Godina posvećena prilagodbi i kontinuiranom djelovanju javne službe europskog pravosuđa

A | Tajnikova uvodna riječ

Sa stajališta pojedinca, 2020. bila je teška godina za svakoga od nas zbog ograničenja, bolesti i nesigurnosti koji su je obilježili.

U području upravljanja službama institucije protekla je godina predstavljala znatan izazov koji je prevladan odlučnošću, metodičnošću i prilagodljivošću. U vrlo kratkom roku valjalo je ostvariti potpunu preobrazbu načina rada institucije. Nijedna služba nije bila pošteđena te nužnosti prilagodbe, inovativnosti i ponovnog osmišljavanja.

Srećom, institucija se mogla osloniti na strukturu i postupke uspostavljene za krizne situacije. Ta struktura počiva na jedinici za upravljanje tim situacijama koja je nadležna da na razini cjelokupne institucije donosi ključne odluke povezane s kriznom situacijom i njezinim razvojem. Ona poduzima opće mjere koje iz toga proizlaze (režim rada na daljinu, transverzalne mjere upravljanja osobljem…). Te opće mjere potom se provode na razini Centra za upravljanje krizom (CMC), koji čine predstavnici svih operativnih jedinica koje osiguravaju kontinuirano djelovanje u svakoj od službi. Tijekom svojih redovnih sastanaka, CMC je također izvještavao navedenu jedinicu kako bi se osiguralo upravljanje krizom.

To upravljanje, u okviru kojega su blisko surađivale službe institucije i njezina dva suda, omogućilo je dosljedno i usklađeno djelovanje u svrhu postizanja triju podudarnih i međuovisnih ciljeva: jamčenja zdravstvene sigurnosti osoblja i osoba koje moraju doći u prostorije institucije, osiguravanja kontinuirane pravosudne aktivnosti i podrške osoblju.

Kako bi se zajamčila zdravstvena sigurnost u zgradama institucije i osoblje zaštitilo od opasnosti od zaraze, donesena je odluka da se od 10. ožujka zadaće koje članovi osoblja trebaju obaviti izvršavaju na daljinu. Taj režim rada na daljinu potom je proglašen općim i obvezujućim od ponedjeljka 16. ožujka, prije odluke nacionalnih tijela o ograničavanju kretanja. Prostorije Suda na taj su način postale nedostupne, osim za osobe koje obavljaju nužne zadaće koje se ne mogu izvršavati na daljinu. Zahvaljujući stalnom praćenju razvoja zdravstvene i regulatorne situacije u Luksemburgu i susjednim zemljama koje provode služba za sigurnost i liječnička služba, uz redovnu suradnju s luksemburškim tijelima, taj se režim mijenjao u različitim fazama, kako bi se postigla ravnoteža između zdravstvene situacije, stope posjećenosti, nastavka pravosudne aktivnosti i potreba osoblja.

Istodobno s režimom rada na daljinu, jedan od ključnih instrumenata zaštite zdravlja osoba bilo je definiranje i provedba preciznih i strogih zdravstvenih standarda. Kako bi sudovi Unije nastavili sa sudovanjem, Sud je od 25. svibnja ponovno otvorio svoje raspravne dvorane. Posljedično, valjalo je upravljati – sa stajališta logistike i zdravstvene sigurnosti – dnevnom prisutnošću u prostorijama ne samo članova osoblja čija je prisutnost bila nužna za održavanje rasprava nego i odvjetnika i agenata iz cijele Europske unije. Promatrane u cjelini, izrazito zahtjevne mjere koje su primjenjivane (mjerenje temperature prilikom ulaska u zgrade, obavezno nošenje maske u zajedničkim prostorima i na raspravi, poštovanje fizičkog razmaka utvrđivanjem odvojenih smjerova kretanja, dezinfekcija mjesta na kojima je povećana fluktuacija ljudi, postavljanje dozatora hidroalkoholnog gela, zaštitnih pregrada, natpisa s upozorenjima, podizanje svijesti posredstvom različitih obavijesti) omogućile su postizanje najviše razine zaštite svih dionika u za njih zadovoljavajućim uvjetima prijama.

To ponovno održavanje javnih rasprava bilo je nužno kako bi se osiguralo kontinuirano djelovanje javne službe europskog pravosuđa. Prije spomenutog ponovnog održavanja rasprava, pravosudna aktivnost nastavila se postupanjem na daljinu u predmetima, osobito primjenom prilagođenih postupovnih sredstava. Zastupnici stranaka propisno su obaviješteni o postupovnim posljedicama proizišlima iz konteksta krize te o mjerama koje su poduzela tajništva sudova posredstvom tomu posvećene rubrike na internetskoj stranici institucije.

S tehničkog gledišta, informatičke službe institucije ubrzale su, počevši od veljače, program opremanja alatima za rad na daljinu. U prvim tjednima nakon prvog ograničenja kretanja pojasna širina je udeseterostručena te je svim službama vrlo brzo stavljen na raspolaganje sigurni audiokonferencijski, a potom i videokonferencijski sustav.

Kao što se to detaljno opisuje u nastavku, institucija je bila inovativna u iznalaženju rješenja za poteškoće s putovanjima pojedinih zastupnika stranaka. Kao plod iznimne suradnje službi, dvaju sudova i njihovih tajništava, osmišljen je jedinstveni sustav sudjelovanja na raspravama na daljinu putem videokonferencije, kojom su prilikom ponuđene usluge potencijalnog simultanog usmenog prevođenja na i s 24 službena jezika Unije.

Naposljetku, u duhu učinkovitog upravljanja resursima, pojedini članovi osoblja čija je aktivnost, zbog prirode njihovih zadaća, bila smanjena redovito su se privremeno upućivali u službe koje su se, suprotno tomu, suočavale s povećanim radnim opterećenjem. Ta solidarnost i bogata razmjena vještina i iskustava bili su korisni u prevladavanju poteškoća te će biti od velike vrijednosti za uspješan povratak osoblja u prostorije institucije.

Posljednji cilj koji se nastojao postići u okviru upravljanja krizom bio je pružanje podrške osoblju tijekom cijelog tog razdoblja bez presedana, koje su obilježile teške osobne situacije.

Posebna pažnja posvećena je upravo osoblju, bilo da je riječ o osobama koje su se zarazile virusom ili su izložene opasnosti od zaraze, izoliranim osobama ili onima koji se moraju brinuti o djeci u svojem kućanstvu. Svima njima podršku su pružali služba za ljudske resurse, liječnici i medicinske sestre iz liječničke službe i psihologinja. Voditelji službi također su, vodeći se pristupom koji je krasila brižljivost, vodili računa o tim specifičnim situacijama kako bi prilagodili načine izvršavanja zadaća dotičnih osoba.

Kriza uzrokovana pandemijom i potreba pronalaženja rješenja kojima bi se otklonile njezine posljedice na organizaciju rada institucije doveli su do impresivnog ubrzavanja promjena koje su bile u tijeku ili jednostavno u začetku.

Osim osjećaja ponosa zbog činjenice da smo zajedno uspjeli održati razinu aktivnosti gotovo istovjetnu onoj prije krize, nastaviti tekuće projekte i istodobno ponuditi najviše standarde zdravstvene sigurnosti, upravljanje u tom razdoblju potpuno novom za instituciju navijestilo je održive i pozitivne promjene u načinu promatranja metoda rada, čak i samog radnog odnosa, kao i mogućnosti virtualne prisutnosti.

(Potpuni ili djelomični) rad na daljinu stvarnost je u kojoj se cjelokupno osoblje nalazi od 16. ožujka 2020. Tijekom uvođenja te organizacije rada prilagođene okolnostima prirodno su se pojavili i novi izazovi: digitalizacija i pojednostavnjenje u protoku odluka, poticanje samostalnosti suradnika i osiguravanje kvalitete njihovih usluga, preispitivanje ravnoteže između profesionalnog i privatnog života, zajedništvo unutar institucije i s njom, približavanje vanjskim sugovornicima – u institucijama odnosno među građanima – zahvaljujući mogućnostima koje pružaju nove tehnologije.

Nakon što nestanu ograničenja povezana s pandemijom, na instituciji je da sačuva plodove tih promjena prilikom povratka u profesionalni život u novim i bogatijim uvjetima. Prepreke koje je valjalo savladati jednako su tako i iskustva koja su nas pojedinačno i kolektivno učinila jačima, odgovornijima i solidarnijima. I ako je institucija bila u stanju uspješno se nositi s tako nepovoljnim okolnostima, to je bilo zahvaljujući angažmanu i zajedništvu njezinih suradnika, te posvećenosti i brižljivosti rukovodećeg osoblja. Ona ubuduće može računati na te kvalitete kako bi pripremila povratak osoblja u svoje okrilje i ostvarila zajedništvo u uvjetima u kojima će mobilnost i odgovornost biti neki od novih parametara u organizaciji njezina rada.

C | Pregled aktivnosti Suda za vrijeme pandemije

Nastavak pravosudne aktivnosti Suda za vrijeme pandemije doveo je do donošenja mjera za osiguravanje pravilnog funkcioniranja europskog pravosuđa, ali i mjera za daljnje informiranje građana Unije o njihovim pravima i o radu europskih sudova. Bilo da je riječ o razvoju sustava koji omogućuje sudjelovanje na raspravama na daljinu uz simultano usmeno prevođenje ili o načinu komuniciranja unutar i izvan institucije, Sud je pokazao inicijativu i prilagodljivost. Budući da je pristup zgradama institucije prvo bio onemogućen, a zatim je podlijegao strogim zdravstvenim pravilima, nužno su se prorijedili uobičajeni posjeti javnosti i stručnjaka, kao i uvid u djela iz knjižnice na licu mjesta, ali Sud je ubrzo pronašao alternativna rješenja.

Od 25. svibnja do 22. prosinca 2020. održane su ukupno 252 rasprave (koje se mogu odnositi na nekoliko predmeta pokrenutih pred istim sastavom suda). Od toga je pred Sudom održano 40 rasprava u kojima su stranke sudjelovale na daljinu (jedna do četiri stranke) putem videokonferencije, dok je pred Općim sudom na taj način održano 38 rasprava (s jednom do trima strankama).

Život institucije nije prestao, a nije prekinuta ni njezina administrativna aktivnost: od ožujka do prosinca 2020. institucija je primila nekoliko novih članova. Stupanje na dužnost novog francuskog nezavisnog odvjetnika Jeana Richarda de la Toura bilo je prilika za uvođenje jedne novosti: prisegu je položio na daljinu, preko zaslonâ, u prisutnosti predsjednika K. Lenaertsa, prvog nezavisnog odvjetnika M. Szpunara i tajnika A. Calota Escobara. Kasnije su grčki nezavisni odvjetnik Athanasios Rantos, 10. rujna, te češki sudac na Sudu Jan Passer i latvijska sutkinja na Sudu Ineta Ziemele, 6. listopada, mogli biti fizički prisutni i položiti prisegu pred Sudom, uz primjenu svih nužnih zdravstvenih mjera.

Sve službe institucije od ožujka su trebale prilagoditi svoj način interne komunikacije. Zahvaljujući videokonferencijama, timovi su se mogli sastajati i obavljati posao na daljinu. Tako se, u prosjeku, tjedno organiziralo više od 150 videokonferencija ili audiokonferencija za interne ili međuinstitucijske sastanke.

Kad je riječ o komunikaciji izvan institucije, Sud je uspostavio skup aktivnosti na daljinu, zahvaljujući korištenju društvenih mreža i tehnoloških sredstava, kako bi istodobno mogao doprijeti do stručne i šire javnosti i kako bi se upoznavanje s njegovim odlukama moglo odvijati na uobičajen način.

Također, Sud je tijekom cijele godine organizirao 29 protokolarnih događaja na licu mjesta, uz poštovanje posebno visokih zahtjeva, te pet službenih posjeta i pet svečanih sjednica. Tom je prilikom primio 171 nacionalnog suca. Iako su se ti posjeti većinom dogodili prije ograničenja pristupa naloženog u okviru borbe protiv širenja koronavirusa, Sud je bio u mogućnosti upriličiti upravo neke neizostavne događaje (svečanu prisegu članova Ureda europskog tužitelja 28. rujna, svečanu sjednicu povodom stupanja na dužnost sudaca Inete Ziemele i Jan Passera 6. listopada), čije je odvijanje bilo nužno prilagoditi zdravstvenim ograničenjima.

Naposljetku, članovi i osoblje institucije mogu se osloniti na bogati knjižnični fond s 285 000 svezaka (od kojih se 155 000 odnosi poglavito na pravo Europske unije), više od 6300 elektroničkih knjiga, 490 pretplata na tiskane časopise i više stotina pretplata na časopise u elektroničkom obliku dostupne posredstvom (više od stotinu) baza podataka. Kad je riječ o objavi sudske prakse, u Zborniku je u 2020. objavljeno 35 019 dokumenata. Od 13. ožujka 2020., informacijski pult stavio je na raspolaganje različita sredstva za korištenje dokumentacijskim izvorima na daljinu kako bi se kompenziralo zatvaranje čitaonice za korisnike (159 digitalizacija na zahtjev i 724 knjige posuđene putem Biblio-drivea, neovisnog alata za posudbu i vraćanje knjiga).

Kako bi se odgovorilo na ograničenja kretanja koja su nametnule države članice, institucija je osmislila videokonferencijski sustav koji iznimno omogućava zastupnicima stranaka koji ne mogu fizički doći u Luksemburg da na daljinu sudjeluju na raspravi, uz poštovanje višejezičnosti. Dva korisnika tog sustava dijele svoja iskustva u tom pogledu.

Održavanje rasprava na daljinu

„Počašćena sam jer me Sud Europske unije pozvao da govorim o svojem iskustvu s upotrebom videokonferencija u okviru rasprava pred Sudom i da podijelim svoje dojmove o tom sustavu.

Najprije valja istaknuti da je digitalna transformacija u Europskoj uniji započela puno prije 2020. Međutim, ta će godina ući u povijest ne samo zbog bolesti COVID-19 i njezinih posljedica nego i kao prekretnica u digitalizaciji i upotrebi videokonferencija u okviru rasprava pred Sudom Europske unije.

To je zato što je, iako bolest COVID-19 ima mnogo negativnih posljedica, pandemija olakšala stjecanje digitalnih kompetencija i ubrzala uspostavu digitalnih rješenja u svakodnevnom životu. U tom smislu, poduzetnici, institucije i pojedinci počeli su primjenjivati digitalna rješenja kako bi poboljšali svoj svakodnevni život, kako bi bolje i učinkovitije radili i kako bi se postigla bolja komunikacija s nacionalnim sudovima i sa Sudom Europske unije.

U 2020. države članice i stranke u postupcima koji su u tijeku pred Sudom Europske unije mogle su putem videokonferencije sudjelovati na raspravama pred Sudom. Zahvaljujući toj tehnologiji, države članice i stranke mogle su iznijeti svoje stajalište na raspravama i odgovoriti ne samo na pitanja koja je postavio Sud Europske unije nego i na pitanja i napomene drugih stranaka i država članica. Kao i na raspravi na kojoj su osobe fizički prisutne, tijekom videokonferencije dostupna je usluga usmenog prevođenja, što omogućuju usmeni prevoditelji, koji ulažu izniman trud u simultano prevođenje riječi izgovorenih na raspravama kako bi svi sudionici mogu razumjeti što se govori.

Odvijanje rasprava nije se promijenilo, osim što agenti država članica i zastupnici stranaka mogu ostati u svojoj zemlji i sudjelovati na daljinu. Naravno, takva mogućnost podrazumijeva određeni niz prednosti, poput praktičnosti, sigurnosti i uštede vremena izbjegavanjem putovanja, ali i poteškoća, kao što je primjerice nemogućnost da se osjeti duh Suda Europske unije, to dojmljivo iskustvo koje se doživljava svakim ulaskom u raspravnu dvoranu Suda Europske unije radi osobnog sudjelovanja u raspravi pred Sudom.

Valja istaknuti da je Sud Europske unije, time što je omogućio upotrebu videokonferencija za održavanje rasprave, dokazao da se može prilagoditi okolnostima i da se postupci moraju odvijati svojim tijekom unatoč zdravstvenoj krizi.”

Novi izazovi usmenog prevođenja na raspravama

Održavanje rasprava na kojima pojedine stranke sudjeluju na daljinu imalo je velike posljedice na rad usmenih prevoditelja.

Usmeni prevoditelj vanjski suradnik iz španjolske kabine, koji redovito surađuje sa Sudom, objašnjava što je u 2020. značilo raditi kao usmeni prevoditelj za europske institucije, konkretno za Sud.

„Godina 2020. bila je neuobičajena za sve. Za usmene prevoditelje, odakle god oni dolazili, pandemija je najprije dovela do potpunog prestanka aktivnosti zbog, među ostalim, otkazivanja međunarodnih sastanaka. Kada su se sastanci ponovno počeli održavati, uvjeti rada bili su sasvim novi. Kad je riječ o usmenim prevoditeljima vanjskim suradnicima, to je novo „normalno” potaknulo brojna pitanja: kako putovati s obzirom na ograničenja putovanja i kako raditi u dobrim zdravstvenim i tehničkim uvjetima? Videokonferencije, koje sada omogućuju organizaciju internetskih sastanaka, izazvale su brojne zabrinutosti u pogledu pouzdanosti povezivanja na daljinu i kvalitete zvuka, koji je rijetko jednak kvaliteti u dvorani. Potrebno je udvostručiti napore da bi se razumjelo govornike i dolazi do bržeg umaranja nego prije.

Međutim, smatram da su na Sudu veze na raspravama koje se održavaju na daljinu općenito vrlo kvalitetne. Točno je da se ne može u svakom trenutku jamčiti optimalna kvaliteta, ali smatram da je učinjeno sve kako bi se ona postigla, osobito zahvaljujući testovima koji se prethodno provode s usmenim prevoditeljima. K tomu, postigao se izvrstan način komunikacije kako bi se stranke i usmene prevoditelje unaprijed obavijestilo o promjenama u vezi s novim načinima rada i potrebnim pripremama. Usmene prevoditelje vanjske suradnike na to se upozorava od trenutka sklapanja ugovora.

Institucija je poduzela znatne napore kako bi osigurala očuvanje najboljih mogućih uvjeta rada. Zadivila me ozbiljnost i strogost zdravstvenih mjera: uz pridržavanje uobičajenih mjera, usmeni prevoditelji ne dijele ni predmete (prijenosna računala, slušalice), ni radni stol.

Više ne dijelimo čak ni istu kabinu pa je sad znatno teže komunicirati ili samo čuti tumačenje naših kolega. To može biti prepreka za usklađenost terminologije koju upotrebljavamo. Moramo se unaprijed uskladiti. U slučaju neke druge poteškoće (terminološko pitanje, tehnički problem itd.), međusobno pomaganje prilikom usmenog prevođenja postalo je složenije. Neke probleme rješavamo gestikuliranjem, a druge mobitelom ili razmjenom poruka.

U tom je kontekstu priprema za raspravu ključna i Sud je, uostalom, jedina institucija u kojoj konferencijski prevoditelji pripremi posvećuju cijeli radni dan, kao i stalni usmeni prevoditelji. U tom pogledu, nisam primijetio gotovo nikakvu razliku od početka pandemije. Iako se možda više upotrebljavaju elektronička pošta i SMS poruke i iako više nema neslužbenih razgovora u hodnicima, naši su kolege i dalje jednako dostupni.

Vjerujem da su se na početku mnogi pribojavali posljedica za koje se predviđalo da bi pandemija mogla imati na našu profesiju. Međutim, nakon što je prvotni šok popustio, tražila su se rješenja te smo se prilagodili i uspješno izašli na kraj sa situacijom.”

Dijalog s pravnim stručnjacima i širom javnošću nastavljen je u 2020. Iako su se zadržali tradicionalni kanali komunikacije, taj se dijalog značajno razvio u virtualnom svijetu, osobito zahvaljujući videokonferencijama i društvenim mrežama.

Uprava za komunikaciju odlučila se za upotrebu tradicionalnih komunikacijskih sredstava, s naglaskom na pojačano korištenje društvenih medija. Od 16. ožujka do 22. prosinca 2020. objavljena su 142 priopćenja za medije. Twitter i LinkedIn računi Suda (na francuskom i engleskom jeziku) upotrebljavali su se za prenošenje aktualnosti Suda: na Twitteru je poslano 668 poruka radi obavještavanja pratitelja. Te su poruke bile namijenjene, s jedne strane, skretanju pozornosti na najvažnije predmete koji se obrađuju u nadolazećem tjednu i, s druge strane, prosljeđivanju objavljenog priopćenja za medije.

Organizacija posjeta važna je aktivnost za Sud u okviru njegove politike otvorenosti i širenja znanja ne samo među pravnim stručnjacima i studentima prava nego i među europskim građanima. Zdravstvene mjere uvedene u ožujku 2020. prekinule su organizaciju takvih posjeta i primanje posjetitelja. Iako su ukupne brojke – 127 grupa s ukupno 3729 posjetitelja – neizbježno niže od rezultata ostvarenih prethodnih godina (18 099 osoba u 2019.), Sud je još jedanput uspio pronaći nove načine da svoje zgrade i aktivnosti učini dostupnima na daljinu. Tako je predložio da se s članovima osoblja Suda održavaju susreti na digitalnim platformama, koji omogućuju virtualni posjet kompleksa zgrada Palače, i webinari u trajanju od dva dana organizirani „po mjeri”, na kojima sudjeluju članovi, sudskih savjetnici i administratori Suda. Zahvaljujući tim webinarima 798 osoba moglo je sudjelovati na prezentacijama u okviru 21 virtualnog posjeta.

Sud je, posredstvom Uprave za komunikaciju, proslijedio 173 priopćenja za medije (odnosno ukupno 2292 jezične verzije) kako bi obavijestio stručnjake i širu javnost (3366 primatelja koji se nalaze na popisima za slanje poruka elektroničke pošte) o svojim odlukama, ali i o događajima koji su obilježili rad institucije. Internetske stranice curia.europa.eu imale su više od 6,6 milijuna posjetitelja te je pregledano više od 27 milijuna stranica.

Institucija je nastavila biti prisutna na društvenim mrežama tako što je objavila 702 tweeta na Twitteru, sa svoja dva računa na francuskom i engleskom jeziku. Objavljene su i 273 poruke na LinkedInu.

S obzirom na nemogućnost organiziranja susreta na licu mjesta, poput godišnjeg Dana otvorenih vrata, odlučeno je koristiti se mogućnostima društvenih mreža kako bi se javnost cijeloga svijeta upoznala s radom Suda. Na taj su način, isključivo na društvenim mrežama, organizirana tri virtualna događaja u povodu Dana Europe (9. svibnja), Europskog dana pravosuđa (24. listopada) i obljetnice osnivanja Suda (4. prosinca), na kojima su predstavljene pojedine presude Suda, prikazana videa o određenim temama iz sudske prakse, postavljana pitanja, ponuđeni odgovori. Osobito zbog tih događaja, broj pratitelja Suda rastao je tijekom čitave godine te je prešao broj od 90 000 pratitelja na LinkedInu i 100 000 pratitelja na Twitteru. Ta su tri događaja na Twitteru imala ukupno 1 713 000 pregleda (broj označava koliko su puta korisnici pogledali tweet), a na LinkedInu 258 000 pregleda.

Istodobno, za novinare su organizirane online novinske konferencije posvećene postupovnim novostima. Na 11 konferencija sudjelovala su ukupno 94 novinara.

U skladu s važećim propisima, Sud je, nastavno na 103 zaprimljena zahtjeva, dopustio pristup svojim upravnim dokumentima i povijesnoj arhivi. Također je odgovorio na 17 174 zahtjeva za informacije koje su uputili građani i koji su se odnosili na predmete u tijeku odnosno na sudsku praksu, rad Suda i njegovu nadležnost.

Naposljetku, Pravosudna mreža Europske unije, koja je uspostavljena u ožujku 2017. povodom šezdesete obljetnice Ugovora iz Rima i koja okuplja ustavne i vrhovne sudove država članica, sastala se u više navrata putem videokonferencije u okviru dviju tematskih grupa „Inovacije” i „Pravna terminologija”. Ti sastanci bili su prilika za razmjenu informacija o korištenju novim tehnologijama u obavljanju pravosudne aktivnosti i za dijeljenje sredstava za prevođenje koja bi nacionalni sudovi mogli koristiti.

Višejezičnost zauzima središnje mjesto u odvijanju sudskih postupaka Suda. Kad to ne bi bio slučaj, građani ne bi imali pristup europskom pravosuđu ni europskoj sudskoj praksi, iz koje proizlaze prava i obveze. Stoga je, suočena s iznenadnom pojavom zdravstvene krize, Glavna uprava za višejezičnost (DGM) morala osigurati ispunjavanje povjerene joj zadaće, uzimajući pritom u obzir sigurnost osoblja.

Konkretno, dok je pandemija još tinjala, prvi mjeseci godine prošli su bez poteškoća. Krajem veljače DGM je pokrenuo svoju operativnu jedinicu za upravljanje kriznim situacijama te je isplanirao provedbu planova za osiguranje kontinuiteta rada, u bliskoj suradnji s drugim službama Suda te kabinetima sudaca i nezavisnih odvjetnika.

Tri dana prije uvođenja ograničenja kretanja na nacionalnoj razini, 13. ožujka, cjelokupno je osoblje obaviješteno da neće više smjeti dolaziti u zgrade Suda. Apsolutni prioritet bila je zaštita zdravlja kolega i sprečavanje širenja virusa. Nakon što je taj dvostruki cilj osiguran, DGM se u daljnjem postupanju vodio ciljem da se osigura kontinuirani rad. Iako je najprije trebalo pokazati fleksibilnost i kreativnost da bi se moglo upravljati posebnim aspektima te krize, trebalo je pokazati i izdržljivost s obzirom na njezino nepredviđeno trajanje i, uostalom, njezinu neizvjesnost.

Što se konkretno tiče pravnog prevođenja, zajednički i pojedinačni ciljevi prilagođeni su – u prvim danima ograničenja kretanja te kada je to bilo opravdano – osobnoj situaciji članova osoblja Glavne uprave (izolacija, djeca u kući i sl.). Budući da je riječ o sveopćoj krizi, privremeno smanjenje kapaciteta nadoknadilo se smanjenjem potražnje za prijevodima. Nadalje, organizacijske mjere i odgovornost svakog pojedinca, zajedno s dobrobitima koje proizlaze iz kontinuiranog ulaganja u nove tehnologije i u optimiranje eksternalizacije omogućili su ponovno uspostavljanje proizvodnih kapaciteta, tako da kontinuitet rada ni u jednom trenutku nije bio ugrožen.

Što se tiče usmenog prevođenja, pitanje kontinuiteta postavljalo se na drukčiji način. Naime, rasprave su se morale otkazati ili odgoditi na datum nakon 25. svibnja. Stoga se razdoblje od 13. ožujka do 25. svibnja iskoristilo kako bi se utvrdio protokol za rasprave, namijenjen osiguranju zdravstvene sigurnosti svih sudionika, tako što se, primjerice, odredilo da se u svakoj kabini za usmeno prevođenje smije nalaziti samo jedan usmeni prevoditelj. Osim toga, uzimajući u obzir poteškoće s putovanjima s kojima su se suočavali zastupnici stranaka, uspostavljen je sustav sudjelovanja na raspravama na daljinu, što je omogućilo da se izbjegne velik broj pomicanja termina. Ta novost bila je veliki tehnički, umni i organizacijski izazov koji je uspješno prevladan. Naposljetku, služba za usmeno prevođenje također se prilagodila činjenici da je održavanje rasprava prekinuto te se posvetila različitim aktivnostima povezanima sa strukovnim osposobljavanjem i napredovanjem (tečajevi jezika, vježbe usmenog prevođenja i online jezične razmjene) te s promidžbom zanimanja usmenog prevoditelja u području prava (webinari i jezični moduli).

Stoga se DGM u organizaciji kontinuiranog pružanja usluga pravnog prevođenja i usmenog prevođenja oslonio na zalaganje i osjećaj za odgovornost svojeg osoblja, na pružanje uzajamne pomoći i nove tehnologije koje su pritom odigrale ključnu ulogu.

Naposljetku, DGM-ova sposobnost prilagodbe vidljiva je iz digitalizacije razmjene dokumenata, organizacije osposobljavanja i sastanaka na daljinu – uključujući i nastojanje da se donekle zadrži ugodna atmosfera i socijalna povezanost, što je neophodno za dobrobit svih – te politike redovnog informiranja osoba slanjem poruka elektroničke pošte direktora uprave ili slanjem dopisa s informacijama.

Rezultat odgovara uloženim naporima. Naime, zahvaljujući naporima svih sudionika u 2020. bilo je moguće pripremiti potrebne usmene i pisane prijevode za zakazane rasprave te osigurati punu višejezičnost u interesu stranaka i građana, na gotovo uobičajen način u jednoj iznimno teškoj godini.

Za Upravu za informacijske tehnologije (DTI) 2020. će ostati godina obilježena iznimnom sposobnošću reakcije i prilagodljivošću zbog kojih je riječ o povijesnoj godini.

Uvođenjem općeg rada na daljinu, glavni prioritet bio je omogućiti službama Suda nastavak što učinkovitijeg rada unatoč ograničenju kretanja.

Prije donošenja odluke od 13. ožujka 2020. o radu osoblja na daljinu, već smo pripremili naše timove za podršku kako bi mogli odgovarati na pozive iz svojih domova. Nekoliko dana prije donošenja odluke o općem radu na daljinu za cjelokupno osoblje Suda, polovica službe za podršku već je radila na taj način, što je omogućilo provjeru toga funkcionira li pružanje podrške ispravno u okviru tog načina rada i je li sve spremno za pružanje podrške korisnicima koji su iznenada morali promijeniti radno mjesto. Kako bi se svim zaposlenicima Suda osiguralo mjesto rada koje im omogućuje da u vlastitom domu rade kao u uredu, ubrzali smo – počevši od veljače – razvoj programa mobilnosti koji je bio u tijeku te smo opremili sve zaposlenike koji još nisu imali potrebnu opremu.

Nekoliko dana nakon ograničenja kretanja udeseterostručili smo kapacitete naših internetskih veza kako bismo bili spremni za suočavanje s naglim povećanjem potreba za povezivanjem između Suda i vanjskog svijeta. To je bilo moguće zahvaljujući angažmanu uključenih službi, koje su učinile sve kako bi se taj proces obavio u iznimno kratkom roku.

Komunikacija i suradnja bile su ključne riječi u našem radu tijekom krize povezane s bolešću COVID-19, s pravosudnog i administrativnog aspekta, u internom i eksternom smislu. Najuočljivije postignuće nova je usluga za sigurno održavanje videokonferencija, koja je omogućila da se organiziraju vijećanja i sjednice vijeća (15 tjedno) te sastanci uprava institucije (150 tjedno). Time se također omogućilo Sudu i Općem sudu da održe 77 rasprava sa strankama koje sudjeluju na daljinu.

Kriza povezana s bolešću COVID-19 donijela je izazove, ali je također stvorila priliku da se ubrza digitalna transformacija koja je u instituciji bila u tijeku. Stoga, nakon što smo svoje resurse najprije usredotočili na stabilnost informatičkih i telekomunikacijskih usluga u kontekstu krize, nastavili smo uobičajenim tempom obavljati druge aktivnosti i projekte, koje smo prilagodili novim potrebama koje su proizišle iz krize, kao što je jačanje samostalnosti korisnika u pogledu alata za rad na daljinu. Također smo, unatoč kriznoj situaciji, nastavili s planom u području digitalne transformacije – osobito u okviru vođenja projekta integriranog sustava upravljanja predmetima (ISUP) – kao i s programima operativne stabilnosti.

Tako 2020. za DTI nije bila godina statusa quo, nego godina prilagodbe i razvoja.