Leto v znamenju prilagajanja in kontinuitete javne službe evropskega sodstva

A | Uvod sodnega tajnika

Na individualni ravni je bilo leto 2020 polno preizkušenj za vsakogar zaradi omejitev, bolezni in negotovosti, ki zaznamujejo to leto.

Na ravni upravljanja služb institucije je navedeno leto pomenilo velik izziv, premagan z odločnostjo, metodičnostjo in prilagodljivostjo. V zelo kratkem času je bilo treba izvesti popolno preobrazbo načina delovanja institucije. Nobeni službi ni bilo prizaneseno s to nujnostjo prilagoditve, inovacije in preobrazbe.

Na srečo se je institucija lahko oprla na strukturo in postopke, določene za krizne razmere. Ta struktura temelji na krizni celici, ki je pristojna, da na ravni institucije kot celote sprejema večje odločitve, povezane s kriznimi razmerami in njihovim razvojem. Sprejema splošne ukrepe, ki iz tega izhajajo (ureditev dela na daljavo, medsektorski ukrepi v zvezi z upravljanjem osebja itd.). Te splošne odločitve se nato izvajajo na ravni centra za krizno upravljanje (CMC), ki ga sestavljajo predstavniki vseh operativnih celic, ki zagotavljajo kontinuiteto dejavnosti znotraj vsake službe. CMC je na svojih rednih srečanjih prav tako zagotovil povratne informacije krizni celici za omogočanje usmerjanja razmer.

To upravljanje krize, ki je tesno povezalo službe in sodišči institucije, je omogočilo usklajeno delovanje, usmerjeno v dosego treh medsebojno povezanih in soodvisnih ciljev: zagotavljanje zdravstvene varnosti osebja in oseb, ki morajo obiskati prostore institucije, zagotavljanje kontinuitete sodne dejavnosti in spremljanje osebja.

Za zagotavljanje zdravstvene varnosti v stavbah institucije in varovanje osebja pred tveganjem okužbe je bilo 10. marca odločeno, da bodo osebe naloge, ki se sicer izvajajo v instituciji, opravljale od doma. Ta ureditev dela na domu je bila nato posplošena in postala obvezna od ponedeljka, 16. marca, preden so sploh nacionalni organi odločili o zajezitvenih ukrepih. Prostori Sodišča so tako postali nedostopni, razen za osebe, pozvane k izvajanju ključnih funkcij, ki jih ni bilo mogoče izvajati na daljavo. Ta ureditev je bila zahvaljujoč stalnemu spremljanju zdravstvenega in regulativnega razvoja stanja v Luksemburgu ter sosednjih državah, ki sta ga varnostna in zdravstvena služba izvajali v rednem sodelovanju z luksemburškimi organi, predmet prilagoditev v različnih fazah, česar cilj je bil doseg ravnovesja med zdravstvenimi razmerami, stopnjo obiskanosti prostorov, ohranjanjem sodne dejavnosti in potrebami osebja.

Vzporedno z ureditvijo dela na daljavo je bilo eno ključnih orodij za varstvo zdravja oseb opredelitev in izvajanje natančnih in strogih zdravstvenih protokolov. Za nadaljnje izvajanje pravosodja Unije je Sodišče znova odprlo sodne dvorane od 25. maja. Ob upoštevanju logistike in zdravstvene varnosti je bilo zato treba nadzorovati dnevno prisotnost v prostorih, in sicer ne le članov osebja, potrebnih za organizacijo obravnav, temveč tudi odvetnikov in agentov, ki so prihajali iz cele Evropske unije. Skupek vseh posebej zahtevnih izvajanih ukrepov (merjenje temperature ob vstopu v stavbe, obvezno nošenje mask na skupnih območjih in na obravnavi, spoštovanje fizične razdalje z uvedbo ločenih pasov za hojo, razkuževanje pogosto obiskanih mest, namestitev naprav s hidroalkoholnimi geli, zaščitne pregrade, table z opozorili in ozaveščanje z različnimi sporočili) je omogočil zagotoviti najvišjo raven varstva vseh zadevnih oseb ob hkratnem zagotavljanju zadovoljivih pogojev za sprejem teh oseb.

To vnovično opravljanje javnih obravnav je bilo nujno z vidika zagotavljanja kontinuitete javne službe evropskega sodstva. Pred tem začetkom opravljanja obravnav se je sodna dejavnost lahko ohranila z obravnavanjem zadev na daljavo zlasti s prilagojeno postopkovno ureditvijo. Sodni tajništvi sodišč sta zastopnike strank ustrezno obvestili o postopkovnih posledicah, ki so izhajale iz okvira krize, in o sprejetih ukrepih, in sicer prek za to namenjenega prostora na spletnem mestu institucije.

S tehničnega vidika so službe institucije za infor- matiko od februarja pospešile program opremljanja z orodji za delo na daljavo. Pasovna širina je bila v prvih tednih po datumu prvih zajezitvenih ukrepov desetkratno povečana in varni sistem za avdio- ter nato videokonference je bil hitro dan na voljo vsem službam.

Kot je na naslednjih straneh podrobno opisano, je institucija inovativno reševala težave nekaterih zastopnikov strank pri potovanju. Kot sadež izjemnega sodelovanja med službami, obema sodiščema in njunimi sodnimi tajništvi je bil zasnovan edinstven sistem sodelovanja na obravnavi na daljavo po videokonferenci, pri čemer se zagotavlja simultano dvosmerno tolmačenje za vseh 24 uradnih jezikov Unije.

Nazadnje, iz naslova učinkovitega upravljanja virov se je redno opravljala začasna prerazporeditev nekaterih članov osebja, ki se jim je zmanjšala dejavnost glede na naravo njihovih funkcij, pri službah, ki so se – nasprotno – soočale s povečanjem obsega dela. Ta solidarnost ter vzajemna obogatitev znanja in izkušenj sta se izkazali kot prednost za premostitev težav in bosta prav tako dragoceni za uspešno vrnitev osebja v prostore institucije.

Zadnji cilj, ki se uresničuje v okviru opravljanja krize, je bil spremljanje osebja skozi to celotno obdobje, ki je povsem novo in zaznamovano s težkimi osebnimi okoliščinami.

Temu je bila namenjena posebna pozornost, najsi gre za osebe, ki so bile okužene z virusom, ali tiste, izpostavljene tveganju z okužbo, osamljene osebe ali osebe, ki so morale skrbeti za otroke, ki so ostali doma. Te osebe so prejele podporo kadrovske službe, uradnih zdravnikov in negovalnega osebja v zdravstveni službi ter psihologinje. Vodje služb so v okviru tega pristopa, za katerega je značilna osamljenost, prav tako upoštevali posebne položaje, da bi lahko prilagodili, kako zadevne osebe izvajajo svoje funkcije.

Pandemična kriza in nujnost najti rešitve za spopadanje s posledicami te krize za organizacijo institucije sta privedli do neverjetnega pospeška napredka, ki je obstajal ali bil celo le v zametkih.

Poleg ponosa, da smo skupaj uspeli ohraniti raven dejavnosti, ki je skoraj enaka nekdanji, nadaljevati tekoče projekte in istočasno nuditi najvišje pogoje zdravstvene varnosti, kaže upravljanje tega za institucijo povsem novega obdobja trajne in pozitivne spremembe pri obravnavanju delovnih metod oziroma samega delovnega razmerja ter potenciale virtualne prisotnosti.

Delo na domu (popolno ali delno) je za vso osebje realnost od 16. marca 2020 dalje. Ob postopnem uvajanju te organizacije, ki so jo narekovale okoliščine, so se naravno pojavili izzivi novih razmer: dematerializirati in poenostaviti tokove odločanja, spodbujati samostojnost sodelavcev in zagotavljati kakovost njihovega dela, nadzirati ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem, biti solidarni v instituciji in z njo, približati se zunanjim sogovornikom – institucionalnim ali državljanom – zahvaljujoč možnostim, ki jih nudijo nove tehnologije.

Ko bodo omejitve, povezane s pandemijo, odstranjene, bo institucija morala ohraniti sadove tega napredka, v okviru vrnitve na poklicno življenje, katerega pogoji bodo novi in obogateni. Ovire, ki jih je bilo treba premostiti, so tako izkušnje, ki so nas naredile individualno in kolektivno močnejše, bolj odgovorne in solidarne. In če se je institucija uspešno spopadla s tako neugodnimi razmerami, je to zahvaljujoč zavzetosti in koheziji njenih sodelavcev ter predanosti in skrbnosti njenega vodstva. Jutri bo lahko računala na te lastnosti za pripravo vrnitve svojega osebja na delo in bo lahko solidarna v okolju, v katerem bosta mobilnost in odgovornost med obnovljenimi dejavniki njene organizacije.

C | Številčni prikaz dejavnosti Sodišča v času pandemije

Nadaljevanje sodne dejavnosti Sodišča v času pandemije je zahtevalo uvedbo ukrepov za zagotovitev pravilnega delovanja evropskega pravosodja, pa tudi za nadaljnje obveščanje državljanov Unije o njihovih pravicah in o dejavnosti evropskih sodišč. Najsi bo z razvojem sistema, ki omogoča nudenje možnosti podajanja ustnih stališč na daljavo s simultanim tolmačenjem, ali z ukrepi za komunikacijo – tako znotraj institucije kot z zunanjo javnostjo – je Sodišče pokazalo drznost, pobudo in prilagodljivost. Ker dostop do prostorov institucije sprva ni bil mogoč, nato pa so zanj veljala stroga zdravstvena pravila, so bili obiski javnosti in strokovnjakov ter vpogled v knjižnično gradivo na kraju samem vsekakor bolj redki, vendar je Sodišče takoj našlo nadomestne rešitve.

Med 25. majem in 22. decembrom 2020 je bilo skupno opravljenih 252 obravnav (ki se lahko nanašajo na več zadev, obravnavanih pred isto sestavo). Od tega je 40 obravnav na Sodišču potekalo prek videokonference, stranke postopka (od ene do štirih strank) pa so v njih intervenirale na daljavo, ter 38 obravnav na Splošnem sodišču, stranke postopka (od ene do treh strank) pa so v njih intervenirale na daljavo.

Življenje institucije in upravna dejavnost prav tako nista bila prekinjena: med marcem 2020 in decembrom 2020 je institucija sprejela več novih članov. Z nastopom funkcije novega francoskega generalnega pravobranilca, Jeana Richarda de la Toura, je bila uvedena še ena novost: njegova prisega se je namreč zgodila na daljavo, prek nameščenih ekranov, v prisotnosti predsednika K. Lenaertsa, prvega generalnega pravobranilca M. Szpunarja in sodnega tajnika A. Calota Escobarja. Pozneje so lahko prisego pred Sodiščem in situ podali 10. septembra Athanasios Rantos, grški generalni pravobranilec, ter 6. oktobra Jan Passer, češki sodnik Sodišča, in Ineta Ziemele, latvijska sodnica Sodišča, vselej z uporabo potrebnih ukrepov za varovanje zdravja.

Od marca dalje so morale vse službe institucije prilagoditi svoje načine interne komunikacije. Skupine so se lahko sestajale prek videokonference in nadaljevale delo na daljavo. Tako je bilo za interne ali medinstitucionalne sestanke povprečno organiziranih več kot 150 video‑ ali avdiokonferenc na teden.

Za zunanjo komunikacijo je Sodišče izvedlo vrsto ukrepov na daljavo zahvaljujoč uporabi družbenih omrežij in tehnoloških sredstev, da bi doseglo hkrati specializirano ali strokovno javnost in širšo javnost ter da bi se njegove odločitve lahko še naprej ustrezno razširjale.

Sodišče je prav tako v celotnem letu organiziralo 29 protokolarnih dogodkov v prostorih Sodišča ob spoštovanju posebej visokih zahtev ter pet uradnih obiskov in pet slavnostnih sej. V tem okviru je Sodišče lahko obiskalo 171 nacionalnih sodnikov. Čeprav so bili ti obiski večinoma opravljeni pred omejitvami dostopa, ki jih je nalagal boj proti širjenju koronavirusa, je Sodišče lahko občasno priredilo pomembne dogodke (slovesna obveza članov Evropskega javnega tožilstva 28. septembra, slavnostna seja ob nastopu funkcije sodnice Inete Ziemele in sodnika Jana Passerja 6. oktobra), katerih potek je moral biti prilagojen glede na zdravstvene omejitve.

Nazadnje se lahko člani in osebje institucije oprejo na knjižnično zbirko, ki obsega 285.000 del (od česar se 155.000 del nanaša predvsem na pravo Evropske unije), več kot 6300 elektronskih knjig, 490 naročnin na periodični tisk v natisnjeni obliki ter več sto v elektronski obliki, dostopnih prek baz podatkov (več kot sto). V okviru objave sodne prakse je bilo v Zbirki odločb leta 2020 objavljenih 35.019 dokumentov. Od 13. marca 2020 je Information desk vzpostavil različne načine za uporabo dokumentacijskih virov na daljavo, da bi izravnal zaprtje čitalnice za uporabnike (159 digitaclizacij na prošnjo in 724 del, izposojenih prek Biblio-drive, ki je samostojna naprava za izposojo in vračilo del).

V odgovor na omejitve potovanj, ki so jih naložile države članice, je institucija zasnovala sistem videokonference, ki zastopnikom strank, ki ne morejo fizično priti v Luksemburg, izjemoma omogoča, da se na daljavo udeležijo obravnav ob spoštovanju večjezičnosti. Dva uporabnika tega sistema delita svoji izkušnji v zvezi s tem.

Udeležba na obravnavi na daljavo

„Počaščena sem, da me je Sodišče Evropske unije (v nadaljevanju: Sodišče) povabilo, naj delim svojo izkušnjo glede uporabe videokonference v okviru obravnave na Sodišču in podam svoje vtise o tem sistemu.

Najprej je treba poudariti, da se je digitalna preobrazba v Evropski uniji začela precej pred letom 2020. Kljub temu bo to leto zapisano v zgodovini ne le zaradi covida-19 in njegovih posledic, ampak tudi zaradi prelomne točke, ki ga predstavlja glede digitalizacije in uporabe videokonference v okviru obravnav pred Sodiščem.

To velja, ker – čeprav je seznam negativnih posledic covida-19 dolg – je pandemija spodbudila pridobitev digitalnih spretnosti in pospešila vzpostavitev digitalnih rešitev v vsakdanjem življenju. Iz teh razlogov so podjetja, institucije in posamezniki začeli uporabljati digitalne rešitve, da bi hkrati izboljšali svoje vsakdanje življenje, da bi bolje in učinkoviteje delali ter da bi zagotovili boljšo komunikacijo z nacionalnimi sodišči in Sodiščem.

Leta 2020 so države članice in stranke v postopkih, ki potekajo pred Sodiščem, imele možnost, da se prek videokonference udeležijo obravnav pred Sodiščem. Zahvaljujoč tej tehnologiji so lahko države članice in stranke na obravnavah izrazile svoja stališča in odgovorile ne le na vprašanja, ki jih je postavilo Sodišče, temveč tudi na vprašanja in pripombe drugih strank in držav članic. Enako kot na obravnavi s fizično prisotnostjo je med videokonferenco na voljo tolmačenje, kar omogoča ogromna količina dela, ki ga opravijo tolmači, da simultano prevajajo besede, izrečene na obravnavah, da bi lahko vsi udeleženci razumeli to, kar se govori.

Potek obravnav se ni spremenil, razen tega, da lahko agenti držav članic in zastopniki strank ostanejo v svoji državi in sodelujejo na daljavo. Taka možnost s seboj prinaša veliko prednosti, kot so praktičnost, varnost in prihranek časa pri poteh, pa tudi slabosti, kot je na primer nemožnost občutiti duh Sodišča, te čudovite izkušnje, ki se podoživi ob vsakem obisku sodne dvorane Sodišča, ko se osebno podajo stališča v zadevi pred Sodiščem.

Poudariti je treba, da je Sodišče s tem, da je omogočilo uporabo videokonference za obravnave, pokazalo, da se lahko prilagodi okoliščinam in da morajo postopki kljub zdravstveni krizi potekati dalje.“

Novi izzivi tolmačenja na daljavo

Oprava obravnav, na katerih nekatere stranke intervenirajo na daljavo, je imela pomembne posledice za delo tolmačev.

Zunanji tolmač iz španske kabine, ki redno dela za Sodišče, pojasnjuje, kaj je delo tolmača za evropske institucije, natančneje za Sodišče, pomenilo v tem letu 2020.

„Leto 2020 je bilo netipično za vse. Za vse tolmače je pandemija najprej povzročila popolno ustavitev dejavnosti, zlasti zaradi odpovedi mednarodnih sestankov. Ko se je delo nadaljevalo, so bile delovne razmere povsem drugačne. Za zunanje tolmače je ta nova realnost sprožila veliko vprašanj: kako se gibati glede na omejitve potovanj ter kako delati v dobrih zdravstvenih in tehničnih pogojih? Videokonferenca, ki je odtlej omogočala organiziranje spletnih sestankov, je povzročila nemalo skrbi glede zanesljivosti povezav na daljavo in kakovosti zvoka, ki je le redko enakovredna tisti v dvorani. Treba se je dvojno potruditi, da bi razumeli govorce, in delo je bolj utrujajoče kot prej.

Kljub temu menim, da so na Sodišču povezave na daljavo med obravnavami na splošno dobre kakovosti. Res je, da je nemogoče vselej zagotoviti optimalno kakovost, vendar je po mojem mnenju storjeno vse, kar je za to potrebno, zlasti zaradi testnih poskusov, ki se predhodno opravijo s tolmači. Poleg tega je standard komuniciranja za vnaprejšnje obveščanje strank in tolmačev o spremembah, povezanih z novimi načini dela in potrebnimi pripravami, odličen. Zunanji tolmači so o tem jasno obveščeni že ob sklenitvi pogodbe.

Institucija se je izjemno potrudila za ohranitev najboljših mogočih delovnih razmer. Presenečen sem bil nad resnostjo in strogostjo zdravstvenih ukrepov: poleg upoštevanja običajnih ukrepov si tolmači ne delijo niti predmetov (prenosnih računalnikov, slušalk) niti pisalnih miz.

Ne delimo si več istih kabin, zato je zdaj veliko težje komunicirati ali sploh slišati tolmačenje naših kolegov. To lahko ovira enotnost terminologije, ki jo uporabljamo. Uskladiti se moramo vnaprej. Ko naletimo na kakšno težavo (terminološko vprašanje, tehnična težava itd.), si med tolmačenjem težje medsebojno pomagamo. Za nekatera vprašanja komuniciramo z gestami, za druga z mobilnim telefonom ali pa z uporabo aplikacij za takojšnje sporočanje.

V tem okviru je priprava obravnave bistvena, Sodišče pa je poleg tega edina institucija, v kateri konferenčni tolmači tej pripravi posvetijo cel delovni dan, enako kot zaposleni tolmači. Glede tega od začetka pandemije praktično nisem opazil razlike. Naši kolegi so še vedno enako na voljo, četudi se morda več uporabljajo elektronska pošta in sporočila SMS, na hodnikih pa ni več neformalnih pogovorov.

Menim, da je bilo na začetku veliko tolmačev prestrašenih glede tega, kakšne posledice bi lahko imela pandemija na naš poklic. Vendar so se po prvotnem šoku iskale rešitve in prilagodili smo se ter se izkopali iz krize.“

Dialog s pravnimi strokovnjaki in širšo javnostjo se je v letu 2020 nadaljeval. Čeprav so se tradicionalni kanali ohranili, se je okrepil virtualni dialog zlasti prek videokonference in platform družbenih omrežij.

Direktorat za komuniciranje je še naprej uporabljal tradicionalna komunikacijska sredstva, vendar je bil poudarek na okrepljeni uporabi družbenih medijev. Med 16. marcem in 22. decembrom 2020 je bilo objavljenih 142 sporočil za medije. Računa Twitter in LinkedIn Sodišča (v francoščini in angleščini) sta se uporabljala za poročanje o aktualnih zadevah Sodišča: prek Twitterja je bilo poslanih 668 sporočil za obveščanje sledilcev. Namen teh sporočil je bil zlasti na eni strani opozoriti na glavne zadeve, obravnavane v naslednjem tednu, in na drugi strani posredovati objavo sporočil za javnost.

Organiziranje obiskov je pomembna dejavnost za Sodišče v okviru njegove politike odprtosti in širjenja znanj v razmerju ne le do pravnih strokovnjakov in študentov prava, temveč tudi evropskih državljanov. Zdravstveni ukrepi, ki so bili uvedeni marca 2020, so preprečili organizacijo takih obiskov in sprejem obiskovalcev. Čeprav sta skupni številki – 127 skupin in skupno 3729 obiskovalcev – nujno nižji od prejšnjih let (18.099 oseb leta 2019), je Sodišče vseeno znalo najti nove načine, da svoje stavbe in dejavnosti naredi dostopne na daljavo. Tako je pripravilo srečanja na digitalnih platformah, na katerih uslužbenci Sodišča vodijo virtualni obisk nepremičninskega kompleksa Palače, ter po meri organizirane dvodnevne spletne seminarje s sodelovanjem članov, strokovnih sodelavcev in administratorjev Sodišča. Ti spletni seminarji so 798 osebam v okviru 21 virtualnih obiskov omogočili spremljanje predstavitev.

Sodišče je prek Direktorata za komuniciranje posredovalo 173 sporočil za medije (za skupaj 2292 jezikovnih različic), da bi strokovnjake in širšo javnost (3366 naslovnikov, vpisanih na sezname prejemnikov po elektronski pošti) obvestilo o svojih odločitvah, pa tudi o dogodkih, ki so zaznamovali življenje institucije. Spletno mesto curia.europa.eu je imelo več kot 6,6 milijona obiskov, ogledanih pa je bilo več kot 27 milijonov strani.

Institucija je bila še naprej prisotna na socialnih omrežjih, pri čemer je prek svojih dveh računov na Twitterju – v francoščini in v angleščini – poslala 702 tvita. Prav tako je bilo na LinkedInu objavljenih 273 sporočil.

Ker zaradi varovanja javnega zdravja ni bilo mogoče organizirati srečanj, kot je vsakoletni dan odprtih vrat, je bilo odločeno, da se družbeni mediji uporabijo za predstavitev delovanja Sodišča javnosti po vsem svetu. Tako so bili izključno na družbenih medijih organizirani trije virtualni dogodki v okviru dneva Evrope (9. maj), evropskega dneva pravosodja (24. oktober) in obletnice prve ustanovitve Sodišča (4. december): predstavitve sodb Sodišča, dejavnosti v zvezi z nekaterimi temami iz sodne prakse, vprašanja in odgovori. Ti trije dogodki so poželi veliko uspeha pri sledilcih Sodišča, katerih število je med letom raslo in preseglo 90.000 sledilcev na LinkedInu in 100.000 sledilcev na Twitterju. Ti trije dogodki so na Twitterju ustvarili skupaj 1.713.000 ogledov (tolikokrat so uporabniki videli tvit), na LinkedInu pa 258.000.

Obenem so bili za novinarje organizirani informativni sestanki za medije glede posodobitve sodne prakse in informacij o postopkih. Na 11 informativnih sestankih za medije se je zbralo skupaj 94 novinarjev.

V skladu z veljavno ureditvijo je Sodišče v okviru 103 prošenj nudilo dostop do svojih administrativnih dokumentov in svojih zgodovinskih arhivov. Sodišče je prav tako odgovorilo na 17.174 zahtev državljanov za informacije, ki se nanašajo tako na tekoče zadeve kot na sodno prakso, njegovo delovanje in njegove pristojnosti.

Nazadnje, pravosodna mreža Evropske unije, ki je bila ustanovljena marca 2017 ob 60. obletnici Rimskih pogodb in ki združuje ustavna in vrhovna sodišča držav članic, se je večkrat sestala po videokonferenci znotraj dveh tematskih skupin, „Inovacije“ in „Pravna terminologija“. Ta srečanja so bila priložnost za izmenjavo informacij o uporabi novih tehnologij v podporo sodni dejavnosti in za delitev sredstev za prevajanje, ki bi jih lahko uporabljala nacionalna sodišča.

Večjezičnost je v središču poteka sodnih postopkov Sodišča. Če ne bi bilo tako, državljani ne bi mogli imeti dostopa do evropskih sodišč ali do njihove sodne prakse, ki vendarle ustvarja pravice in obveznosti. Tako je moral Generalni direktorat za večjezičnost (DGM), ko je bil soočen z nenadnim pojavom zdravstvene krize, ob upoštevanju varnosti osebja opraviti nalogo, ki mu je zaupana.

Kljub pandemiji so prvi meseci v letu potekali gladko. DGM je od konca februarja aktiviral svojo operativno krizno celico in predvidel izvajanje načrtov za neprekinjeno delovanje, ob tesnem sodelovanju z drugimi službami Sodišča ter kabineti sodnikov in generalnih pravobranilcev.

13. marca, tri dni pred nacionalno omejitvijo gibanja, je bilo vse osebje obveščeno, da bo uveden sistem dela na daljavo zunaj zgradb Sodišča. Absolutna prednost je bila dana varovanju zdravja sodelavcev in preprečevanju širjenja virusa. Ko je bil ta dvojni cilj zagotovljen, je delovanje DGM vodil cilj kontinuitete službe. Najprej je bilo sicer treba pokazati prilagodljivost in ustvarjalnost pri upravljanju posebnih vidikov te krize, nato pa je bilo treba glede na nepredvidljivo in poleg tega še vedno negotovo trajanje te krize pokazati vzdržljivost.

Kar se posebej tiče pravnega prevajanja, se je s skupnimi in posamičnimi cilji – na začetku ob zajezitvenih ukrepih in kadar so okoliščine upravičevale – upošteval osebni položaj osebja generalnega direktorata (izolacija, otroci doma itd.). Ker je bila kriza splošna, je bil začasni padec zmogljivosti izravnan z zmanjšanjem povpraševanja po prevodih. Nato so organizacijski ukrepi in predanost vseh, skupaj s pozitivnimi posledicami stalnih naložb v nove tehnologije in optimizirano zunanje izvajanje, omogočili ponovno vzpostavitev proizvodne zmogljivosti, tako da kontinuiteta službe nikoli ni bila ogrožena.

Pri tolmačenju se je vprašanje kontinuitete kazalo drugače. Obravnave je bilo namreč treba odpovedati ali preložiti na datum po 25. maju. Obdobje od 13. marca do 25. maja se je torej izkoristilo za pripravo protokola o obravnavah, namenjenega zagotovitvi zdravstvene varnosti vseh akterjev, na primer z omejitvijo prisotnosti oseb v vsaki kabini za tolmačenje na enega samega tolmača. Poleg tega je bil zaradi težav s potovanji, s katerimi so se še srečevali zastopniki strank, uveden sistem udeležbe na obravnavah na daljavo, s čimer se je bilo mogoče izogniti veliko prestavitvam datumov. Te nove okoliščine so pomenile ogromen tehnični, kognitivni in organizacijski izziv, ki je bil uspešno rešen (glej strani 15 in 74–76). Nazadnje, služba za tolmačenje se je prav tako prilagodila prekinitvi obravnav in se posvetila različnim nalogam, povezanim z izobraževanjem in poklicnim izpopolnjevanjem (jezikovni tečaji, vaje tolmačenja in spletne jezikovne izmenjave), ter promocijo poklica tolmača na področju prava (spletni seminarji in jezikovni moduli).

DGM je tako gradil na predanosti in čutu za odgovornost svojega osebja, medsebojni pomoči ter odločilnemu prispevku novih tehnologij za organizacijo kontinuitete služb pravnega prevajanja in tolmačenja.

Nazadnje, sposobnost prilagoditve DGM se je potrdila z digitalizacijo tokov in organiziranjem usposabljanj in sestankov na daljavo, vključno zaradi ohranjanja določene družabnosti in družbene povezanosti, ki sta nujno potrebni za dobro počutje vseh, ter s politiko rednega obveščanja oseb prek elektronskih sporočil generalnega direktorja ali glasil.

Rezultat ustreza prizadevanjem. Namreč, leta 2020 je bilo na vseh načrtovanih obravnavah, s prizadevanjem vseh udeležencev, mogoče zagotoviti tolmačenje in opravljeni so bili potrebni prevodi; v tem letu, ki je pomenilo izjemno preizkušnjo za vse, je bila skoraj normalno lahko zagotovljena popolna večjezičnost v interesu tako strank kot državljanov.

Leto 2020 bo za Direktorat za informacijske tehnologije (DTI) ostalo poznano kot leto, ki sta ga zaznamovali izjemna odzivnost in prilagodljivost, zaradi česar bo to leto zapisano v zgodovino.

Ob uvedbi splošnega dela na daljavo je bila glavna prioriteta dati službam Sodišča možnost, da še naprej, kljub omejitvi gibanja, delajo čim bolj učinkovito.

Pred sprejetjem navodila o delu na domu, danega osebju 13. marca 2020, smo svoje podporne ekipe že opremili, da so se lahko na klice odzivale od doma. Najprej, več dni pred odločitvijo o posplošitvi dela na daljavo za vse osebje Sodišča je polovica službe za tehnično pomoč že delala od doma, kar nam je omogočilo preveriti, da je podporna služba pravilno delovala na daljavo in je bila pripravljena zagotavljati podporo uporabnikom, ki so morali nenadno zamenjati delovno lokacijo. Da bi vsi uporabniki Sodišča lahko imeli delovno postajo, ki bi jim omogočala tako delo na domu kot v pisarni, smo od februarja pospešili program mobilnosti, ki se je izvajal, in opremili vse tiste, ki še niso imeli potrebne opreme.

Nekaj dni po začetku omejitve gibanja smo desetkratno povečali zmogljivosti svojih spletnih strani, da bi se lahko kosali z ogromnim porastom zahtev za povezavo med Sodiščem in zunanjim svetom. To je bilo lahko izvedeno z mobilizacijo upoštevnih služb, ki so storile vse, da bi to operacijo izpeljale v izjemno kratkem času.

Komunikacija in sodelovanje sta bili ključni besedi naše dejavnosti med krizo, povezano s covidom-19, tako za sodno kot za upravno delo ter tako znotraj kot zunaj institucije. Najvidnejši dosežek je vzpostavitev nove varne storitve videokonference, ki je omogočila organizacijo posvetovanj in zasedanj senatov (15 na teden) ter sestankov direkcij institucije (150 na teden). Prav tako je Sodišču in Splošnemu sodišču omogočila izvedbo 77 obravnav s strankami na daljavo.

Kriza, povezana s covidom-19, je ustvarila izzive, vendar je zaradi nje nastala tudi priložnost za pospešitev digitalne preobrazbe, ki je potekala v instituciji. Tako smo, potem ko smo svoja sredstva najprej osredotočili na stabilnost računalniških in telekomunikacijskih storitev v okviru krize, svoje druge dejavnosti in projekte nadaljevali po običajnem ritmu, hkrati pa jih prilagodili za zadovoljitev novih potreb, ki jih je povzročila kriza, kot je na primer okrepitev samostojnosti uporabnikov glede orodij za delo na daljavo. Kljub kriznim razmeram smo še naprej sledili tudi svojemu časovnemu načrtu glede digitalne preobrazbe, zlasti v okviru vodenja projekta integriranega sistema vodenja zadev, in programov operativne stabilnosti.

Tako leto 2020 za DTI ni bilo leto za ohranitev statusa quo, ampak leto prilagoditve in razvoja.