero di volte in cui gli utenti hanno visto il tweet) e su LinkedIn 258 000.

In parallelo, sono state organizzate conferenze stampa online per i giornalisti dedicate all’attualità processuale. Le 11 conferenze stampa hanno coinvolto in totale 94 giornalisti.

Conformemente alla normativa applicabile, la Corte ha dato accesso ai suoi documenti amministrativi e ai suoi archivi storici, nell’ambito di 103 domande. La Corte ha altresì risposto a 17 174 richieste di informazioni da parte dei cittadini riguardanti sia le cause pendenti che la giurisprudenza, il suo funzionamento e le sue competenze.

Infine, la Rete giudiziaria dell’Unione europea, creata nel marzo 2017 in occasione del 60º anniversario dei Trattati di Roma, che raggruppa gli organi giurisdizionali costituzionali e supremi degli Stati membri, si è riunita più volte mediante videoconferenza nell’ambito di due gruppi tematici denominati «Innovazione» e «Terminologia giuridica». Tali riunioni hanno rappresentato l’occasione per uno scambio di informazioni sull’utilizzo delle nuove tecnologie a sostegno dell’attività giurisdizionale e di una condivisione di risorse traduttive che possono essere sfruttate dai giudici nazionali.

Il multilinguismo è centrale per lo svolgimento dei procedimenti giurisdizionali dinanzi alla Corte di giustizia. Se così non fosse, il cittadino non potrebbe accedere alla giustizia europea, né alla sua giurisprudenza, fonte però di diritti e di obblighi. Di fronte all’improvvisa situazione di emergenza generata dalla crisi sanitaria, la direzione generale del Multilinguismo (DGM) si è così trovata a dover garantire il compito che le è assegnato nel rispetto dalla sicurezza del personale.

In concreto, con l’epidemia ancora latente, i primi mesi dell’anno sono trascorsi senza ostacoli. A partire dalla fine del mese di febbraio, la DGM ha attivato la propria unità operativa di crisi e ha previsto l’attuazione dei suoi piani di continuità in stretto coordinamento con gli altri servizi della Corte di giustizia e con i gabinetti dei giudici e degli avvocati generali.

Il 13 marzo, tre giorni prima dell’adozione delle misure di contenimento a livello nazionale, tutto il personale è stato informato che stava per essere allontanato dagli edifici della Corte. Veniva data priorità assoluta alla protezione sanitaria dei colleghi e alla prevenzione della diffusione del virus. Una volta assicurato questo duplice obiettivo, è stato l’obiettivo della continuità del servizio a guidare l’azione della DGM. Se, in un primo momento, si è dovuto dar prova di flessibilità e creatività per gestire gli aspetti specifici di questa crisi, in seguito si è reso necessario dar prova di tenacia data la durata imprevista e ancora incerta della crisi.

Per quanto attiene, nello specifico, alla traduzione giuridica, gli obiettivi tanto collettivi quanto individuali hanno tenuto conto, nelle prime fasi del confinamento e quando la situazione lo giustificava, della situazione individuale del personale della direzione generale (isolamento, figli a casa ecc.). Trattandosi di una crisi generale, la contrazione provvisoria della capacità è stata compensata da una riduzione della domanda di traduzioni. In seguito, le misure organizzative e l’impegno di ognuno, combinati con i benefici derivanti da un investimento continuo in nuove tecnologie e in un’esternalizzazione ottimizzata, hanno consentito di ripristinare la capacità di produzione, e la continuità del servizio non è mai stata compromessa.

Per quanto riguarda l’attività di interpretazione, il problema della continuità si è posto in termini diversi. Infatti, le udienze hanno dovuto essere annullate o rinviate a una data successiva al 25 maggio. Il periodo compreso tra il 13 marzo e il 25 maggio è stato quindi sfruttato per creare un protocollo delle udienze finalizzato a garantire la sicurezza sanitaria di tutte le persone coinvolte, consentendo, ad esempio, a un solo interprete di occupare una singola cabina. Peraltro, viste le difficoltà di spostamento che i rappresentanti delle parti si trovavano ancora a fronteggiare, è stato creato un sistema di partecipazione alle udienze da remoto che ha consentito di evitare numerosi rinvii. Tale novità ha rappresentato una sfida enorme dal punto di vista tecnico, cognitivo e organizzativo, affrontata con successo. Infine, il servizio di interpretazione si è adeguato anche all’interruzione delle udienze dedicandosi a vari compiti connessi alla formazione e al perfezionamento professionali (corsi di lingue, esercizi di interpretazione e scambi linguistici online), nonché alla promozione della professione di interprete nel settore del diritto (webinars e moduli linguistici).

La DGM ha così messo a frutto l’impegno e il senso di responsabilità del proprio personale, la collaborazione nonché l’apporto decisivo delle nuove tecnologie per garantire la continuità dei servizi di traduzione giuridica e di interpretazione.

Infine, la capacità di adattamento della DGM si è espressa nella smaterializzazione dei flussi, nell’organizzazione di attività di formazione e riunioni da remoto, volte anche a preservare una certa convivialità e un legame sociale essenziali al benessere di ciascuno, e in una politica di informazione a cadenza regolare dei collaboratori attraverso e-mail del direttore generale o newsletter.

Il risultato è all’altezza degli sforzi compiuti. Nel 2020, grazie allo sforzo di tutte le parti coinvolte, è stato possibile garantire l’interpretazione delle udienze di discussione programmate ed effettuare le traduzioni necessarie previste; è stato assicurato un pieno multilinguismo, nell’interesse sia delle parti in giudizio che dei cittadini, in maniera quasi normale durante un anno straordinariamente difficile per tutti.

Per la direzione delle Tecnologie dell’informazione (DTI), il 2020 resterà un anno caratterizzato da una reattività e uno spirito di adattamento eccezionali, che ne faranno un anno storico.

Al momento dell’introduzione del telelavoro generalizzato, la priorità principale è stata quella di fornire ai servizi della Corte la possibilità di continuare a lavorare nel modo più efficace possibile, malgrado il contesto di confinamento.

Prima dell’istruzione data il 13 marzo 2020 al personale di lavorare a domicilio, avevamo già fornito ai nostri team supporto per poter rispondere alle chiamate dal loro domicilio. In anticipo, parecchi giorni prima della decisione di estendere il telelavoro a tutto il personale della Corte, la metà dell’helpdesk lavorava già da casa, il che ci ha permesso di verificare che il servizio di supporto funzionasse correttamente in regime di telelavoro e fosse pronto a sostenere gli utenti chiamati a cambiare luogo di lavoro da un giorno all’altro. Al fine di consentire a tutti gli utenti della Corte di disporre di una postazione di lavoro che permettesse loro di lavorare da casa come in ufficio, abbiamo accelerato, da febbraio, il programma di mobilità già in corso e abbiamo fornito a chi ne era ancora privo la strumentazione necessaria.

Qualche giorno dopo l’inizio del periodo di confinamento, abbiamo decuplicato la capacità delle nostre linee Internet per far fronte all’esplosione delle necessità di connessione tra la Corte e l’esterno. Ciò è potuto avvenire grazie alla mobilitazione dei servizi coinvolti che hanno fatto tutto il possibile per realizzare tale operazione in tempi estremamente brevi.

Comunicazione e collaborazione sono state le parole chiave della nostra attività durante la crisi legata al COVID-19, sia per l’attività giudiziaria che per l’attività amministrativa, tanto all’interno quanto con l’esterno. I successi più tangibili sono la realizzazione del nuovo servizio di videoconferenza sicuro che ha consentito di organizzare le delibere e le conferenze di sezione (15 per settimana), oltre alle riunioni delle direzioni dell’istituzione (150 per settimana). È stato altresì possibile consentire alla Corte di giustizia e al Tribunale di tenere 77 udienze con la partecipazione delle parti da remoto.

La crisi legata al COVID-19 ha posto una serie di sfide, ma ha anche rappresentato l’occasione per accelerare la trasformazione digitale in corso all’interno dell’istituzione. Così, dopo aver concentrato in un primo tempo le nostre risorse sulla stabilità dei servizi informatici e di telecomunicazione nel quadro della crisi, abbiamo ripreso le nostre attività e i nostri progetti a un ritmo normale, seppur adattandoli in modo da rispondere alle nuove esigenze create dalla crisi, quali, ad esempio, il rafforzamento dell’autonomia degli utenti rispetto agli strumenti di telelavoro. Malgrado la situazione di crisi, abbiamo inoltre continuato a seguire la nostra tabella di marcia in materia di trasformazione digitale, in particolare nell’ambito della gestione del progetto di sistema integrato di gestione dei fascicoli giudiziari, e sui programmi di stabilità operativa.

Il 2020 non è stato quindi un anno di mantenimento dello «status quo» per la DTI, bensì un anno di adattamento e di evoluzione.