Een jaar in het teken van aanpassing en van de continuïteit van de europese rechtspleging als openbare dienst

A | Inleiding van de griffier

Op individueel niveau is 2020 voor iedereen een zwaar jaar geweest wegens de beperkingen, de ziekte en de onzekerheid die dit jaar hebben gekenmerkt.

Voor het beheer van de diensten van de instelling heeft dit jaar een grote uitdaging gevormd, die op doortastende, gestructureerde en flexibele wijze is aangegaan. De wijze van functioneren van de instelling moest binnen zeer korte tijd volledig worden gewijzigd. De diensten van de instelling hebben zich zonder enige uitzondering genoodzaakt gezien zich aan te passen, te vernieuwen en zichzelf opnieuw uit te vinden.

De instelling heeft gelukkig kunnen terugvallen op een structuur en op procedures die al waren uitgewerkt voor crisissituaties. In die structuur is er een crisisteam dat bevoegd is om op het niveau van de gehele instelling de belangrijkste besluiten te nemen die te maken hebben met de crisissituatie en met de manier waarop die situatie zich ontwikkelt. Het crisisteam neemt de algemene maatregelen die uit die situatie voortvloeien (thuiswerkregime, maatregelen op het gebied van personeelsbeheer, …). Aan die algemene besluiten wordt vervolgens uitvoering gegeven door het centrum voor crisisbeheersing (CMC), dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van alle operationele teams die de continuïteit van de werkzaamheden binnen elke dienst verzekeren. Tijdens regelmatige bijeenkomsten zorgt het CMC ook voor feedback naar het crisisteam om sturing van de situatie mogelijk te maken.

Dankzij deze crisisaanpak, waarbij de diensten en de twee rechterlijke instanties van de instelling nauw werden betrokken, is er sprake geweest van een coherent optreden waarbij drie met elkaar samenhangende doelstellingen centraal stonden: bescherming van de gezondheid van het personeel en van personen die in de gebouwen van de instelling moesten zijn, waarborging van de continuïteit van de gerechtelijke werkzaamheden, en begeleiding van het personeel.

Om de gezondheidsveiligheid in de gebouwen van de instelling te waarborgen en het personeel te beschermen tegen besmettingsgevaar, werd op 10 maart besloten dat de werkzaamheden die zich daarvoor leenden, door het betrokken personeel vanuit huis zouden worden verricht. Dit thuiswerken werd de algemene regel en verplicht vanaf maandag 16 maart, nog voordat de nationale autoriteiten besloten tot de lockdown. De gebouwen van het Hof waren dus niet langer toegankelijk, behalve voor personen die essentiële werkzaamheden moesten uitvoeren die niet op afstand konden worden verricht. Doordat de beveiligingsdienst en de medische dienst in het kader van een regelmatige samenwerking met de Luxemburgse autoriteiten voortdurend volgden hoe de gezondheidssituatie en de regelgeving in Luxemburg en de buurlanden zich ontwikkelden, kon dat thuiswerkregime af en toe wel worden aangepast, dit om een evenwicht te bereiken tussen de gezondheidssituatie en het aantal kantoorbezoeken, de voortzetting van de rechterlijke activiteit en de behoeften van het personeel.

Naast het thuiswerken was een van de belangrijkste instrumenten om de gezondheid te beschermen de uitwerking en toepassing van nauwkeurige en strikte gezondheidsprotocollen. Om ervoor te zorgen dat de Europese rechtspleging doorgang kon vinden, heeft het Hof zijn zittingszalen op 25 mei weer geopend. Dit betekende dat zowel logistieke maatregelen als gezondheidsmaatregelen moesten worden genomen in verband met de dagelijkse aanwezigheid in de gebouwen van niet alleen het personeel dat nodig was voor de organisatie van de zittingen, maar ook advocaten en gemachtigden uit de hele Europese Unie. Dankzij een pakket vergaande maatregelen (temperatuurcheck bij het betreden van de gebouwen, verplichting om een mondkapje te dragen in de gemeenschappelijke ruimten, naleving van de afstandsregels door scheiding van de verkeersstromen, ontsmetting van drukke plekken en installatie van dispensers met hydroalcoholische gel, spatschermen, infoborden, bewustmaking via diverse mededelingen) kon worden gewaarborgd dat alle betrokken personen zich optimaal beschermd wisten en tegelijkertijd goed werden ontvangen.

Die hervatting van de openbare terechtzittingen was noodzakelijk om de continuïteit van de Europese rechtspleging als openbare dienst te waarborgen. Vóór die hervatting van de zittingen konden de gerechtelijke werkzaamheden doorgaan doordat zaken op afstand werden behandeld, met name dankzij aangepaste procedureregels. De vertegenwoordigers van de partijen zijn via de website van de instelling steeds naar behoren geïnformeerd over de procedurele consequenties van de crisissituatie en over de door de griffies van de rechterlijke instanties genomen maatregelen.

Op technisch vlak hebben de IT-diensten van de instelling de planning voor de uitrusting van het personeel met thuiswerkmateriaal versneld uitgevoerd. De bandbreedte is in de eerste weken na het begin van de eerste lockdown vertienvoudigd en alle diensten hebben zeer snel de beschikking gekregen over beveiligde systemen voor audio- en videoconferenties.

Zoals op de volgende bladzijden uitvoerig wordt beschreven, heeft de instelling vernieuwingen doorgevoerd in verband met de reisbeperkingen waarmee sommige vertegenwoordigers van de partijen te maken hadden. Dankzij een opmerkelijke samenwerking tussen de diensten, de twee rechterlijke instanties en hun griffies is een uniek systeem opgezet dat het mogelijk maakt om via een videoconferentie op afstand aan een terechtzitting deel te nemen, met de mogelijkheid van simultaanvertaling naar en uit de 24 officiële talen van de Unie.

Tot slot is het in het kader van een efficiënt beheer van middelen regelmatig voorgekomen dat bepaalde personeelsleden die wegens de aard van hun werk minder te doen hadden, tijdelijk werden tewerkgesteld bij diensten die juist extra veel werk hadden. Deze solidariteit en wederzijdse verrijking qua competenties en ervaringen zijn een troef geweest om de moeilijke periode door te komen en zullen ook waardevol zijn met het oog op een geslaagde terugkeer van het personeel naar de werkplek.

De laatste doelstelling van de crisisbeheersing was de begeleiding van het personeel gedurende deze hele periode die volkomen nieuw was en waarin velen het moeilijk hadden..

Er was bijzondere aandacht voor het personeel, en dan met name voor degenen die het virus hadden opgelopen of een besmettingsrisico liepen, en voor degenen die in isolement verkeerden of kinderen thuis hadden om voor te zorgen. De betrokkenen konden rekenen op hulp van de personeelsdienst en op raad van de artsen en de verpleegsters van de medische dienst en van de psycholoog. De diensthoofden hebben ook met die specifieke situaties rekening gehouden en de betrokken personen zorg geboden door hun de mogelijkheid te bieden hun werk anders in te richten.

De door de pandemie veroorzaakte crisis en de noodzaak om oplossingen te vinden om het hoofd te bieden aan de gevolgen van deze crisis voor de organisatie van de instelling, hebben geleid tot een indrukwekkende versnelling van ontwikkelingen die al in gang waren gezet of waarvoor zelfs alleen nog maar de kiem was gelegd.

Los van het feit dat wij er trots op mogen zijn er samen in te zijn geslaagd vrijwel net zo veel werk te verzetten als vóór de crisis, lopende projecten voort te zetten en tegelijkertijd ieders gezondheid zo goed mogelijk te beschermen, is de wijze waarop de instelling tijdens deze ongekende periode te werk is gegaan, de voorbode van duurzame en positieve veranderingen in de manier waarop wordt aangekeken tegen verschillende manieren van werken, ja zelfs tegen de arbeidsverhouding zelf, en tegen de mogelijkheden van virtuele aanwezigheid.

Het (volledig of gedeeltelijk) thuiswerken is sinds 16 maart 2020 voor al het personeel realiteit. Na de invoering van deze door de omstandigheden vereiste manier van werken is geleidelijk vanzelf duidelijk geworden waar het bij deze nieuwe situatie om gaat: digitalisering en vereenvoudiging van besluitvorming, bevordering van de autonomie van de medewerkers en waarborging van de kwaliteit van hun werk, herziening van de balans tussen werk en privé, onderdeel zijn van de instelling, in contact treden met externe gesprekspartners - instellingen of burgers - dankzij de door de nieuwe technologieën geboden mogelijkheden.

Wanneer de met de pandemie verband houdende beperkingen zullen zijn opgeheven, zal het aan de instelling zijn om de vruchten van deze ontwikkelingen te behouden in het kader van een terugkeer naar het werk in nieuwe en betere omstandigheden. De obstakels die wij hebben moeten overwinnen, zijn stuk voor stuk ervaringen die ons individueel en collectief sterker, verantwoordelijker en meer solidair hebben gemaakt. Dat de instelling een zo moeilijke situatie met succes het hoofd heeft weten te bieden, is te danken aan de inzet en verbondenheid van haar medewerkers en aan de toewijding en de zorg van haar leidinggevenden. Zij zal straks op die kwaliteiten kunnen rekenen om de terugkeer van haar personeel naar de werkplek voor te bereiden en onderdeel te zijn van een omgeving waarin mobiliteit en verantwoordelijkheid tot de vernieuwde parameters van haar organisatie zullen behoren.

C | Overzicht van de werkzaamheden van het Hof tijdens de pandemie

In het kader van de voortzetting van de rechterlijke activiteit van het Hof tijdens de pandemie zijn niet alleen maatregelen genomen om de goede werking van de Europese rechtspleging te waarborgen, maar ook om de burgers van de Unie te blijven informeren over hun rechten en over het werk van de Europese rechters. Het Hof heeft blijk gegeven van initiatief en aanpassingsvermogen, of het nu gaat om de ontwikkeling van een systeem dat pleiten op afstand met simultaanvertaling mogelijk maakt of om de wijze waarop het Hof de interne communicatie en de communicatie met de buitenwereld gestalte heeft gegeven. Het feit dat de gebouwen van de instelling aanvankelijk in het geheel niet en later alleen met inachtneming van strikte gezondheidsvoorschriften toegankelijk waren, heeft onvermijdelijk tot gevolg gehad dat de gebruikelijke bezoeken van burgers en professionals zijn teruggelopen. Hetzelfde geldt voor bezoeken aan de bibliotheek om ter plekke materiaal te raadplegen. Het Hof heeft echter alternatieve oplossingen gevonden.

In totaal zijn er in de periode van 25 mei tot en met 22 december 252 pleitzittingen geweest (waarbij soms in verschillende zaken pleidooi werd gehouden voor dezelfde rechters). Er zijn 40 zittingen bij het Hof van Justitie geweest waaraan (één tot vier) partijen op afstand hebben deelgenomen per videoconferentie, tegenover 38 bij het Gerecht (één tot drie partijen).

Ook het institutionele leven en de administratieve activiteit zijn doorgegaan: de instelling heeft tussen maart en december 2020 zijn verschillende nieuwe leden verwelkomd. De benoeming van de nieuwe Franse advocaat generaal, Jean Richard de la Tour, heeft geleid tot een nieuwigheid: de eedaflegging vond plaats op afstand, via een videoconferentie met president Lenaerts, eerste advocaat-generaal Szpunar en griffier Calot Escobar. Later hebben Athanasios Rantos, de Griekse advocaat-generaal, alsook Jan Passer, de Tsjechische rechter in het Hof van Justitie, en Ineta Ziemele, de Letse rechter in het Hof van Justitie, hun eed ter plaatse voor het Hof kunnen afleggen, de eerste op 10 september en de laatsten op 6 oktober, met inachtneming van de geldende gezondheidsbeschermingsmaatregelen.

Alle diensten van de instelling hebben vanaf maart de manier waarop er intern wordt gecommuniceerd, moeten aanpassen. Door gebruik te maken van videoconferencing konden de teams op afstand vergaderen en hun werkzaamheden voortzetten. Gemiddeld zijn er zo wekelijks meer dan 150 video- of audioconferenties gehouden voor interne of interinstitutionele vergaderingen.

Wat de communicatie met de buitenwereld betreft, heeft het Hof gebruikgemaakt van sociale netwerken en technologische middelen om op afstand zowel specialisten of professionals als het grote publiek te bereiken en op passende wijze bekendheid te blijven geven aan zijn beslissingen (zie blz. 76).

Het Hof heeft over het gehele jaar ook 29 protocollaire evenementen georganiseerd met bijzonder strikte voorschriften, alsook vijf officiële bezoeken en 5 plechtige zittingen. In dit kader heeft het Hof 171 nationale magistraten kunnen ontvangen. Terwijl die bezoeken grotendeels hebben plaatsgevonden voordat in verband met de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus toegangsbeperkingen werden ingevoerd, heeft het Hof van Justitie af en toe noodzakelijke evenementen kunnen laten plaatsvinden (plechtige verbintenis van de leden van het Europees Openbaar Ministerie op 28 september, plechtige zitting ter gelegenheid van de ambtsaanvaarding door de rechters Ineta Ziemele en Jan Passer op 6 oktober) waarvan het verloop moest worden aangepast wegens de geldende gezondheidsvoorschriften.

Tot slot hebben de leden en het personeel van de instelling gebruik kunnen maken van de collectie van de bibliotheek, die bestaat uit 285 000 banden (waarvan 155 000 werken die hoofdzakelijk betrekking hebben op het recht van de Europese Unie), meer dan 6300 elektronische boeken, 490 abonnementen op gedrukte tijdschriften en enkele honderden abonnementen op elektronische tijdschriften die kunnen worden geraadpleegd via (meer dan honderd) databases. In het kader van de publicatie van de rechtspraak zijn er in 2020 35 019 documenten gepubliceerd in de Jurisprudentie. Vanaf 13 maart 2020 heeft de informatiedesk verschillende manieren ingevoerd om op afstand toegang te krijgen tot de documentatieverzameling, ter compensatie van het feit dat de leeszaal was gesloten voor gebruikers (159 scans op aanvraag en 724 werken geleend via Biblio Drive, een systeem voor het lenen en terugbrengen van werken).

De door de lidstaten opgelegde reisbeperkingen zijn voor de instelling reden geweest om een videoconferentiesysteem op te zetten dat de vertegenwoordigers van partijen die niet naar Luxemburg kunnen komen, bij wijze van uitzondering de mogelijkheid biedt om op afstand aan de terechtzitting deel te nemen, met inachtneming van de meertaligheid. Twee gebruikers van dit systeem delen hun ervaringen in dit verband.

Pleiten op afstand

„Ik voel mij vereerd door het verzoek van het Hof van Justitie van de Europese Unie (Hof) om te vertellen hoe ik het gebruik van videoconferencing in het kader van de pleitzittingen voor het Hof heb ervaren, en om mijn indrukken over dat systeem te delen

Ik wil om te beginnen benadrukken dat de digitale transformatie in de Europese Unie al ver vóór 2020 in gang is gezet. Toch zal 2020 ons niet alleen bijblijven als het jaar van COVID-19, met alle gevolgen van dien, maar ook als het jaar dat een kantelpunt is geweest op het gebied van digitalisering, en het jaar waarin in het kader van de zittingen van het Hof is gebruikgemaakt van videoconferenties.

Hoewel de lijst met negatieve gevolgen van COVID-19 lang is, is het namelijk een feit dat de pandemie heeft bijgedragen aan de verwerving van digitale vaardigheden en aan het versneld inzetten van digitale oplossingen in de dagelijkse praktijk. Ondernemingen, instellingen en burgers zijn gebruik gaan maken van digitale oplossingen, zowel om hun leven van alledag te verbeteren en om beter en efficiënter te werken, als om de communicatie met nationale rechterlijke instanties en met het Hof te vergemakkelijken.

In 2020 is de lidstaten en de partijen bij de bij het Hof aanhangige procedures de mogelijkheid geboden om per videoconferentie aan de pleitzittingen voor het Hof deel te nemen. Dankzij deze technologie hebben lidstaten en partijen tijdens de pleitzittingen hun standpunten naar voren kunnen brengen en hebben zij niet alleen de vragen van het Hof kunnen beantwoorden, maar ook kunnen reageren op de vragen en opmerkingen van andere partijen en lidstaten. Net zoals tijdens een fysieke pleitzitting kan er tijdens een videoconferentie worden gebruikgemaakt van vertolking, mogelijk gemaakt door de enorme hoeveelheid werk die de tolken verzetten om de tijdens de zittingen uitgesproken woorden simultaan te vertalen en er zo voor te zorgen dat alle betrokkenen kunnen begrijpen wat er wordt gezegd.

Het verloop van de pleitzittingen is niet gewijzigd, behalve dan dat de gemachtigden van de lidstaten en de vertegenwoordigers van de partijen in hun eigen land kunnen blijven en op afstand aan de zittingen kunnen deelnemen. Een dergelijke mogelijkheid heeft uiteraard behalve voordelen, zoals gemak, veiligheid en tijdswinst door het ontbreken van reistijd, ook nadelen, zoals het feit dat het onmogelijk is om de ziel van het Hof te proeven, wat telkens weer een fantastische ervaring is als men een zittingszaal van het Hof betreedt om oog in oog met het Hof pleidooi te houden.

IIk wil benadrukken dat het Hof, door het gebruik van videoconferenties voor pleitzittingen mogelijk te maken, heeft aangetoond dat het zich kan aanpassen aan de omstandigheden en dat de procedures ondanks de gezondheidscrisis voortgang moeten vinden.”

De ongekende uitdagingen van het tolken op afstand

Het feit dat er zittingen worden gehouden waaraan door sommige partijen op afstand wordt deelgenomen, heeft grote gevolgen gehad voor het werk van de tolken.

Een freelance tolk uit de Spaanse cabine, die regelmatig voor het Hof werkt, legt uit wat het in 2020 heeft betekend om als tolk werkzaam te zijn voor de Europese instellingen, en dan met name voor het Hof.

„2020 was voor iedereen een atypisch jaar. Voor alle tolken betekende de pandemie in eerste instantie dat het werk volledig stil kwam te liggen, met name doordat internationale bijeenkomsten niet meer doorgingen. Toen het werk weer werd hervat, waren de werkomstandigheden volstrekt anders. Voor de freelance tolken deed dat „nieuwe normaal” tal van vragen rijzen, zoals de vraag hoe zij zich moesten verplaatsen, gelet op de geldende reisbeperkingen, en de vraag hoe zij hun werk konden doen in omstandigheden die zowel uit gezondheidsoogpunt als uit technisch oogpunt goed waren. Videoconferenties, waarmee online bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd, hebben geleid tot veel zorgen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de verbindingen en de kwaliteit van het geluid, dat zelden gelijkwaardig is aan het geluid in de zaal. Het kost twee keer zoveel moeite om de sprekers te verstaan en de vermoeidheid slaat eerder toe dan voorheen.

Toch vind ik dat bij het Hof de verbindingen tijdens de zittingen doorgaans van goede kwaliteit zijn. Het is natuurlijk onmogelijk om te garanderen dat de kwaliteit steeds optimaal is, maar volgens mij wordt daartoe wel alles in het werk gesteld, met name door de tests die vooraf met de tolken worden uitgevoerd. Bovendien worden de partijen en de tolken vooraf zeer goed geïnformeerd over de veranderingen die de nieuwe werkwijzen meebrengen, en over de voorbereidingen die daarbij horen. De freelance tolken krijgen een en ander al bij het aangaan van hun contract duidelijk te horen.

De instelling heeft opmerkelijk veel gedaan om te zorgen voor een optimale werkomgeving. Ik ben ervan onder de indruk hoe serieus en strikt de gezondheidsmaatregelen zijn: naast de gebruikelijke maatregelen zijn nog andere maatregelen genomen. Zo delen de tolken geen apparaten (laptops, koptelefoons) of werkplekken.

Wij zitten zelfs niet meer samen in een cabine, wat het veel moeilijker maakt om met elkaar te communiceren of om gewoon naar het tolken van onze collega’s te luisteren. Dit kan problemen opleveren als het gaat om het gebruik van uniforme terminologie. Wij moeten de terminologie dus vooraf met elkaar afstemmen. Bij moeilijkheden (een terminologische kwestie, een technisch probleem, etc.) is het lastiger om elkaar tijdens het tolken te helpen. Voor sommige vragen communiceren wij via gebaren, voor andere via de laptop of via instant messaging.

In deze context is de voorbereiding van de zitting van groot belang. Het Hof is overigens de enige instelling waar de AIC’s, net zoals de tolken in vaste dienst, een werkdag aan die voorbereiding besteden. Wat dit betreft, heb ik vrijwel geen verschil gemerkt met de oude situatie. Onze collega’s zijn nog steeds even beschikbaar, ook al wordt er misschien wat meer gebruikgemaakt van e mail en SMS en hebben wij geen informele gesprekken meer op de gang.

Volgens mij waren velen van ons aanvankelijk bang voor de gevolgen die de pandemie voor ons vak zou kunnen hebben. Na de eerste schok is er echter gezocht naar oplossingen en hebben wij ons aangepast om uit de problemen te geraken.”

De dialoog met de juridische beroepsgroep en het grote publiek is in 2020 voortgezet. Hoewel de traditionele kanalen zijn gehandhaafd, heeft die dialoog meer en meer virtueel plaatsgevonden, met name via videoconferenties en de sociale media.

Hoewel de directie Communicatie ook de traditionele communicatiemiddelen is blijven inzetten, is de focus gelegd op een grootschaliger gebruik van de sociale media. Tussen 16 maart en 22 december 2020 zijn er 142 perscommuniqués gepubliceerd. De Twitter- en LinkedIn-accounts van het Hof – zowel in het Engels als in het Frans – zijn veelvuldig gebruikt om nieuws over het Hof te verspreiden: er zijn via Twitter 668 tweets verzonden om de volgers te informeren. Die tweets waren met name bedoeld om de aandacht te vestigen op de belangrijkste zaken die een week later zouden worden behandeld, en om de inhoud van de verspreide persberichten weer te geven.

De organisatie van bezoeken is een belangrijke activiteit voor het Hof in het kader van zijn beleid van openheid en kennisoverdracht aan niet alleen personen uit de juridische beroepsgroep en rechtenstudenten, maar ook de Europese burgers. De in maart 2020 ingevoerde gezondheidsmaatregelen hebben een rem gezet op het organiseren van dergelijke bezoeken en op het ontvangen van bezoekers. Hoewel het Hof in 2020 dus veel minder bezoekers heeft ontvangen dan in voorgaande jaren, namelijk 127 groepen van in totaal 3 729 personen (tegen 18 099 personen in 2019), heeft het niettemin nieuwe manieren gevonden om zijn gebouwen en zijn werkzaamheden op afstand toegankelijk te maken. Zo heeft het de mogelijkheid geboden voor ontmoetingen op digitale platforms met personeelsleden van het Hof, waarbij werd gewezen op de virtuele rondleiding door het gebouwencomplex van de instelling, en voor tweedaagse webinars „op maat”, verzorgd door leden, referendarissen en administrateurs van het Hof. Dankzij die webinars hebben 798 personen in het kader van 21 virtuele bezoeken presentaties kunnen bijwonen.

Het Hof heeft via de directie Communicatie 173 perscommuniqués (goed voor in totaal 2 292 taalversies) verspreid om professionals en het grote publiek (3 366 personen hebben zich op een lijst laten zetten om de communiqués per e mail te ontvangen) te informeren over zijn beslissingen en over belangrijke evenementen die bij de instelling hebben plaatsgevonden. De website curia.europa.eu is meer dan 6,6 miljoen keer bezocht en er zijn meer dan 27 miljoen bladzijden geraadpleegd.

De instelling is op de sociale netwerken aanwezig gebleven en heeft 702 tweets verzonden via haar twee Twitter-accounts (één in het Engels en één in het Frans). Ook zijn er 273 berichten geplaatst op LinkedIn.

Aangezien het onmogelijk was om fysieke ontmoetingen als de jaarlijkse open dag te organiseren, is besloten om de sociale media in te zetten om het publiek wereldwijd met het werk van het Hof te laten kennismaken. Zo zijn er exclusief op de sociale media drie virtuele evenementen georganiseerd, ter gelegenheid van de Dag van Europa (9 mei), de Europese dag van de rechtspraak (24 oktober) en de verjaardag van de eerste installatie van het Hof van Justitie (4 december): presentaties over arresten van het Hof, animaties over bepaalde thema’s uit de rechtspraak, en vraag-en-antwoordsessies. Met name door die evenementen is het aantal volgers van het Hof gedurende het jaar alleen maar toegenomen: inmiddels staat de teller op meer dan 90 000 volgers op LinkedIn en is de grens van 100 000 volgers gepasseerd op Twitter. Die drie evenementen hebben op Twitter in totaal 1 713 000 weergaven (aantal keren dat de gebruikers de tweet hebben gezien) gehaald, en op LinkedIn 258 000.

Parallel daaraan zijn er voor journalisten online persbriefings gehouden waarop informatie werd verstrekt over lopende zaken. De 11 persbriefings zijn door in totaal 94 journalisten bijgewoond.

Conform de toepasselijke regelgeving heeft het Hof in het kader van 103 verzoeken toegang verleend tot zijn administratieve documenten en historische archieven. Het Hof heeft ook geantwoord op 17 174 informatieverzoeken van burgers over lopende zaken of de rechtspraak, en over zijn werking of zijn bevoegdhede.

Tot slot heeft het Justitieel Netwerk van de Europese Unie, dat in maart 2017 is opgericht ter gelegenheid van de 60e verjaardag van de Verdragen van Rome en dat de constitutionele hoven en de hoogste rechterlijke instanties van de lidstaten omvat, verschillende malen via een videoconferentie vergaderd in de twee themagroepen „Innovatie” en „Juridische terminologie”. Die vergaderingen zijn een gelegenheid geweest om informatie uit te wisselen over het gebruik van nieuwe technologieën ter ondersteuning van het rechterlijk werk, en over vertaalhulpmiddelen die door de nationale rechterlijke instanties kunnen worden gebruikt.

Meertaligheid is een basisbeginsel van de gerechtelijke procedures bij het Hof van Justitie. Als dat niet het geval was, zouden de Europese rechter en de Europese rechtspraak ontoegankelijk zijn voor de burger, terwijl uit die rechtspraak rechten enplichten voortvloeien. Ook na het plotselinge uitbreken van de gezondheidscrisis moest het directoraat-generaal Meertaligheid (DGM) dus zijn taken blijven uitvoeren, met oogvoor de veiligheid van het personeel.

Concreet verliepen de eerste maanden van het jaar, toen de pandemie begon, zonder haperingen. Eind februari heeft het DGM zijn operationele crisiseenheid geactiveerd en voorbereidingen getroffen om zijn continuïteitsplannen in werking te stellen, in nauw overleg met de andere diensten van het Hof van Justitie en met de kabinetten van de rechters en de advocaten-generaal.

Op 13 maart, drie dagen vóór de nationale lockdown, heeft al het personeel te horen gekregen dat de gebouwen van het Hof niet meer toegankelijk zouden zijn. Er werd absolute prioriteit gegeven aan het beschermen van de gezondheid van de collega’s en aan het voorkomen van de verspreiding van het virus. Toen dat tweeledige doel was gewaarborgd, is het DGM de focus gaan leggen op het verzekeren van de continuïteit van de dienst. Waar aanvankelijk flexibiliteit en creativiteit nodig waren om met de specifieke aspecten van deze crisis om te gaan, kwam het later aan op uithoudingsvermogen, gelet op de onvoorziene - en trouwens nog altijd onzekere - duur van de crisis.

Wat specifiek het juridisch vertaalwerk betreft, is in het begin van de lockdown, en wanneer de situatie dit rechtvaardigde, in het kader van zowel de collectieve als de individuele doelen rekening gehouden met de persoonlijke situatie van het personeel van het directoraat-generaal (isolement, kinderen thuis, etc.). Aangezien de crisis algemeen was, werd de tijdelijke vermindering van de capaciteit gecompenseerd door de teruglopende vraag naar vertalingen. Dankzij de organisatorische maatregelen en de inzet van eenieder, gecombineerd met het feit dat continu is geïnvesteerd in nieuwe technologieën en in een geoptimaliseerde uitbesteding van vertalingen, is de productiecapaciteit later hersteld, zodat de continuïteit van de dienst op geen enkel moment in gevaar is geweest.

Voor het tolkenwerk speelde de continuïteitskwestie op een andere manier. De zittingen moesten namelijk worden geschrapt of worden verplaatst naar een datum na 25 mei. De periode van 13 maart tot 25 mei is dan ook benut om een protocol voor de zittingen uit te werken, dat erop gericht was de bescherming van de gezondheid van alle betrokkenen te waarborgen, bijvoorbeeld door te bepalen dat de tolken niet meer samen in een tolkencabine mochten zitten. Bovendien werd wegens de reisbeperkingen waarmee de vertegenwoordigers van de partijen nog te maken hadden, werd een systeem ingevoerd dat het mogelijk maakte om op afstand aan de zittingen deel te nemen, waardoor veel uitstel kon worden voorkomen. Deze nieuwigheid vormde een enorme technische, cognitieve en organisatorische uitdaging, die met succes is aangepakt (zie blz… en …). Tot slot heeft de tolkendienst de periode waarin er geen zittingen waren ook benut voor activiteiten op het gebied van scholing en verbetering van professionele vaardigheden (taalcursussen, tolkoefeningen en online taaluitwisseling), en voor het promoten van het juridisch tolkenwerk (webinars en taalmodules).

Het is dankzij de inzet en het verantwoordelijkheidsgevoel van zijn personeel, de onderlinge solidariteit en de belangrijke bijdrage van de nieuwe technologieën dat het DGM de continuïteit van het juridische vertaalwerk en het tolkenwerk heeft weten te waarborgen.

Tot slot blijkt het aanpassingsvermogen van het DGM uit het feit dat de papierstromen zijn gedigitaliseerd en dat er cursussen en bijeenkomsten op afstand zijn georganiseerd, ook om het voor ieders welzijn broodnodige sociale contact te behouden. Ook wordt het personeel regelmatig geïnformeerd via e mails van de directeur-generaal en informatiebrieven.

Alle inspanningen zijn niet voor niets geweest: dankzij ieders inzet is het in 2020 gelukt om tijdens alle geplande pleitzittingen te tolken en om de noodzakelijke vertalingen te leveren, en om dus vrijwel net als anders onverkorte meertaligheid in het belang van zowel de justitiabelen als de burgers te waarborgen.

2020 is voor de directie Informatietechnologie (DTI) een historisch jaar dat wordt gekenmerkt door een uitzonderlijk reactie- en aanpassingsvermogen.

Toen werken op afstand de algemene regel werd, was het onze belangrijkste prioriteit om het voor de diensten van het Hof mogelijk te maken om ondanks de lockdown zo efficiënt mogelijk te blijven werken.

Voordat het personeel op 13 maart 2020 werd geïnstrueerd om te gaan thuiswerken, hadden wij onze ondersteuningsteams al toegerust om vanuit huis ondersteuning te kunnen bieden. Enkele dagen voordat werd besloten dat al het personeel van het Hof op afstand zou gaan werken, was de helft van de helpdeskmedewerkers al vanuit huis gaan werken, waardoor wij konden testen of zij hun werk goed op afstand konden doen en of alles in gereedheid was om ondersteuning te kunnen bieden aan de gebruikers, die van de ene op de andere dag van werkplek moesten wisselen. Om ervoor te zorgen dat alle gebruikers van het Hof thuis over dezelfde werkfaciliteiten zouden beschikken als op kantoor, hebben wij vanaf februari het lopende mobiliteitsprogramma versneld en iedereen die nog niet over de benodigde uitrusting beschikte, van materiaal voorzien.

Enkele dagen na het begin van de lockdown hebben wij de capaciteit van onze internetlijnen vertienvoudigd om de enorme toename van de verbindingsbehoeften tussen het Hof en de buitenwereld het hoofd te kunnen bieden. Dit kon worden gerealiseerd dankzij het mobiliseren van de betrokken diensten, die alles in het werk hebben gesteld om deze operatie in een recordtempo uit te voeren.

Communicatie en samenwerking zijn de sleutelwoorden van wat wij gedurende de door COVID-19 veroorzaakte crisis hebben gedaan, zowel voor het rechterlijke als voor het administratieve werk, en zowel intern als naar buiten toe. De meest in het oog springende verwezenlijking is de nieuwe dienst voor beveiligde videoconferenties, die het mogelijk heeft gemaakt kamerberaadslagingen en vergaderingen (15 per week) en vergaderingen van de directies van de instelling (150 per week) te houden. Daarnaast heeft die dienst het Hof van Justitie en het Gerecht in staat gesteld om 77 zittingen te houden waaraan door partijen op afstand is deelgenomen.

De door COVID-19 veroorzaakte crisis heeft ons voor uitdagingen geplaatst, maar ons tegelijkertijd de gelegenheid geboden om de in de instelling reeds in gang gezette digitale transformatie te versnellen. Na aanvankelijk de focus te hebben gelegd op de stabiliteit van de IT en telecommunicatiediensten in het kader van de crisis, hebben wij onze andere activiteiten en projecten in een normaal tempo hervat. Wel hebben wij die activiteiten en projecten aangepast om tegemoet te komen aan de nieuwe behoeften die de crisis heeft doen ontstaan. Zo is de autonomie van de gebruikers ten aanzien van de thuiswerkapparatuur versterkt. Ondanks de crisissituatie zijn wij ook ons stappenplan ter uitvoering van de digitale transformatie blijven volgen, met name in het kader van het project inzake het geïntegreerde systeem voor het beheer van de zaken (SIGA), en zijn wij doorgegaan met de programma’s inzake operationele stabiliteit.

2020 was dus voor het DTI geen jaar van handhaving van de status quo, maar een jaar van aanpassing en ontwikkeling.