Unionin oikeudenkäytöstä muodostuvan julkisen palvelun mukautumisen ja jatkuvuuden merkeissä sujunut vuosi

A | Kirjaajan johdanto

Yksilöllisellä tasolla vuosi 2020 on ollut kaikille koettelemusten vuosi rajoitusten, taudin ja taudin mukanaan tuoman epävarmuuden vuoksi.

Toimielimen yksiköiden johtamisen tasolla tämä vuosi on merkinnyt huomattavaa haastetta, joka on otettu vastaan päättävyydellä, järjestelmällisyydellä ja sopeutuvuudella. Hyvin lyhyessä ajassa on pitänyt toteuttaa toimielimen toimintatavan täydellinen muodonmuutos. Yksikään yksikkö ei ole välttynyt tältä tarpeelta mukautua, innovoida ja löytää itsensä uudelleen.

Toimielin on onneksi voinut tukeutua rakenteeseen ja menettelyihin, jotka oli jo otettu käyttöön kriisitilanteita varten. Tämän rakenteen perustana on kriisiyksikkö, joka on toimivaltainen tekemään koko toimielimen tasolla tärkeimmät päätökset, jotka liittyvät kriisitilanteeseen ja sen kehittymiseen. Se toteuttaa tästä tilanteesta johtuvat yleiset toimenpiteet (mm. etätyöjärjestelmä ja henkilöstöhallintoa koskevat monialaiset toimenpiteet). Nämä yleiset päätökset pannaan tämän jälkeen täytäntöön kriisinjohtokeskuksessa, johon kuuluvat kaikkien niiden operatiivisten ryhmien edustajat, jotka varmistavat toimintojen jatkuvuuden kussakin yksikössä. Kriisinjohtokeskus antaa säännöllisten kokoustensa yhteydessä myös palautetta kriisiyksikölle tilanteen koordinoinnin mahdollistamiseksi.

Tällä kriisinhallinnalla, jossa ovat tiiviisti mukana kumpikin toimielimeen kuuluva tuomioistuin ja toimielimen eri yksiköt, on voitu toteuttaa johdonmukaista toimintaa, joka niveltyy kolmen samanaikaisen ja toisistaan riippuvan tavoitteen ympärille, jotka ovat henkilöstön ja niiden henkilöiden terveysturvallisuuden takaaminen, jotka joutuvat käymään toimielimen tiloissa, lainkäyttötoiminnan jatkuvuuden takaaminen ja henkilöstön tukena toimiminen.

Terveysturvallisuuden takaamiseksi toimielimen rakennuksissa ja henkilöstön suojelemiseksi tartuntavaaralta jo 10. maaliskuuta päätettiin, että ne, jotka pystyvät hoitamaan vastuullaan olevat tehtävät kotoa käsin, työskentelevät kotona. Tämä kotona työskentelyä koskeva järjestelmä otettiin tämän jälkeen yleiseen käyttöön, ja siitä tuli pakollista maanantaina 16. maaliskuuta jo ennen kuin kansalliset viranomaiset päättivät sulkutoimista. Tuomioistuimen tiloihin eivät siis päässeet enää muut kuin sellaiset henkilöt, joiden on hoidettava olennaisia tehtäviä, joita ei voida hoitaa etänä. Koska turvallisuusosasto ja työterveysyksikkö ovat säännöllisessä yhteystyössä Luxemburgin viranomaisten kanssa seuranneet jatkuvasti sitä, miten Luxemburgissa ja sen naapurimaissa vallitseva tilanne kehittyy terveyden ja sääntelyn kannalta, kyseistä järjestelmää on voitu muuttaa eri vaiheissa pyrkimällä löytämään tasapaino terveysvaatimusten, toimitiloissa käyntien määrän, tuomiovallan käytön jatkumisen ja henkilöstön tarpeiden välillä.

Etätyöjärjestelmän rinnalla yksi ihmisten terveyden suojelun keskeisistä keinoista on ollut täsmällisten ja tiukkojen terveyskäytäntöjen määritteleminen ja toteuttaminen. Jotta unionissa voidaan jakaa edelleen oikeutta, tuomioistuin avasi istuntosalinsa uudelleen 25. toukokuuta. Tämän johdosta on pitänyt hallinnoida – logistiikan ja terveysturvallisuuden kannalta – tilannetta, jossa tuomioistuimen toimitiloissa on päivittäin paitsi henkilöstön jäseniä, joita tarvitaan istuntojen järjestämiseen, myös asianajajia ja asiamiehiä, jotka tulevat joka puolelta Euroopan unionia. Kaikilla tässä tarkoituksessa toteutetuilla erityisen vaativilla toimenpiteillä (kuumeen mittaaminen rakennuksiin saavuttaessa, maskipakko yhteiskäytössä olevissa tiloissa ja istunnossa, fyysisen etäisyyden pitäminen liikkumissuuntaa osoittavien merkintöjen mukaisesti, käytössä olevien tilojen desinfioiminen, alkoholigeelin jakelulaitteiden asentaminen, suojalevyt, opastaulujen esillepano, tiedostuksen lisääminen eri viestinnän keinoin) on voitu taata paras mahdollinen kaikkien paikalla olevien henkilöiden suojelu ja tarjota heille tyydyttävät vastaanotto-olosuhteet.

Tämä julkisten istuntojen uudelleen aloittaminen oli tarpeen unionin oikeudenkäytöstä muodostuvan julkisen palvelun jatkuvuuden varmistamiseksi. Ennen istuntojen uudelleen aloittamista lainkäyttötoimintaa oli kyetty jatkamaan käsittelemällä asioita etänä etenkin tarkistettujen menettelysääntöjen avulla. Asianosaisten edustajille on ilmoitettu ajoissa kriisitilanteesta johtuvista menettelyllisistä seurauksista ja tuomioistuimien kirjaamojen toteuttamista toimenpiteistä toimielimen internetsivustolla tähän tarkoitukseen varatuilla pudotusvalikosta aukeavilla sivuilla.

Teknisten kysymysten osalta toimielimen tietotekniikkayksiköt ovat nopeuttaneet jo helmikuussa etätyövälineillä varustamista koskevaa ohjelmaa. Kaistanleveys on kymmenkertaistettu ensimmäisiä sulkutoimia seuranneiden ensimmäisten viikkojen aikana, ja kaikki yksiköt ovat saaneet hyvin nopeasti käyttöönsä suojatun audioneuvottelujärjestelmän ja sittemmin videoneuvottelujärjestelmän.

Kuten seuraavilla sivuilla yksityiskohtaisesti kuvaillaan, toimielin on ollut innovatiivinen voittaakseen matkustamiseen liittyvät vaikeudet, joita eräät asianosaisten edustajat ovat kohdanneet. Eri yksiköiden, kummankin tuomioistuimen ja niiden kirjaamojen välisen erinomaisen yhteistyön ansiosta on otettu käyttöön ainutlaatuinen järjestelmä, jossa istuntoon osallistutaan etänä videoyhteyden avulla ja jossa annetaan mahdollisuus simultaanitulkkaukseen potentiaalisesti 24:lle unionin viralliselle kielelle tai 24:stä virallisesta kielestä.

Resurssien tehokkaasta hallinnoinnista on lopuksi todettava, että joitakin henkilöstön jäseniä, joiden työt ovat vähentyneet heidän tehtäviensä luonteen vuoksi, on säännöllisesti siirretty tilapäisesti yksiköihin, joiden työmäärä on sitä vastoin ollut suuri. Tämä yhteisvastuu sekä ammattitaidon ja kokemuksen monipuolistuminen molemminpuolisesti on ollut valttikortti vaikeuksien voittamiseksi, ja niistä on myös paljon hyötyä siinä vaiheessa, kun henkilöstö pääsee palaamaan tehtäviinsä toimielimen toimitiloihin.

Viimeisenä tavoitteena kriisihallinnon yhteydessä on ollut toimia henkilöstön tukena koko tämän täysin uuden ajanjakson ajan, jolle on ominaista vaikeat henkilökohtaiset tilanteet.

Näihin tilanteisiin on kiinnitetty erityistä huomiota, olipa kyse sitten henkilöistä, jotka ovat saaneet viruksen tai joutuneet tartunnan vaaraan, jotka ovat eristyksissä tai joiden on huolehdittava kotiin jääneistä lapsista. Nämä henkilöt ovat saaneet apua henkilöstöresurssien osastolta, asiantuntijalääkäreiltä ja työterveysyksikön sairaanhoitajilta. Yksikönpäälliköt ovat myös ottaneet nämä erityistilanteet huomioon ja lähestyneet asiaa huolella mukauttaakseen sitä tapaa, jolla kyseiset henkilöt hoitavat tehtäviään.

Pandemiakriisi ja tarve löytää ratkaisuja, joilla selviydytään kriisin toimielimen organisaatiolle aiheuttamista seurauksista, ovat nopeuttaneet vaikuttavalla tavalla sitä kehitystä, joka on ollut käynnissä tai vasta orastamassa.

Tavattoman ylpeänä siitä, että olemme yhdessä onnistuneet säilyttämään toiminnan lähes samalla tasolla, jolla se on ollut aikaisemmin, jatkamaan vireillä olleita hankkeita ja tarjoamaan samanaikaisesti parhaat mahdolliset terveysturvallisuuteen liittyvät edellytykset, tämän toimielimelle täysin uuden ajanjakson hallinnointi antaa aihetta ounastella pysyviä ja myönteisiä muutoksia tavassa ymmärtää työmenetelmiä ja työsuhdetta itsessään sekä virtuaaliseen läsnäoloon perustuvia mahdollisuuksia.

Työskentely kotoa käsin (kokonaan tai osittain) on ollut todellisuutta koko henkilöstölle 16.3.2020 alkaen. Olosuhteiden edellyttämää organisaatiota käyttöön otettaessa uuden tilanteen haasteet ovat tulleet esiin luonnollisesti: päätösvirtojen digitalisointi ja yksinkertaistaminen, työntekijöiden itsenäisyyden edistäminen ja heidän työsuoritustensa laadun varmistaminen, työ- ja yksityiselämän välisen tasapainon tarkastaminen, kiinteän kokonaisuuden muodostaminen toimielimen sisällä ja läheisempien suhteiden luominen ulkoisiin yhteistyökumppaneihin – toimielimissä tai kansalaisten keskuudessa – uusien tekniikoiden tarjoamien mahdollisuuksien ansiosta.

Kun pandemiaan liittyvät rajoitukset kerran poistetaan, toimielimen on säilytettävä näiden kehityssuuntauksien tuoma hyöty palattaessa työelämään, jonka olosuhteet ovat täysin uudet ja entistä monipuolisemmat. Esteet, jotka on pitänyt ylittää, ovat antaneet myös kokemusta, jonka ansiosta meistä on tullut yksilöllisesti ja kollektiivisesti vahvempia, vastuullisempia ja solidaarisempia. Ja vaikka toimielin on osannut vastata näinkin epäsuotuisaan tilanteeseen menestyksekkäästi, saamme kiittää tästä työntekijöiden sitoutumista ja yhteenkuuluvuutta sekä johdon uskollisuutta ja huolenpitoa. Toimielin voi huomispäivänä luottaa näihin ominaisuuksiin valmistellessaan henkilöstönsä työpaikalle palaamista ja sulautumista ympäristöön, jossa liikkuvuus ja vastuullisuus ovat organisaation uusia parametrejä.

C | Yhteenveto tuomioistuimen toiminnasta pandemian aikana

Tuomioistuimen tuomiovallan käytön jatkuminen pandemian aikana on ilmennyt toimenpiteinä, joilla pyritään takaamaan moitteeton oikeudenkäyttö unionissa ja myös tiedottamaan unionin kansalaisille edelleen heidän oikeuksistaan ja unionin tuomioistuinten toiminnasta. Olipa kyse sitten sellaisen järjestelmän kehittämisestä, joka tarjoaa mahdollisuuden esiintyä tuomioistuimessa etäyhteyksin simultaanitulkkausta käyttäen, tai sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, tuomioistuin on joka tapauksessa osoittanut olevansa aloitekykyinen ja mukautuva. Koska pääsy toimielimen rakennuksiin oli aluksi estetty kokonaan, minkä jälkeen siihen sovellettiin tiukkoja terveyssääntöjä, yleisön ja alan ammattilaisten tavanomaisista vierailuista sekä kirjaston teoksiin tutustumisesta paikan päällä tuli väistämättäkin harvinaista. Unionin tuomioistuin on kuitenkin löytänyt vaihtoehtoja.

Ajanjaksolla 25.5.–22.12.2020 asianosaisten kuulemiseksi on järjestetty yhteensä 252 istuntoa (jotka saattoivat koskea useita samassa ratkaisukokoonpanossa kuultuja asioita). Näihin istuntoihin kuului 40 unionin tuomioistuimessa videoyhteyden välityksellä järjestettyä istuntoa, joihin asianosaiset (yhdestä neljään) osallistuivat etänä, ja 38 unionin yleisessä tuomioistuimessa järjestettyä istuntoa, joihin asianosaiset (yhdestä kolmeen) osallistuivat etänä.

Myöskään tuomioistuimen elämä ja hallinnollinen toiminta eivät ole keskeytyneet: tuomioistuimeen on tullut vuoden 2020 maaliskuun ja joulukuun välisenä aikana useita uusia jäseniä. Uusi ranskalainen julkisasiamies Jean Richard de la Tour astui virkaansa uudella tavalla: hän vannoi näet valansa videoneuvottelussa, johon osallistuivat presidentti Lenaerts, ensimmäinen julkisasiamies Szpunar ja kirjaaja Calot Escobar. Valansa on myöhemmin pystynyt vannomaan paikan päällä unionin tuomioistuimessa 10.9. kreikkalainen julkisasiamies Athanasios Rantos ja 6.10. unionin tuomioistuimen tšekkiläinen tuomari Jan Passer ja unionin tuomioistuimen latvialainen tuomari Ineta Ziemele noudattamalla tarpeellisia terveyden suojelua koskevia toimenpiteitä.

Toimielimen kaikkien yksiköiden on täytynyt mukauttaa sisäistä viestintätapaansa maaliskuusta alkaen. Työryhmät ovat pystyneet kokoontumaan ja jatkamaan työtään videoyhteyden välityksellä. Viikoittain on siten järjestetty keskimäärin yli 150 video- tai audioneuvottelua sisäisiä tai toimielinten välisiä kokouksia varten.

Tuomioistuin on ulkoiseen viestintään liittyen toteuttanut etänä useita toimia hyödyntämällä sosiaalista mediaa ja teknologiaa. Se on pyrkinyt saavuttamaan sekä erikois- tai ammattialan yleisön että suuren yleisön ja varmistamaan, että sen ratkaisut saatetaan edelleen kaikkien saataville asianmukaisella tavalla (ks. s. 76).

Tuomioistuin on koko vuoden aikana järjestänyt myös 29 läsnäoloon perustuvaa protokollatapahtumaa erityisen tiukkoja vaatimuksia noudattaen sekä viisi virallista vierailua ja viisi juhlallista istuntoa. Tuomioistuimessa on voinut käydä tässä yhteydessä 171 kansallista tuomaria. Vaikka nämä vierailut tehtiin suurimmaksi osaksi ennen koronaviruksen leviämisen torjumiseksi asetettuja tuomioistuimeen pääsyä koskevia rajoituksia, unionin tuomioistuin on kyennyt järjestämään satunnaisesti tietyt väistämättömät tapahtumat (Euroopan syyttäjänviraston jäsenten antama juhlallinen vakuutus 28.9., tuomareiden Ineta Ziemelen ja Jan Passerin aloittaessa tehtävänsä järjestetty juhlallinen istunto 6.10.), joiden kulkua on pitänyt mukauttaa terveysvaatimuksiin.

Toimielimen jäsenet ja henkilöstö voivat käyttää kirjaston kokoelmaa, jossa on 285 000 nidosta (joista 155 000 teosta koskevat pääasiallisesti Euroopan unionin oikeutta), yli 6 300 sähkökirjaa, 490 painetussa muodossa julkaistavan lehden tilausta ja useita satoja sähköisessä muodossa julkaistavan lehden tilausta, joihin on mahdollista tutustua tietokantojen kautta (joita on yli sata). Oikeuskäytännön julkaisemisen yhteydessä oikeustapauskokoelmassa on vuonna 2020 julkaistu 35 019 asiakirjaa. Tiedotuspiste on 13.3.2020 alkaen ottanut käyttöön erilaisia mahdollisuuksia käyttää etänä asiakirjaresursseja korvatakseen käyttäjille sen, että lukusali on ollut suljettuna (159 digitalisointia pyynnöstä ja 724 lainattua teosta Biblio-driven kautta, joka on itsenäinen asema teosten lainaamiseen ja palauttamiseen).

Ottaakseen huomioon jäsenvaltioiden asettamat matkustusrajoitukset toimielin on ottanut käyttöön videoneuvottelujärjestelmän, jonka avulla asianosaisten edustajat, joiden on mahdotonta matkustaa fyysisesti Luxemburgiin, voivat poikkeuksellisesti osallistua istuntoon etäyhteyksin monikielisyyttä kunnioittaen. Kaksi kyseisen järjestelmän käyttäjää jakavat kokemuksensa tältä osin.

Tuomioistuimessa esiintyminen etänä

”Euroopan unionin tuomioistuin (EU-tuomioistuin) on pyytänyt minua kertomaan kokemuksistani videoneuvottelujen käytöstä unionin tuomioistuimessa järjestetyissä istunnoissa asianosaisten kuulemiseksi ja jakamaan vaikutelmani tästä järjestelmästä.

Aluksi on korostettava, että digitaalinen muutos käynnistyi Euroopan unionissa jo paljon ennen vuotta 2020. Tämä vuosi jää kuitenkin historiaan paitsi covid-19:n ja sen seurausten vuoksi myös sen käännekohdan vuoksi, jota covid-19 merkitsee digitalisoinnissa, käytettäessä videoneuvotteluja unionin tuomioistuimen istunnoissa.

Näin on, sillä vaikka covid-19:n kielteisten seurausten luettelo on pitkä, pandemia on helpottanut digitaalisten taitojen hankkimista ja nopeuttanut digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa päivittäisessä elämässä. Yritykset, toimielimet ja yksityishenkilöt ovat tästä syystä alkaneet turvautua digitaalisiin ratkaisuihin parantaakseen jokapäiväistä elämäänsä, työskennelläkseen paremmin ja tehokkaammin sekä kohentaakseen kommunikointia kansallisten tuomioistuinten ja EU-tuomioistuimen kanssa.

Jäsenvaltioilla ja EU-tuomioistuimessa vireillä olevien menettelyjen asianosaisilla on vuonna 2020 ollut mahdollisuus osallistua videoyhteyden välityksellä EU-tuomioistuimessa järjestettyihin istuntoihin asianosaisten kuulemiseksi. Tämän teknologian ansiosta jäsenvaltiot ja asianosaiset ovat voineet esittää näkemyksensä istuntojen aikana ja vastata paitsi EU-tuomioistuimen esittämiin kysymyksiin myös muiden asianosaisten ja jäsenvaltioiden kysymyksiin ja huomautuksiin. Kuten läsnäoloon perustuvissa istunnoissa, myös tulkkauspalvelu on käytettävissä videoneuvottelujen aikana, ja tämän on mahdollistanut se valtava työ, jota tulkit tekevät kääntääkseen simultaanisesti istunnoissa lausutun, jotta kaikki osallistujat voivat ymmärtää, mitä puhutaan.

Asianosaisten kuulemiseksi järjestettyjen istuntojen kulku ei ole muuttunut, paitsi että jäsenvaltioiden asiamiehet ja asianosaisten edustajat voivat jäädä omaan maahansa ja osallistua istuntoon etänä. Tällainen mahdollisuus tuo tietenkin mukanaan sekä etuja, kuten mukavuutta, turvallisuutta ja ajansäästöä, koska matkustus ei ole tarpeen, että haittoja, joihin kuuluu esimerkiksi se, että on mahdotonta imeä itseensä EU-tuomioistuimen henkeä; vaikuttava elämys syntyy joka kerta, kun astuu sisään EU-tuomioistuimen istuntosaliin esiintyäkseen itse unionin tuomioistuimen edessä.

Haluan korostaa sitä, että kun EU-tuomioistuin on mahdollistanut videoneuvottelujen käyttämisen asianosaisten kuulemiseksi järjestettävissä istuinnoissa, se on osoittanut, että se pystyy mukautumaan olosuhteisiin ja että asioita voidaan käsitellä edelleen terveyskriisistä huolimatta.”.

Etätulkkaukseen liittyvät uudet haasteet

Sellaisten istuntojen pitämisellä, joihin eräät asianosaiset osallistuvat etänä, on ollut merkittäviä vaikutuksia tulkkien työhön.

Espanjan tulkkauskopin freelancetulkki, joka työskentelee säännöllisesti tuomioistuimen palveluksessa, selittää, mitä työskenteleminen tulkkina unionin toimielimissä ja erityisesti tuomioistuimessa on merkinnyt vuonna 2020.

”Vuosi 2020 on ollut kaikille poikkeuksellinen. Pandemia johti kaikkien tulkkien osalta aluksi toiminnan täydelliseen keskeytymiseen etenkin kansainvälisten kokousten peruuntumisen vuoksi. Toimintaa uudelleen aloitettaessa työolot olivat muuttuneet täysin. Freelancetulkkien osalta tämä uusi ’normaalius’ herätti kysymyksiä muun muassa siitä, miten liikkua matkustusrajoitusten vuoksi ja miten työskennellä parhain terveydellisin ja teknisin edellytyksin. Videoneuvottelut, joiden avulla on nykyään mahdollista järjestää kokouksia verkossa, ovat herättäneet paljon huolta etäyhteyksien luotettavuudesta ja äänen laadusta, joka harvoin vastaa äänen laatua istuntosalissa. Puhujien ymmärtämiseksi on ponnisteltava kahta enemmän, ja väsymys iskee aiempaa nopeammin.

Mielestäni unionin tuomioistuimella on kuitenkin istunnoissa yleensä hyvät etäyhteydet. Kaikkein parasta laatua on tosin mahdotonta taata koko ajan, mutta sen eteen tehdään käsitykseni mukaan kaikki – etenkin tulkkien kanssa etukäteen suoritettujen testien ansiosta. Viestintä toimii lisäksi erinomaisesti ja asianosaisille ja tulkeille tiedotetaan etukäteen uusiin työtapoihin liittyvistä muutoksista ja tarpeellisista valmisteluista. Freelancetulkeille ilmoitetaan tästä selvästi jo sopimusta tehtäessä.

Toimielin on ponnistellut merkillepantavasti varmistaakseen parhaiden mahdollisten työolojen säilymisen. Minuun on tehnyt vaikutuksen terveystoimenpiteiden vakavuus ja tarkkuus: tavanomaisten käytänteiden lisäksi tulkit eivät käytä myöskään samoja välineitä (kannettavat tietokoneet, kuulokkeet) eivätkä jaa samaa toimistoa.

Me emme myöskään istu enää samassa tulkkauskopissa, joten yhteydenpito työtovereiden kanssa tai yksistään heidän tulkkauksensa kuuleminen on nykyään paljon vaikeampaa. Tämä voi olla esteenä käyttämämme terminologian yhtenäisyydelle. Meidän on sovitettava toimintamme yhteen etukäteen. Esiin tulevasta ongelmasta riippumatta (esim. terminologinen kysymys tai tekninen ongelma) avun tarjoaminen toiselle tulkkauksen aikana on hankalampaa. Tiettyjen kysymysten osalta välitämme tietoa eleitse, muuten käytämme kännykkää tai pikaviestintäpalvelua.

Tässä tilanteessa istunnon valmistelu on ensisijaisen tärkeää, ja unionin tuomioistuin on lisäksi ainoa toimielin, jossa AIC-tulkit käyttävät valmisteluun koko työpäivän, kuten vakituisetkin tulkit. En ole tältä osin huomannut käytännössä mitään eroa pandemian alkamisen jälkeen. Työtoverini ovat edelleen käytettävissä, vaikka sähköpostia ja SMS:ää käytetään ehkä enemmän ja vaikka käytävillä ei käydä enää epävirallisia keskusteluja.

Uskon, että monet olivat aluksi kauhuissaan miettiessään niitä seurauksia, joita pandemialla voisi olla ammattiimme. Alkujärkytyksen jälkeen on kuitenkin haettu ratkaisuja, ja olemme mukautuneet päästäksemme pahimmasta pulasta.”

Vuoropuhelu oikeusalan ammattilaisten ja suuren yleisön kanssa on jatkunut vuonna 2020. Vaikka tähän vuoropuheluun on käytetty edelleen perinteisiä kanavia, sitä on tehostettu virtuaalisesti muun muassa videoneuvottelupalvelujen ja sosiaalisen median alustojen avulla..

Tiedotusosasto on käyttänyt edelleen perinteisiä viestintäkeinoja, mutta se on painottanut sosiaalisen median käyttöä yhä enemmän. Ajanjaksolla 16.3.–22.12.2020 julkaistiin 142 lehdistötiedotetta. Tuomioistuimen Twitter- ja LinkedIn-tilejä (ranskan- ja englanninkielinen) on käytetty tiedon välittämiseksi tuomioistuimen ajankohtaisista asioista: Twitterin kautta seuraajille lähetettiin 668 viestiä. Näiden viestien tarkoituksena oli muun muassa yhtäältä kiinnittää huomiota tärkeimpiin tulevalla viikolla käsiteltäviin asioihin ja toisaalta välittää tietoa lehdistötiedotteiden julkaisemisesta.

Vierailujen järjestäminen on tuomioistuimelle tärkeää toimintaa sen avoimuuspolitiikan yhteydessä ja levitettäessä tietoa paitsi oikeusalan ammattilaisille ja oikeustieteen opiskelijoille myös unionin kansalaisille. Vuoden 2020 maaliskuussa käyttöön otetuilla terveystoimenpiteillä jarrutettiin tällaisten vierailujen järjestämistä ja vierailijoiden vastaanottamista. Vaikka kokonaisluvut – yhteensä 3 729 vierailijaa, 127 ryhmää – alittavat väistämättä edellisten vuosien määrät (18 099 henkilöä vuonna 2019), tuomioistuin on kuitenkin jälleen kerran löytänyt uusia keinoja mahdollistaa tutustumisen rakennuksiinsa ja toimintaansa etänä. Se tarjosi siten digitaalisilla alustoilla tuomioistuimen toimihenkilöiden tapaamisia, joilla on mahdollista tehdä virtuaalivierailuja oikeuspalatsin kiinteistökompleksiin, ja ”mittatilaustyönä” järjestettyjä kahden päivän pituisia verkkoseminaareja, joihin osallistui tuomioistuimen jäseniä, lakimiesavustajia ja hallintovirkamiehiä. Näiden verkkoseminaarien ansiosta 798 henkilöä on voinut tutustua erilaisiin esityksiin 21 virtuaalivierailulla.

Tuomioistuin lähetti tiedotusosaston välityksellä 173 lehdistötiedotetta (yhteensä 2 292 kieliversiota) antaakseen alan ammattilaisille ja suurelle yleisölle (3 366 vastaanottajaa, jotka ovat sähköpostilistoilla) tietoa paitsi ratkaisuistaan myös toimielimelle merkittävistä tapahtumista. curia.europa.eu-sivustolla on käynyt yli 6,6 miljoonaa vierailijaa ja sillä on tutustuttu yli 27 miljoonaan sivuun.

Toimielin jatkoi toimintaansa sosiaalisessa mediassa lähettämällä Twitterissä 702 twiittiä kahden ranskan- ja englanninkielisen tilinsä kautta. Myös LinkedInissä on julkaisu 273 viestiä.

Koska läsnäoloon perustuvia vuosittaisen avointen ovien päivän kaltaisia tapaamisia ei ole voitu järjestää, tuomioistuin on päättänyt käyttää sosiaalisen median tarjoamia mahdollisuuksia tuomioistuimen toiminnan esittelemiseksi maailmanlaajuiselle yleisölle. Yksinomaan sosiaalisessa mediassa järjestettiin siten kolme virtuaalista tapahtumaa Eurooppa-päivän (9. toukokuuta), yksityisoikeuden eurooppalaisen teemapäivän (25. lokakuuta) ja unionin tuomioistuimen toiminnan aloittamisen vuosipäivän (4. joulukuuta) johdosta: niihin sisältyi tuomioistuimen tuomioiden esittelyä, tiettyjä oikeuskäytännön aihepiirejä koskevia animaatioita sekä kysymys-vastaus-osioita. Näiden tapahtumien ansiosta tuomioistuimen seuraajien lukumäärä kasvoi jatkuvasti vuoden aikana ja ylitti 90 000 seuraajan rajan LinkedInissä ja 100 000 seuraajan rajan Twitterissä. Nämä kolme tapahtumaa saivat aikaan Twitterissä yhteensä 1 713 000 näyttökertaa (niiden kertojen lukumäärä, jolloin käyttäjät ovat nähneet twiitin) ja LinkedInissä yhteensä 258 000 näyttökertaa.

Toimittajille järjestettiin samanaikaisesti sähköisiä lehdistötapaamisia, joissa tarkasteltiin menettelyyn liittyviä ajankohtaisia kysymyksiä. Yhteensä 94 toimittajaa on osallistunut näihin 11 lehdistötapaamiseen.

Sovellettavan säännöstön mukaisesti tuomioistuin on antanut mahdollisuuden tutustua hallinnollisiin asiakirjoihinsa ja historiallisiin arkistoihinsa 103 pyynnön yhteydessä. Unionin tuomioistuin on myös vastannut 17 174:ään kansalaisten tietopyyntöön, jotka koskivat sekä vireillä olevia asioita että tuomioistuimen oikeuskäytäntöä, toimintaa tai toimivaltaa.

Vuonna 2017 Rooman sopimusten 60-vuotisjuhlan yhteydessä perustettu Euroopan unionin tuomioistuinverkosto, johon kuuluvat jäsenvaltioiden perustuslakituomioistuimet ja ylimmät tuomioistuimet, on kokoontunut useaan otteeseen videoyhteyden välityksellä kahdessa Innovaatio- ja Oikeudellinen terminologia -aihepiiriryhmässä. Näissä kokouksissa on voitu vaihtaa tietoa uusista teknologioista tuomiovallan käytön tukena ja jakaa käännösresursseja, joita kansalliset tuomioistuimet voivat hyödyntää.

Monikielisyys on keskeisessä asemassa unionin tuomioistuimessa vireillä olevissa menettelyissä. Jos näin ei olisi, kansalainen ei voisi saada asiaansa käsitellyksi unionin tuomioistuimissa eikä tutustua sen oikeuskäytäntöön, jolla luodaan kuitenkin oikeuksia ja velvollisuuksia. Terveyskriisin puhjettua hyvin äkillisesti monikielisyyden pääosaston (la direction générale du multilinguisme, DGM) oli varmistettava sille annetun tehtävän hoitaminen ja huolehdittava samalla henkilöstönsä turvallisuudesta.

Konkreettisesti on niin, että vaikka pandemia kummitteli jo taka-alalla, vuoden ensimmäiset kuukaudet sujuivat hankauksitta. Jo helmikuun lopussa DGM aktivoi operatiivisen kriisiryhmänsä ja suunnitteli jatkuvuussuunnitelmiensa täytäntöönpanoa läheisessä yhteistyössä unionin tuomioistuimen muiden yksiköiden sekä tuomarien ja julkisasiamiesten kabinettien kanssa.

Koko henkilöstölle ilmoitettiin 13.3. eli kolme päivää ennen kansallisia sulkutoimia, että se siirrettäisiin pois unionin tuomioistuimen rakennuksista. Työtovereiden terveyden suojelu ja viruksen leviämisen estäminen asetettiin ehdottomalle etusijalle. Kun nämä kaksi tavoitetta oli varmistettu, DGM:n toimintaa ohjasi palvelun jatkuvuuden tavoite. Vaikka tämän kriisin erityisnäkökohtien hallitsemiseksi on aluksi pitänyt osoittaa nopealiikkeisyyttä ja luovuutta, kriisin ennalta-arvaamaton ja edelleenkin epävarma kesto on tämän jälkeen kysynyt sitkeyttä.

Erityisesti oikeudellisen kääntämisen osalta yhteisissä ja henkilökohtaisissa tavoitteissa on otettu huomioon aluksi sulkutoimet ja – kun se oli tilanteen kannalta perusteltua – pääosaston työntekijöiden henkilökohtainen tilanne (eristys, lapset kotona jne.). Koska kriisi on yleinen, tilapäinen kapasiteetin pieneneminen on kompensoitunut käännöspyyntöjen vähenemisellä. Tämän jälkeen organisatoriset toimenpiteet ja kaikkien sitoutuminen yhdistettynä niihin hyötyihin, joita saadaan jatkuvasta investoinnista uusiin teknologioihin ja optimoituun ulkoistamiseen, ovat mahdollistaneet tuotantokapasiteetin palauttamisen, joten palvelun jatkuvuus ei ole missään vaiheessa vaarantunut.

Tulkkauksen osalta jatkuvuutta koskeva kysymys on tullut esiin eri tavalla. Istunnot on näet pitänyt peruuttaa tai siirtää 25.5. myöhempään ajankohtaan. Ajanjaksoa 13.3.–25.5. on siis hyödynnetty sellaisten istuntoja koskevien menettelytapojen käyttöön ottamiseksi, joilla pyritään varmistamaan kaikkien toimijoiden terveysturvallisuus esimerkiksi siten, että kutakin tulkkauskoppia voi käyttää samanaikaisesti vain yksi tulkki. Asianosaisten edustajia edelleen kohdanneiden matkustusvaikeuksien vuoksi otettiin lisäksi käyttöön järjestely, jossa istuntoihin voi osallistua etäyhteydellä ja jolla on näin voitu välttää useita istuntopäivien lykkäyksiä. Tämä uudistus on ollut merkittävä tekninen, kognitiivinen ja organisatorinen haaste, johon on vastattu menestyksellisesti. Tulkkausosasto on myös sopeutunut istuntojen keskeytymiseen keskittymällä erilaisiin tehtäviin, jotka liittyvät koulutukseen ja ammatilliseen täydennyskoulutukseen (kielikurssit, tulkkausharjoitukset ja kielivaihdot verkossa) sekä tulkin ammatin tunnetuksi tekemiseen oikeusalalla (verkkoseminaarit ja kielimoduulit).

DGM on siten hyödyntänyt henkilöstönsä sitoutumista ja vastuuntuntoa, yhteistyötä ja uusista teknologioista saatua merkittävää tukea järjestääkseen oikeudellista kääntämistä ja tulkkausta koskevien palvelujensa jatkuvuuden.

DGM:n sopeutumiskyky ilmenee työvirtojen digitaalisena muutoksena, koulutuksen ja kokousten järjestämisenä etänä – myös jonkinlaisen kaikkien hyvinvoinnille välttämättömän seurustelun ja sosiaalisen yhteyden ylläpitämisenä – ja siinä, että henkilöstölle annetaan säännöllisesti tietoa pääjohtajan sähköposteilla tai tiedotteilla.

Tulos on ollut ponnistelujen mukainen. Vuonna 2020 aikataulun mukaiset istunnot asianosaisten kuulemiseksi on pystytty tulkkaamaan ja tarvittavat käännökset on kyetty tekemään kaikkien osapuolten ponnisteluin. Täydellinen monikielisyys on voitu varmistaa niin oikeussubjektien kuin kansalaistenkin edun mukaisesti lähes normaalisti tämän kaikille poikkeuksellisen raskaan vuoden aikana.

Vuosi 2020 jää informaatioteknologiaosaston (la diréction des technologies de l’information, DTI) mieleen vuotena, jolle oli ominaista poikkeuksellinen reaktiokyky ja mukautuminen, minkä johdosta se on ollut historiallinen vuosi.

Yleisen etätyön käynnistyessä ensisijaisena tavoitteena oli antaa unionin tuomioistuimen yksiköille mahdollisuus jatkaa työntekoa mahdollisimman tehokkaasti sulkutoimista huolimatta.

Osastomme oli jo ennen henkilöstölle 13.3.2020 annettua ohjetta työskennellä kotoa käsin varustanut tukiryhmämme niin, että työntekijät voivat vastata puheluihin kotoa käsin. Tilanteen ennakoimiseksi jo puolet help deskin työntekijöistä oli työskennellyt usean päivän ajan kotoaan käsin ennen kuin tehtiin päätös yleisestä etätyön tekemisestä koko unionin tuomioistuimen henkilöstön osalta. Tämän ansiosta pystyimme tarkastamaan, että tukipalvelu toimi asianmukaisesti etätyömuodossa ja sillä voitiin auttaa käyttäjiä, joiden oli täytynyt vaihtaa työpaikkaa yhdessä päivässä. Jotta kaikilla unionin tuomioistuimen käyttäjillä olisi työpiste, jonka avulla he voivat työskennellä sekä kotonaan että toimistossa, jo helmikuussa nopeutimme käynnissä ollutta liikkuvuusohjelmaa ja hankimme tarvittavat laitteet kaikille niille, joilla niitä ei vielä ollut.

Joitakin päiviä sulkutoimien alkamisen jälkeen kymmenkertaistimme internetkapasiteettimme vastataksemme unionin tuomioistuimen ja ulkomaailman välisten teleyhteystarpeiden räjähdysmäiseen kasvuun. Tämä voitiin toteuttaa panemalla liikekannalle asianomaiset yksiköt, jotka tekivät kaikkensa tämän operaation toteuttamiseksi erittäin lyhyessä ajassa.

Viestintä ja yhteistyö ovat olleet toimintamme keskeisiä käsitteitä covid-19:ään liittyvän kriisin aikana tuomioistuintyössä ja hallinnollisessa työssä tuomioistuimen sisällä ja ulkomaailman kanssa. Yksi näkyvimmistä aikaansaannoksista on uusi turvallinen videoneuvottelupalvelu, jonka avulla on voitu järjestää jaoston päätösneuvotteluja ja kokouksia (15 viikkoa kohti) sekä toimielimen johdon kokouksia (150 viikossa). Sen turvin unionin tuomioistuin ja unionin yleinen tuomioistuin ovat myös voineet pitää etänä 77 istuntoa asianosaisten kanssa.

Covid-19:ään liittyvä kriisi on tuonut haasteita, mutta se on myös antanut tilaisuuden nopeuttaa toimielimessä meneillään olevaa digitaalista muutosta. Keskitettyämme aluksi resurssimme tietotekniikka- ja tietoliikennepalvelujen vakauteen kriisitilanteessa olemme jatkaneet muita toimintojamme ja hankkeitamme normaalissa rytmissä mukauttamalla niitä kriisin aiheuttamiin uusiin tarpeisiin vastaamiseksi, kuten esimerkiksi vahvistamalla käyttäjien autonomiaa etätyövälineisiin nähden. Kriisitilanteesta huolimatta olemme myös jatkaneet etenemissuunnitelmaamme digitaalisen muutoksen alalla etenkin integroitua asiainhoitojärjestelmää (SIGA) koskevan hankkeen yhteydessä sekä operatiivisen vakauden ohjelmien osalta.

Vuosi 2020 ei siis ole ollut DTI:lle vallitsevan tilan säilyttämisen vuosi vaan mukautumisen ja kehityksen vuosi.