Rok pod znakiem dostosowania i ciągłości służby publicznej europejskiego wymiaru sprawiedliwości

A | Wstęp sekretarza

W ocenie indywidualnej rok 2020 wystawił na próbę każdego z nas z powodu ograniczeń, chorób i niepewności, pod znakiem których upłynął.

Na poziomie zarządzania służbami instytucji rok ten stanowił znaczne wyzwanie, które zostało podjęte z determinacją, rozmysłem i wolą szybkiego dostosowania się. W bardzo krótkim czasie należało diametralnie zmienić sposób funkcjonowania instytucji. Tej konieczności dostosowania się, wprowadzenia innowacji, określenia się na nowo nie uniknęła żadna ze służb.

Na szczęście instytucja mogła się oprzeć na strukturze i procedurach, które zostały opracowane na wypadek sytuacji kryzysowych. Struktura ta opiera się na komórce kryzysowej, właściwej do podejmowania, na poziomie instytucji jako całości, głównych decyzji związanych z sytuacją kryzysową i jej rozwojem. Podejmuje ona wynikające z tego środki ogólne (tryb pracy na odległość, środki przekrojowe dotyczące zarządzania personelem...). Te ogólne decyzje są następnie wdrażane na poziomie Centrum Zarządzania Kryzysowego (CZK), w skład którego wchodzą przedstawiciele wszystkich jednostek operacyjnych zapewniających ciągłość działalności w ramach każdej służby. Podczas regularnych spotkań CZK przekazywał również informacje zwrotne komórce kryzysowej, aby umożliwić jej śledzenie rozwoju sytuacji.

Takie zarządzanie kryzysem, w które zaangażowały się ściśle służby i oba sądy wchodzące w skład instytucji, umożliwiło prowadzenie spójnej akcji zgodnie z trzema głównymi powiązanych ze sobą i współzależnymi celami: zagwarantowania bezpieczeństwa zdrowotnego personelu i osób udających się do pomieszczeń instytucji, zapewnienia ciągłości działalności sądowniczej i wspierania personelu.

Aby zagwarantować bezpieczeństwo zdrowotne w budynkach instytucji i chronić personel przed ryzykiem zakażenia, zdecydowano, że począwszy od dnia 10 marca, zadania, które się do tego nadają, będą wykonywane w domach osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Ten system pracy w domu został następnie upowszechniony i stał się obowiązkowy od poniedziałku 16 marca, zanim jeszcze władze krajowe zarządziły lockdown. Tym samym pomieszczenia Trybunału stały się niedostępne dla wszystkich, z wyjątkiem osób pełniących istotne funkcje, które nie mogą być wykonywane na odległość. Dzięki stałemu monitorowaniu przez służbę ochrony i służbę medyczną, w stałej współpracy z władzami luksemburskimi, rozwoju sytuacji zdrowotnej i regulacyjnej w Luksemburgu i w krajach sąsiednich system ten był dostosowywany w różnych fazach w celu osiągnięcia równowagi między warunkami zdrowotnymi, częstotliwością udawania się do pomieszczeń, utrzymaniem działalności sądowniczej i potrzebami pracowników.

Równolegle do systemu pracy na odległość jednym z kluczowych instrumentów ochrony zdrowia osób było ustalenie i wprowadzenie w życie precyzyjnych i rygorystycznych protokołów zdrowotnych. Aby wymiar sprawiedliwości Unii był nadal sprawowany, Trybunał otworzył na nowo swe sale rozpraw z dniem 25 maja. W związku z tym – z punktu widzenia logistycznego i bezpieczeństwa zdrowotnego – należało kontrolować codzienną obecność w pomieszczeniach nie tylko członków personelu przygotowujących na miejscu rozprawy, ale także adwokatów, radców prawnych i pełnomocników przybywających z całej Unii Europejskiej. Wszystkie wprowadzone szczególnie wymagające środki (mierzenie temperatury przy wejściu do budynków, obowiązkowe noszenie masek we wspólnych strefach i na rozprawie, przestrzeganie dystansu fizycznego poprzez oddzielenie strumieni ruchu, dezynfekcja uczęszczanych miejsc, instalacja dozowników żelu hydroalkoholowego, ekranów ochronnych, umieszczenie znaków, podnoszenie świadomości za pomocą różnych komunikatów) pozwoliły na zagwarantowanie najwyższego poziomu ochrony wszystkim zainteresowanym osobom, zapewniając im jednocześnie zadowalające warunki przyjęcia.

To wznowienie jawnych rozpraw było konieczne w celu zapewnienia ciągłości służby publicznej europejskiego wymiaru sprawiedliwości. Przed wznowieniem rozpraw działalność sądownicza mogła zostać utrzymana dzięki rozpoznawaniu spraw na odległość między innymi za pomocą dostosowanych rozwiązań proceduralnych. Przedstawiciele stron byli należycie informowani o skutkach proceduralnych wynikających z kontekstu kryzysu i o środkach podejmowanych przez sekretariaty sądów, także za pośrednictwem informacji zebranych w jednym miejscu na stronie internetowej instytucji.

Z punktu widzenia technicznego służby informa­tyczne instytucji, począwszy od lutego, przyspieszyły program wyposażenia w narzędzia do telepracy. W pierwszych tygodniach po zarządzeniu pierwszego lockdownu zwiększono dziesięciokrotnie przepusto­wość łącza i bardzo szybko do dyspozycji wszystkich służb oddano bezpieczny system audio­, a następnie wideokonferencji.

Jak opisano szczegółowo na kolejnych stronach, instytucja wprowadziła innowacyjne rozwiązania, aby sprostać trudnościom w podróżowaniu, jakie napotkali niektórzy przedstawiciele stron. Stworzony został jedyny w swoim rodzaju system uczestnictwa w rozprawie na odległość za pośrednictwem wideokonferencji, będący owocem znakomitej współpracy między służbami, oboma sądami i ich sekretariatami, który to system oferuje symultaniczne tłumaczenie potencjalnie na 24 języki urzędowe Unii i z tych języków.

Wreszcie, w ramach efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi systematycznie dokonywano czasowego przeniesienia niektórych pracowników, którzy siłą rzeczy byli mniej aktywni ze względu na charakter pełnionych przez nich funkcji, do służb, które, wręcz przeciwnie, zmagały się z nadmiernym obciążeniem pracą. Ta solidarność i to wzajemne wzbogacenie kompetencji i doświadczeń stanowiły atut przy pokonywaniu trudności i będą również cenne do celów udanego powrotu pracowników do pomieszczeń instytucji.

Ostatni cel realizowany w ramach zarządzania kryzysem polegał na wspieraniu personelu przez ten długi bezprecedensowy okres, w którym nie brakowało trudnych sytuacji osobistych.

Szczególną uwagę poświęcono osobom zarażonym wirusem lub osobom narażonym na ryzyko zakażenia, osobom odizolowanym czy też osobom opiekującym się dziećmi, które pozostawały w domu. Otrzymały one pomoc ze strony kadr, lekarzy i pielęgniarek ze służby medycznej oraz psychologa­konsultanta. Kierownicy służb, kierując się obowiązkiem dbania o personel, także uwzględniali te szczególne sytuacje, aby dostosować warunki pełnienia funkcji przez dane osoby.

Kryzys związany z pandemią i konieczność znalezienia rozwiązań dotyczących organizacji instytucji, aby zaradzić skutkom tego kryzysu, spowodowały spektakularne przyspieszenie zmian, które były w toku lub dopiero w zarodku.

Poza dumą, że udało nam się wspólnie utrzymać poziom aktywności niemalże równoważny z odnotowanym wcześniej, kontynuować rozpoczęte projekty i zaoferować jednocześnie najwyższe warunki bezpieczeństwa zdrowotnego, zarządzanie w tym bezprecedensowym dla instytucji okresie pozwala dostrzec trwałe i pozytywne zmiany w sposobie postrzegania metod pracy, a nawet samego stosunku pracy, jak również możliwości związane z obecnością wirtualną.

Praca w domu (w całości lub w części) stanowi rzeczy­wistość dla całego personelu od dnia 16 marca 2020 r. W miarę wprowadzania takiej organizacji pracy narzuconej przez okoliczności w sposób naturalny pojawiły się nowe wyzwania: dematerializacja i uproszczenie procesów decyzyjnych, wspieranie samodzielności współpracowników i zapewnienie jakości ich pracy, zrewidowanie równowagi między życiem zawodowym i życiem prywatnym, zawodowa integracja i zachowanie ścisłej więzi z instytucją, zbliżenie się do partnerów zewnętrznych – instytucjonalnych lub obywateli – dzięki możliwościom oferowanym przez nowe technologie.

Gdy przeminą ograniczenia związane z pandemią, zadaniem instytucji będzie zachowanie korzystnych zmian po powrocie do normalnego życia zawodowego, którego warunki będą nowe i wzbogacone. Przeszkody, które należało przezwyciężyć, stanowią zarazem doświadczenia, które uczyniły nas indywidualnie i wspólnie silniejszymi, bardziej odpowiedzialnymi i solidarnymi. O ile instytucji udało się stawić z powodzeniem czoło tak niesprzyjającej sytuacji, było to możliwe dzięki zaangażowaniu i zgraniu jej współpracowników, jak również dzięki poświęceniu i trosce ze strony osób zajmujących kierownicze stanowiska w instytucji. W przyszłości instytucja odwoła się do tych cech, aby przygotować reintegrację swoich pracowników w środowisku, w którym mobilność i odpowiedzialność będą należały do odnowionych parametrów jego charakterystyki.

''

Bilans działalności Trybunału w czasie pandemii

Kontynuowanie działalności sądowniczej Trybunału w czasie pandemii wiązało się ze środkami wprowadzonymi w życie w celu zagwarantowania prawidłowego funkcjonowania europejskiego wymiaru sprawiedliwości, ale również po to, by nadal informować obywateli Unii o ich prawach i działaniach sądów europejskich. Czy to rozwijając system stwarzający możliwość zdalnego przedstawienia stanowiska na rozprawie wraz z tłumaczeniem symultanicznym, czy też poprzez działania obejmujące komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, Trybunał wykazał się inicjatywą i zdolnościami dostosowawczymi. Jako że dostęp do budynków instytucji został uniemożliwiony, a następnie poddany surowym zasadom sanitarnym, normalna działalność obejmująca wizyty osób z zewnątrz, w tym przedstawicieli zawodów prawniczych, jak również przeglądanie na miejscu dzieł bibliotecznych stały się siłą rzeczy rzadsze, ale znaleziono rozwiązania zastępcze.

Między dniem 25 maja i dniem 22 grudnia 2020 r. zorganizowano łącznie 252 rozprawy (mogące dotyczyć kilku spraw, w których strony przedstawiały swoje stanowiska przed tym samym składem orzekającym). Wśród tych rozpraw należy odnotować 40 rozpraw przed Trybunałem Sprawiedliwości, w których strony uczestniczyły zdalnie (od jednej do czterech stron) w trybie wideokonferencji i 38 rozpraw przed Sądem, w których strony uczestniczyły zdalnie (od jednej do trzech stron).

Życie instytucji i działalność administracyjna również nie zostały przerwane: w okresie od marca 2020 r. do grudnia 2020 r. instytucja przyjęła kilku nowych członków. Objęcie stanowiska przez nowego francuskiego rzecznika generalnego, Jeana Richarda de la Tour, wiązało się z innowacją: złożenie przez niego ślubowania miało bowiem miejsce zdalnie, przy użyciu ekranów, w obecności prezesa K. Lenaertsa, pierwszego rzecznika generalnego M. Szpunara i sekretarza A. Calota Escobara. W późniejszym czasie w celu złożenia ślubowania przed Trybunałem na miejsce mogli się udać Athanasios Rantos, grecki rzecznik generalny – w dniu 10 września, Jan Passer, czeski sędzia Trybunału Sprawiedliwości, i Ineta Ziemele, łotewska sędzia Trybunału Sprawiedliwości – w dniu 6 października, przy czym zastosowano niezbędne środki ochrony zdrowotnej.

Wszystkie służby instytucji musiały dostosować sposób komunikacji wewnętrznej, począwszy od marca. Poszczególne zespoły mogły się spotykać i kontynuować swoją pracę zdalną za pomocą wideokonferencji. I tak do celów spotkań wewnętrznych lub międzyinstytucjonalnych organizowano średnio ponad 150 wideokonferencji lub audiokonferencji na tydzień.

Jeśli chodzi o komunikację zewnętrzną, Trybunał wprowadził w życie szereg zdalnych działań dzięki wykorzystaniu sieci społecznościowych i środków technologicznych, aby dotrzeć zarówno do wyspecjalizowanych lub profesjonalnych odbiorców, jak i do ogółu społeczeństwa oraz by jego orzeczenia mogły być nadal odpowiednio rozpowszechniane.

W ciągu całego roku Trybunał zorganizował również 29 wydarzeń protokolarnych na miejscu z zachowaniem szczególnie wysokich wymogów oraz 5 wizyt oficjalnych i 5 uroczystych posiedzeń. W tych ramach Trybunał mógł przyjąć 171 sędziów krajowych. Choć większość z tych wizyt miała miejsce przed wprowadzeniem ograniczeń w dostępie do budynków w związku z walką z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, Trybunał Sprawiedliwości był jednak sporadycznie gospodarzem pewnych wyjątkowych wydarzeń (uroczyste zobowiązanie członków Prokuratury Europejskiej w dniu 28 września, uroczysta rozprawa z okazji objęcia obowiązków przez sędziów Inetę Ziemele i Jana Passera w dniu 6 października), których przebieg musiał zostać dostosowany do ograniczeń sanitarnych.

Wreszcie, członkowie i pracownicy instytucji mogą korzystać ze zbiorów Biblioteki, które obejmują 285 000 woluminów (w tym 155 000 dzieł dotyczących głównie prawa Unii Europejskiej), ponad 6300 książek elektronicznych, 490 prenumerat czasopism w formie drukowanej oraz kilkaset w postaci elektronicznej dostępnych za pośrednictwem baz danych (ponad sto). W ramach publikacji orzecznictwa w 2020 r. w Zbiorze zostało opublikowanych 35 019 dokumentów. Od dnia 13 marca 2020 r. punkt informacyjny uruchomił różne sposoby zdalnego korzystania z zasobów dokumentacyjnych, aby zrekompensować zamknięcie czytelni dla użytkowników (159 digitalizacji na wniosek i 724 dzieła wypożyczone za pośrednictwem Biblio­drive, autonomicznego urządzenia do wypożyczania i zwrotu dzieł).

Aby sprostać ograniczeniom w podróżowaniu nałożonym przez państwa członkowskie, instytucja opracowała system wideokonferencji umożliwiający wyjątkowo przedstawicielom stron, którzy nie mają możliwości fizycznego udania się do Luksemburga, uczestnictwo w rozprawie na odległość, z poszanowaniem wielojęzyczności. Dwóch użytkowników tego systemu dzieli się swoimi doświadczeniami w tym zakresie.

Zdalne przedstawienie stanowiska

„Jestem zaszczycona, że zostałam poproszona przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) o podzielenie się moim doświadczeniem w zakresie wykorzystania wideokonferencji w ramach rozpraw Trybunału i o podzielenie się moimi wrażeniami na temat tego systemu.

Należy przede wszystkim podkreślić, że transformacja cyfrowa rozpoczęła się w Unii Europejskiej na długo przed 2020 r. Jednak ten rok pozostanie w historii nie tylko ze względu na COVID­19 i jego skutki, ale także z uwagi na zwrot, jaki stanowi on w dziedzinie cyfryzacji wraz z wykorzystaniem wideokonferencji w ramach rozpraw TSUE

Jest tak dlatego, że jakkolwiek lista negatywnych skutków COVID­19 jest długa, pandemia ułatwiła zdobywanie umiejętności cyfrowych i przyspieszyła wprowadzenie rozwiązań cyfrowych w codziennym życiu. W związku z tym przedsiębiorstwa, instytucje i jednostki zaczęły sięgać po rozwiązania cyfrowe zarówno po to, aby poprawić swoje codzienne życie, ale również po to, by pracować lepiej i bardziej efektywnie oraz by polepszyć komunikację z sądami krajowymi i z TSUE.

W 2020 r. państwa członkowskie i strony postępowań zawisłych przed TSUE miały możliwość uczestniczenia w rozprawach przed Trybunałem w trybie wideokonferencji. Dzięki tej technologii państwa członkowskie i strony mogły wyrazić swoje stanowisko na rozprawach i odpowiedzieć nie tylko na pytania zadane przez TSUE, ale także na pytania i uwagi pozostałych stron i państw członkowskich. Tak jak na rozprawie z bezpośrednim udziałem na miejscu stron, podczas wideokonferencji dostępna jest służba tłumaczeń konferencyjnych, co jest możliwe dzięki ogromnemu nakładowi pracy ze strony tłumaczy konferencyjnych w celu symultanicznego tłumaczenia słów wypowiadanych podczas rozpraw, aby wszyscy uczestnicy mogli rozumieć, o czym mowa.

Przebieg rozpraw nie uległ zmianie, z tą tylko różnicą, że pełnomocnicy państw członkowskich i przedstawiciele stron mogą pozostać w swoim państwie i uczestniczyć zdalnie. Taka możliwość przynosi oczywiście ze sobą szereg korzyści, takich jak wygoda, bezpieczeństwo i oszczędność czasu ze względu na uniknięcie podróży, ale także niedogodności, takie jak na przykład brak tej szczególnej i niepowtarzalnej atmosfery, która panuje w siedzibie Trybunału i która wywołuje wyjątkowe wrażenie za każdym razem, gdy wchodzi się na salę rozpraw TSUE, by przedstawić osobiście stanowisko przed Trybunałem.

Należy podkreślić, że TSUE, umożliwiając wykorzystanie wideokonferencji do celów rozpraw, udowodnił, iż potrafi się dostosować do okoliczności i że postępowania muszą toczyć się swoim biegiem mimo kryzysu zdrowotnego”.

Bezprecedensowe wyzwania dla zdalnego tłumaczenia konferencyjnego

Przeprowadzanie rozpraw, w których strony uczestniczą zdalnie, miało istotny wpływ na pracę tłumaczy konferencyjnych.

Zewnętrzny tłumacz konferencyjny z kabiny hiszpańskiej, który pracuje regularnie dla Trybunału, wyjaśnia, co praca w charakterze tłumacza konferencyjnego dla instytucji europejskich, a w szczególności dla Trybunału, oznaczała w roku 2020.

„Rok 2020 był nietypowy dla nas wszystkich. W przypadku tłumaczy konferencyjnych, bez względu na ich specjalizację, pandemia spowodowała najpierw całkowite wstrzymanie działalności między innymi z uwagi na anulowanie spotkań międzynarodowych. W momencie podjęcia na nowo działalności warunki pracy były całkiem inne. U zewnętrznych tłumaczy konferencyjnych ta nowa »normalność« wzbudziła szereg pytań: jak się przemieszczać, mając na uwadze ograniczenia w podróżowaniu, i jak pracować w dobrych warunkach zdrowotnych i technicznych? Wideokonferencja, która umożliwiła obecnie organizowanie spotkań online, wywołała liczne obawy co do niezawodności zdalnych połączeń i jakości dźwięku, która jest rzadko równoważna z jakością dźwięku w sali. Trzeba podwoić wysiłek, aby zrozumieć mówców, i zmęczenie przychodzi szybciej.

Uważam jednak, że w Trybunale zdalne połączenia podczas rozpraw są ogólnie dobrej jakości. Wprawdzie nie można zagwarantować optymalnej jakości w każdej chwili, ale w mojej opinii uczyniono wszystko, aby osiągnąć ten cel, między innymi dzięki testom przeprowadzonym wcześniej z tłumaczami konferencyjnymi. Ponadto strony i tłumacze konferencyjni są z wyprzedzeniem obszernie informowani o zmianach związanych z nowymi zasadami pracy i wymaganych przygotowaniach. Zewnętrzni tłumacze konferencyjni zostają odpowiednio poinformowani wraz z zawarciem umowy.

'Instytucja poczyniła ogromne starania, aby zapewnić, że zostaną zachowane możliwie najlepsze warunki pracy. Byłem pod wrażeniem, jak poważnie są traktowane środki sanitarne i co do ich rygorystyczności: poza zwykle stosowanymi środkami tłumacze konferencyjni nie używają ani tych samych przedmiotów (laptopów, słuchawek), ani tego samego biura.'

Nie dzielimy już nawet tej samej kabiny, w związku z czym trudniejsze stało się porozumiewanie się ze sobą lub po prostu przysłuchiwanie się tłumaczeniu ustnemu naszych kolegów. Może to stanowić przeszkodę dla jednolitości stosowanej przez nas terminologii. Musimy uzgodnić pewne kwestie z wyprzedzeniem. W przypadku pojawienia się jakiejś trudności (pytania terminologicznego, problemu technicznego itd.) trudniej jest pomóc sobie nawzajem w czasie, gdy dokonujemy tłumaczenia ustnego. W przypadku niektórych kwestii porozumiewamy się za pomocą gestów, w przypadku innych za pomocą telefonu komórkowego lub komunikacji natychmiastowej.

W tym kontekście przygotowanie rozprawy ma zasadnicze znaczenie i Trybunał jest zresztą jedyną instytucją, w której pomocniczy tłumacze konferencyjni – podobnie jak etatowi tłumacze konferencyjni – poświęcają na to jeden dzień. W tej kwestii nie zauważyłem praktycznie żadnej różnicy od czasu pandemii. Nasi koledzy są jak zawsze do dyspozycji, choć poczta elektroniczna i SMS­y są być może częściej używane i nie ma już nieformalnych rozmów w korytarzach.

Myślę, że na początku wiele osób było przerażonych, widząc skutki, jakie pandemia mogła mieć dla naszego zawodu. Jednakże po pierwszym szoku zostały znalezione rozwiązania i dostosowaliśmy się, by pokonać kryzys”

Dialog z przedstawicielami zawodów prawniczych i ogółem społeczeństwa był kontynuowany w 2020 r. Choć zostały utrzymane tradycyjne kanały, dialog ten zintensyfikował się w sposób wirtualny między innymi dzięki usługom wideokonferencji i platformom sieci społecznościowych.

Dyrekcja Komunikacji nadal korzystała z tradycyjnych środków komunikacji, ale akcent położono na wzmożone wykorzystywanie mediów społecznościowych. Między dniem 16 marca i dniem 22 grudnia 2020 r. opublikowano 142 komunikaty prasowe. Do przekazywania informacji o Trybunale wykorzystano konta Trybunału na Twitterze i LinkedIn (w języku francuskim i angielskim): 668 wiadomości zostało wysłanych za pośrednictwem Twittera, aby powiadomić „obserwujących". Wiadomości te miały w szczególności na celu, po pierwsze, zwrócenie uwagi na główne sprawy rozpatrywane w kolejnym tygodniu, a po drugie, powiadomienie o opublikowaniu komunikatów prasowych.

Organizowanie wizyt stanowi ważną działalność Trybunału w ramach jego polityki otwartości i upowszechniania wiedzy nie tylko wśród przedstawicieli zawodów prawniczych i studentów prawa, ale także wśród obywateli europejskich. Środki sanitarne wprowadzone w życie od marca 2020 r. zahamowały organizację takich wizyt i przyjmowanie gości. Choć ogólna liczba – 127 grup liczących łącznie 3729 odwiedzających – jest nieuchronnie niższa od wyników z poprzednich lat (18 099 osób w 2019 r.), Trybunał potrafił także tym razem znaleźć nowe sposoby, aby udostępnić zdalnie swoje budynki i działalność. I tak zaproponował on spotkania na platformach cyfrowych z pracownikami Trybunału, umożliwiające wirtualną wycieczkę po zespole budynków Pałacu, jak również webinary organizowane stosownie do potrzeb w ciągu dwóch dni z udziałem członków, referendarzy i administratorów Trybunału. Te webinary pozwoliły 798 osobom – w ramach 21 wirtualnych wizyt – skorzystać z prezentacji.

Trybunał, za pośrednictwem Dyrekcji Komunikacji, przekazał 173 komunikaty prasowe (łącznie 2292 wersji językowych), aby poinformować przedstawicieli zawodów prawniczych i ogół społeczeństwa (3366 odbiorców wpisanych na listy mailingowe) o swoich orzeczeniach, ale także o wydarzeniach, które naznaczyły życie instytucji. Strona internetowa curia.europa.eu odnotowała ponad 6,6 mln wizyt i przejrzano ponad 27 mln stron.

Instytucja była nadal obecna w sieciach społecznościowych, wysyłając 702 tweety na Twitterze za pośrednictwem swoich dwóch kont w języku francuskim i angielskim. 273 wiadomości zostały także opublikowane na LinkedIn.

Z uwagi na niemożność zorganizowania bezpośrednich spotkań, takich jak coroczny Dzień Otwarty, postanowiono wykorzystać możliwości oferowane przez media społecznościowe, aby publiczność z całego świata mogła zapoznać się z funkcjonowaniem Trybunału. W związku z tym trzy wydarzenia wirtualne zostały zorganizowane wyłącznie w mediach społecznościowych – z okazji Dnia Europy (9 maja), Europejskiego Dnia Sprawiedliwości (24 października) i rocznicy utworzenia Trybunału Sprawiedliwości (4 grudnia): przedstawienie wyroków Trybunału, filmów animacyjnych na wybrane tematy z zakresu orzecznictwa, pytania–odpowiedzi. Między innymi dzięki tym wydarzeniom liczba obserwujących Trybunał nie przestała rosnąć w ciągu roku i przekroczyła 90 000 obserwujących na LinkedIn i 100 000 obserwujących na Twitterze. Te trzy wydarzenia spowodowały na Twitterze łącznie 1 713 000 odsłon (liczba wyświetleń tweeta przez użytkowników) oraz na LinkedIn – 258 000.

Równolegle organizowano dla dziennikarzy briefingi prasowe online poświęcone bieżącym postępowaniom. W 11 briefingach prasowych wzięło udział łącznie 94 dziennikarzy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Trybunał udzielił dostępu do swoich dokumentów administracyjnych i archiwów historycznych w ramach 103 wniosków. Trybunał odpowiedział także na 17 174 wnioski o udzielenie informacji, które wpłynęły od obywateli i które dotyczyły spraw w toku lub orzecznictwa, jego funkcjonowania i jego właściwości.

Wreszcie, Sieć Sądowa Unii Europejskiej, utworzona w marcu 2017 r. z okazji 60. rocznicy podpisania traktatów rzymskich i skupiająca sądy konstytucyjne i sądy najwyższe państw członkowskich, spotkała się kilkakrotnie w trybie wideokonferencji w dwóch grupach tematycznych „Innowacje” i „Terminologia prawnicza”. Spotkania te stanowiły okazję do wymiany informacji na temat wykorzystania nowych technologii w celu wspierania działalności sądowniczej oraz do podzielenia się zasobami tłumaczeniowymi, które mogłyby być wykorzystywane przez sądy krajowe.

Wielojęzyczność ma kluczowe znaczenie dla przebiegu postępowań sądowych Trybunału Sprawiedliwości. Gdyby tak nie było, obywatel nie miałby dostępu do europejskiego wymiaru sprawiedliwości i jego orzecznictwa, które stanowi przecież źródło praw i obowiązków. I tak Dyrekcja Generalna ds. Wielojęzyczności (DGM) musiała stawić czoło nagłemu pojawieniu się kryzysu zdrowotnego i zapewnić wypełnianie powierzonego jej zadania w poszanowaniu bezpieczeństwa personelu.

Mówiąc konkretnie, w pierwszych miesiącach roku, gdy wybuchła pandemia, nie było żadnych zakłóceń. Począwszy od końca lutego, DGM uruchomiła swoją komórkę operacyjną ds. kryzysu i przewidziała wprowadzenie w życie planów ciągłości działalności w ścisłym porozumieniu z innymi służbami Trybunału Sprawiedliwości oraz gabinetami sędziów i rzeczników generalnych.

W dniu 13 marca, trzy dni przed rozpoczęciem krajowego lockdownu, cały personel został poinformowany o tym, że nie będzie miał wstępu do budynków Trybunału. Bezwzględnym priorytetem było zapewnienie współpracownikom ochrony zdrowotnej i zapobieganie rozprzestrzenianiu się wirusa. Skoro tylko został osiągnięty ten podwójny cel, DGM kierowała się zapewnieniem ciągłości działalności służby. O ile początkowo należało wykazać się prężnością i kreatywnością w zarządzaniu szczególnymi aspektami tego kryzysu, o tyle następnie trzeba było wykazać się wytrwałością z uwagi na nieprzewidywalny, i zresztą ciągle niepewny czas trwania tego kryzysu.

Jeśli chodzi konkretnie o tłumaczenia prawnicze, cele zbiorowe i indywidualne uwzględniały – w początkowym okresie lockdownu i gdy uzasadniała to sytuacja – osobistą sytuację pracowników dyrekcji generalnej (osoby mieszkające samotnie, dzieci w domu itd.). Z uwagi na ogólny charakter kryzysu tymczasowy spadek produktywności został wyrównany obniżeniem się zamówień na tłumaczenia. Następnie środki organizacyjne i zaangażowanie każdego z osobna w połączeniu z korzyściami płynącymi ze stałego inwestowania w nowe technologie i zoptymalizowany outsourcing pozwoliły przywrócić zdolność produkcyjną, tak że ciągłość działalności służby nie była zagrożona w żadnym momencie.

Jeśli chodzi o tłumaczenia konferencyjne, kwestia ciągłości działalności przedstawiała się inaczej. Rozprawy musiały bowiem zostać anulowane lub odroczone na termin przypadający po dniu 25 maja. Okres od 13 marca do 25 maja został zatem wykorzystany na opracowanie protokołu rozpraw, który miał zapewnić bezpieczeństwo zdrowotne wszystkich uczestników, przykładowo w ten sposób, że z danej kabiny tłumaczeniowej może korzystać tylko jeden tłumacz konferencyjny. Ponadto w obliczu trudności związanych z podróżowaniem, jakie napotykali jeszcze przedstawiciele stron, ustanowiony został system zdalnego udziału w rozprawach. Dzięki temu można było uniknąć odroczenia daty rozprawy w licznych przypadkach. Ta nowość stanowiła duże wyzwanie techniczne, kognitywne i organizacyjne, któremu podołano z powodzeniem. Wreszcie, służba tłumaczeń konferencyjnych dostosowała się również do przerwy w rozprawach, poświęcając się różnym zadaniom związanym ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym (kursy językowe, ćwiczenia z tłumaczenia konferencyjnego i wymiany językowe online), a także z propagowaniem zawodu tłumacza konferencyjnego (webinary i moduły językowe).

DGM mogła zatem liczyć na zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności pracowników, na wzajemną pomoc oraz na decydujący wkład nowych technologii, aby zapewnić ciągłość działalności służby tłumaczeń prawnych i służby tłumaczeń konferencyjnych.

Wreszcie, ilustrację zdolności dostosowawczych DGM stanowią elektroniczny przepływ dokumentów, organizacja zdalnych szkoleń i zebrań, między innymi po to, by zachować kontakty społeczne niezbędne dla dobrego samopoczucia wszystkich osób, jak również regularna polityka informowania personelu za pomocą wiadomości elektronicznych dyrektora generalnego lub biuletynów informacyjnych.

Rezultat odpowiada podjętych wysiłkom. W 2020 r. dzięki staraniom wszystkich zaangażowanych osób zaplanowane rozprawy mogły zostać przetłumaczone ustnie i konieczne tłumaczenia pisemne mogły zostać sporządzone; pełna wielojęzyczność mogła zostać zapewniona w interesie zarówno podmiotów prawa, jak i obywateli, w niemalże normalny sposób w tym wyjątkowo trudnym dla nas wszystkich roku.

Rok 2020 r. pozostanie dla Dyrekcji ds. Tech­nologii Informacyjnych (DTI) rokiem historycz­nym, który wymagał nadzwyczajnej zdolności reagowania i dostosowywania się do bieżących okoliczności.

Wraz z wprowadzeniem powszechnej telepracy głównym priorytetem było stworzenie służbom Trybunału możliwości kontynuowania pracy w możliwie efektywny sposób mimo lockdownu.

Zanim przyjęto instrukcję, udzieloną w dniu 13 marca 2020 r. pracownikom, by pracowali z domu, wyposażyliśmy już naszych współpracowników Helpdesku, aby mogli odpowiadać na zgłoszenia ze swoich domów. Wyprzedzając sytuację, kilka dni przed podjęciem decyzji o upowszechnieniu telepracy dla całego personelu Trybunału połowa Helpdesku pracowała już ze swoich domów, co pozwoliło nam sprawdzić, że wsparcie funkcjonuje prawidłowo w trybie telepracy i jesteśmy gotowi wspierać użytkowników, którzy musieli zmienić miejsce pracy z dnia na dzień. Aby móc zaoferować wszystkim użytkownikom Trybunału takie miejsce pracy, które pozwala im pracować w domu tak jak w biurze, przyspieszyliśmy od lutego będący już w toku program mobilności i wyposażyliśmy wszystkie osoby, które nie dysponowały jeszcze koniecznym sprzętem.

Kilka dni po rozpoczęciu lockdownu zwiększyliśmy dziesięciokrotnie przepustowość naszych połączeń internetowych, aby sprostać gwałtownemu wzrostowi zapotrzebowania na łączność między Trybunałem a światem zewnętrznym. Mogło to zostać zrealizowane dzięki mobilizacji zaangażowanych służb, które uczyniły wszystko, aby wykonać tę operację w nadzwyczaj krótkim czasie.

Komunikacja i współpraca stanowiły kluczowe słowa w naszej działalności podczas kryzysu związanego z Covid­19 zarówno dla pracy sądowniczej, jak i pracy administracyjnej, wewnątrz i na zewnątrz. Najbardziej widocznymi osiągnięciami są nowo zaoferowana usługa bezpiecznej wideokonferencji, która umożliwiła organizację narad i konferencji izb (15 tygodniowo), jak również zebrań dyrekcji instytucji (150 tygodniowo). Pozwoliła ona również Trybunałowi Sprawiedliwości i Sądowi na przeprowadzenie 77 rozpraw, w których strony uczestniczyły zdalnie.

Kryzys związany z Covid­19 postawił przed nami wyzwania, ale stworzył także okazję do przyspieszenia transformacji cyfrowej, która w instytucji była już w toku. I tak po tym, jak początkowo skupiliśmy nasze zasoby na zapewnieniu stabilności usług informatycznej i telekomunikacyjnej w kontekście kryzysu, podjęliśmy na nowo naszą pozostałą działalność i projekty w normalnym rytmie, dostosowując je jednak do nowych potrzeb związanych z kryzysem, jak na przykład zwiększenie samodzielności użytkowników w odniesieniu do narzędzi wykorzystywanych w ramach telepracy. Mimo sytuacji kryzysowej realizowaliśmy dalej nasz plan transformacji cyfrowej, między innymi w ramach prowadzenia projektu zintegrowanego systemu zarządzania sprawami (ICMS), oraz programy stabilności operacyjnej.

W związku z tym rok 2020 nie był dla DTI rokiem „status quo”, lecz rokiem dostosowywania się i rozwoju.