Ett år präglat av anpassning och kontinuitet i unionens rättskipning

A | Inledning av domstolens justitiesekreterare

På ett individuellt plan har år 2020 kantats av prövningar för var och en på grund av de restriktioner, eventuell sjukdom och den osäkerhet vilka har präglat året.

Vad gäller arbetet inom institutionens olika avdelningar har dessa ställts inför en stor utmaning som de har hanterat målmedvetet, metodiskt och med stor anpassningsförmåga. Det blev nödvändigt att på mycket kort tid i grunden förändra institutionens normala funktionssätt. Inga tjänsteavdelningar undgick kravet på anpassning, innovation och omställning.

Lyckligtvis har institutionen kunnat stödja sig på en struktur och på metoder som var utformade med tanke på krissituationer. Denna struktur är uppbyggd runt en krisenhet med befogenhet att för hela institutionen fatta viktiga beslut till följd av krissituationen och hur den utvecklar sig. Krisenheten beslutar om de allmänna åtgärder som är påkallade (distansarbete, övergripande åtgärder för personalförvaltning etc.). Dessa allmänna beslut genomförs därefter av krishanteringscentralen, som består av företrädare för samtliga operativa enheter med ansvar för verksamhetens kontinuitet inom varje avdelning. Vid regelbundna möten ser krishanteringscentralen även till att krisenheten får nödvändig information för att följa upp situationen.

Denna metod för krishantering, som nära involverar institutionens olika avdelningar och de båda dömande instanserna, har möjliggjort en sammanhållen och konsekvent strategi som bygger på tre sammanlänkade och ömsesidigt beroende målsättningar: garantera hälsoskyddet för personalen och för de personer som måste bege sig till institutionens lokaler, säkerställa kontinuiteten i den dömande verksamheten och ledsaga institutionens personal.

I syfte att säkerställa hälsosäkerheten inom domstolens lokaler och skydda personalen från smittorisken beslutades den 10 mars att alla uppgifter som kunde fullgöras på distans skulle utföras på detta sätt. Därefter beslutades, redan innan de nationella myndigheterna beslutade om nedstängning, om allmänt och obligatoriskt distansarbete från och med den 16 mars. Tillträde till domstolens lokaler var därmed inte längre möjligt, utom för personer som behövde utföra väsentliga uppgifter som inte kunde skötas på distans. Säkerhetsavdelningen och läkartjänsten följde noga, i nära samarbete med luxemburgska myndigheter, utvecklingen av hälsosituationen och därmed sammanhängande regler i Luxemburg och angränsande länder. Systemet med distansarbete kunde därigenom anpassas i olika faser, i syfte att göra en lämplig avvägning mellan rådande hälsoförhållanden, antalet personer på plats i lokalerna, upprätthållandet av den dömande verksamheten och personalens behov.

Parallellt med distansarbetet har ett av de viktigaste verktygen för att skydda människors hälsa varit att utarbeta och tillämpa tydliga och rigorösa hälsoskyddsföreskrifter. För att rättskipningen i unionen skulle kunna fortgå, beslutade domstolen att återuppta de muntliga förhandlingarna från och med den 25 maj. Följaktligen blev det nödvändigt att hantera − såväl logistiskt som med avseende på hälsoskyddet − den dagliga närvaron i lokalerna av inte endast den personal från institutionen som krävdes för att anordna förhandlingarna utan även av advokater och ombud som kom resande från hela Europeiska unionen. Tack vare de synnerligen stränga åtgärder som införts (kontroll av kroppstemperaturen före tillträdet till byggnaderna, obligatoriskt munskydd i alla gemensamma utrymmen, fysisk distansering genom separering av cirkulationsströmmarna, desinficering av de nyttjade lokalerna, automater för handsprit, skyddsskärmar, informationsskyltar och upplysningsverksamhet genom diverse kommunikationsmedel) har det varit möjligt att säkerställa högsta möjliga skyddsnivå för samtliga berörda personer samtidigt som de kunde tas emot på ett tillfredsställande sätt.

Att återuppta förhandlingarna var nödvändigt för att upprätthålla den europeiska rättskipningen i allmänhetens tjänst. Innan förhandlingarna återupptogs kunde den dömande verksamheten fortgå tack vare handläggning av målen på distans bland annat med tillämpning av anpassade regler för förfarandet. Parternas ombud upplystes i vederbörlig ordning om de processuella följderna av den rådande krissituationen och om de åtgärder som domstolens och triibunalens respektive kansli beslutat. En särskild del av institutionens webbplats ägnades likaså åt dessa frågor.

Från teknisk synpunkt intensifierade it-avdelningerna redan i februari arbetet med att tillhandahålla utrustning för distansarbete. Bandbredden tiofaldigades under de första veckorna efter nedstängningen i mars och samtliga avdelningar fick mycket snabbt tillgång till ett säkert system för, inledningsvis, telefonkonferenser och något senare videokonferenser.

Såsom framgår närmare av följande sidor har institutionen infört nya metoder för att kompensera för de reserestriktioner som vissa partsombud omfattats av. De olika tjänsteavdelningarna, de båda dömande instanserna och deras respektive kansli har genom ett enastående samarbete tagit fram ett unikt system som ger möjlighet att delta i förhandlingar på distans genom videokonferens med simultantolkning till och från, potentiellt, unionens 24 officiella språk.

För att säkerställa en effektiv resurshantering har vissa medarbetare som till följd av arten av deras arbetsuppgifter fått minskad arbetsbelastning, omplacerats till enheter vars arbetsbelastning tvärtom har ökat. Tack vare denna solidaritet och detta ömsesidiga utnyttjande av kompetens och erfarenhet har svårigheter kunnat övervinnas och ett sådant samarbete kommer även att vara till stor nytta när personalen ska återgå till arbetet i domstolens lokaler.

I krishanteringsstrategin har slutligen även ingått att stötta personalen under denna omvälvande period då många försattes i en svår situation på det personliga planet.

Särskild uppmärksamhet har riktats mot personer som smittats av viruset eller som är utsatta för en risk att smittas och personer som är isolerade eller som behöver ta hand om hemmavarande barn. Personalavdelningen, institutionens läkare, sjuksköterskor och psykolog har ledsagat medarbetare i sådana situationer. Omtanken om personalens bästa har också kommit till uttryck i enhetschefernas initiativ för att anpassa arbetsvillkoren för de berörda personerna.

Pandemin och behovet av att finna lösningar på alla svårigheter som den har fört med sig när det gäller institutionens organisation, har lett till en imponerande intensifiering av en förändringsprocess som redan pågick eller endast var i sin linda.

Utöver en känsla av stolthet över att gemensamt ha lyckats bibehålla nästan samma verksamhetsnivå som tidigare, bygga vidare på pågående projekt och samtidigt säkerställa högsta möjliga hälsosäkerhet, har ansträngningarna för att möta alla nya utmaningar under denna period öppnat för långsiktiga och positiva förändringar vad gäller synsättet på arbetsmetoderna, rent av själva arbetsförhållandet, och alla möjligheter som en virtuell närvaro erbjuder.

Distansarbete (till 100 % eller till viss del) är sedan den 16 mars 2020 samtliga medarbetares vardag. Genomförandet av denna av omständigheterna påbjudna modell har helt naturligt lett till reflektion över vad nya förutsättningar kan bära med sig för krav och utmaningar: Det handlar om att med hjälp av de möjligheter som erbjuds genom ny teknik digitalisera och förenkla beslutsprocesserna, främja medarbetarnas autonomi och säkerställa kvaliteten i deras prestationer, se över balansen mellan arbete och privatliv, få medarbetarna att känna sig delaktiga i institutionens verksamhet och närma sig utomstående aktörer − såväl institutionella aktörer som medborgarna.

När de begränsningar som pandemin har orsakat har försvunnit kommer institutionen att behöva ta vara på resultaten av dessa förändringar inför en återgång till ett arbetsliv med nya och rikare förutsättningar. Varje hinder som vi har varit tvungna att övervinna utgör en erfarenhet som har gjort oss starkare, mer ansvarstagande och solidariska både som individer och kollektivt. Att institutionen har varit i stånd att med framgång hantera en så svår situation är tack vare alla medarbetares engagemang och sammanhållning och ledningens hängivenhet och omsorg. Dessa kvaliteter kommer att vara till stor nytta när återgången till domstolens lokaler ska förberedas och var och en ska utgöra en del av en arbetsmiljö där parametrar som mobilitet och ansvar kommer att ha fått en ny dimension i organisationen.

C | Utvärdering av domstolens verksamhet under pandemin

Den dömande verksamheten under pandemin har fokuserat på åtgärder för att säkra en god EU-rättskipning. Siktet har dock också varit inställt på att även i fortsättningen informera unionsmedborgarna om deras rättigheter och om EU-domstolarnas arbete och funktionssätt. Oavsett om det har gällt att utveckla ett system som gör det möjligt att plädera på distans med simultantolkning eller om intern eller extern kommunikation har domstolen visat prov på initiativ- och anpassningsförmåga. Eftersom tillträde till institutionens byggnader till att börja med inte var möjligt och därefter underkastades stränga hälsoskyddsregler, blev de i vanliga fall frekventa besöken av allmänhet och yrkesverksamma liksom biblioteksbesöken med nödvändighet allt färre. Domstolen fann dock alternativa lösningar..

Mellan den 25 maj och den 22 december 2020 hölls 252 muntliga förhandlingar (vid vilka flera mål kunde behandlas inför samma dömande sammansättning). I dessa siffror ingår 40 förhandlingar vid domstolen i vilka parter deltog på distans (upp till fyra olika parter) och 38 förhandlingar vid tribunalen ägde rum med rättegångsdeltagare på distans (upp till tre olika rättegångsdeltagare).

Livet vid institutionen och den administrativa verksamheten upphörde inte heller: mellan mars och december 2020 välkomnades flera nya ledamöter. Den nya franska generaladvokaten Jean Richard de la Tours tillträde ägde rum i en innovativ anda. Han avlade nämligen ed på distans, genom videokonferens, i närvaro av ordföranden Koen Lenaerts, förste generaladvokaten Maciej Szpunar och justitiesekreteraren Alfredo Calot Escobar. Därefter har ed kunnat avläggas på plats, den 10 september av Athanasios Rantos, grekisk generaladvokat, och den 6 oktober av Jan Passer, tjeckisk domare vid domstolen, och Ineta Ziemele, lettisk domare vid domstolen, varvid alla nödvändiga hälsoskyddsregler har iakttagits..

Samtliga avdelningar inom institutionen har varit tvungna att anpassa sin interna kommunikation från och med mars månad. Med hjälp av videokonferensteknik har sammanträden kunnat äga rum på distans. Fler än 150 video- eller telefonkonferenser har i genomsnitt anordnats per vecka för interna eller interinstitutionella möten..

Vad gäller den externa kommunikationen har domstolen genomfört en rad initiativ på distans med hjälp av sociala medier och tekniska hjälpmedel för att nå ut till både specialiserade målgrupper och allmänheten så att domstolens och tribunalens avgöranden skulle kunna spridas som vanligt.

Domstolen har under året även organiserat 29 protokollära evenemang i sina lokaler med särskilt stränga krav, samt 5 officiella besök och 5 högtidliga sammankomster. 171 nationella domare besökte domstolen i samband med dessa evenemang. De flesta av dessa besök ägde rum före de tillträdesrestriktioner som blev nödvändiga för att hindra spridningen av coronaviruset. Domstolen har likväl då och då kunnat anordna viktiga evenemang (högtidlig försäkran av Europeiska åklagarmyndighetens ledamöter den 28 september, högtidlig sammankomst vid domarna Ineta Ziemele och Jan Passers tjänstetillträde den 6 oktober) vilkas genomförande har anpassats efter de krav som hälsosäkerheten ställer..

Institutionens ledamöter och personal kan även dra nytta av biblioteket, vars samlingar innehåller 285 000 volymer (varav 155 000 verk som huvudsakligen behandlar unionsrätten), fler än 6 300 elektroniska böcker, 490 prenumerationer på tryckta tidskrifter och flera hundra prenumerationer på tidskrifter i elektronisk form som är tillgängliga via olika databaser (över ett hundratal). Offentliggörandet av rättspraxis innefattade publicering av 35 019 dokument i rättsfallssamlingen under år 2020. Sedan den 13 mars 2020 har Informationsdisken infört olika metoder för distansanvändning av dokumentsamlingarna för att kompensera för läsesalens stängning (159 inskanningar på begäran och 724 utlånade via systemet för utlåning och återlämning Biblio-drive)..

För att parera för de reserestriktioner som medlemsstaterna införde, utvecklade institutionen ett system för videokonferens som gjorde det möjligt för ombud som omöjligen kunde bege sig fysiskt till Luxemburg att, i undantagsfall, delta i förhandlingen på distans med iakttagande av de krav som flerspråkigheten ställer. Två personer som har använt detta system delar här med sig av sina erfarenheter. main-title-3:Plädera på distans Plädera på distans

page-s3.sub-3.region-1.main-title-3

”Jag är hedrad över att ha ombetts av Europeiska unionens domstol (EU-domstolen) att dela med mig av min erfarenhet av användningen av videokonferens i samband med domstolens muntliga förhandlingar och av mitt intryck av detta arbetssätt.

Jag vill först och främst understryka att den digitala omvandlingen påbörjades i Europeiska unionen långt före år 2020. Detta år kommer emellertid inte endast att gå till historien på grund av covid-19 och alla dess följdverkningar utan även för den vändpunkt som detta år utgör inom digitaliseringen och användningen av videokonferensteknik vid förhandlingar vid EU-domstolen.

Även om de negativa konsekvenserna av covid-19 är otaliga så har pandemin bidragit till att öka den digitala kompetensen och påskyndat utvecklingen av digitala lösningar för det dagliga livet. Företag, institutioner och individer har börjat använda sig av digitala lösningar både för att förbättra sitt dagliga liv, för att arbeta bättre och effektivare och för att göra kommunikationen bättre med de nationella domstolarna och med EU-domstolen.

Under år 2020 fick medlemsstaterna och parterna i mål vid EU-domstolen möjlighet att delta i muntliga förhandlingar vid domstolen genom videokonferens. Tack vare denna teknik kunde medlemsstater och parter yttra sig under förhandlingarna och svara både på EU-domstolens frågor och på frågor och synpunkter från övriga parter och andra medlemsstater. På samma sätt som vid en muntlig förhandling i EU-domstolens lokaler tillhandahålls tolkning under videokonferensen. Tack vare tolkarnas enorma arbetsinsats med att simultant återge, från och till olika språk, de muntliga anförandena under förhandlingen kan alla deltagare förstå vad som sägs.

Förhandlingarna följer samma schema som tidigare, så när som på att medlemsstaternas och parternas ombud kan stanna kvar i sina respektive länder och delta på distans. Möjligheten att delta på distans har givetvis sina fördelar, exempelvis att det är bekvämt, säkert och ger tidsvinster genom att resor undviks. Det finns dock även nackdelar. Man går miste om den särskilda atmosfären inne i EU-domstolen, denna fantastiska upplevelse varje gång man stiger in i en förhandlingssal för att personligen plädera inför domstolen.

Jag vill betona att EU-domstolen, genom att skapa möjligheten att delta i förhandlingar genom videokonferens, har visat att den har förmåga att anpassa sig till omständigheterna och att målens handläggning måste fortsätta trots den rådande hälsokrisen.”

Nya utmaningar vid tolkning på distans

Anordnandet av förhandlingar i vilka vissa parter deltar på distans har i hög grad påverkat tolkarnas arbeteEn frilansande konferenstolk i den spanska kabinen som regelbundet arbetar för domstolen förklarar vad det har inneburit att arbeta som tolk för EU-institutionerna, och då särskilt domstolen, under år 2020.

En frilansande konferenstolk i den spanska kabinen som regelbundet arbetar för domstolen förklarar vad det har inneburit att arbeta som tolk för EU-institutionerna, och då särskilt domstolen, under år 2020.

”År 2020 var ett annorlunda år för oss alla. För tolkarna, oavsett anställningsform, medförde pandemin till att börja med ett totalt avbrott i verksamheten, till viss del beroende på att alla internationella möten ställdes in. När arbetet återupptogs var det under helt nya förhållanden. För alla frilanstolkar gav detta nya arbetssätt upphov till en mängd frågor: Hur ska man kunna resa med hänsyn till reserestriktionerna, och kommer arbetsvillkoren att vara godtagbara från hälsoskyddssynpunkt och teknisk synpunkt? Videokonferenstekniken, som möjliggjorde sammanträden online, gav upphov till en mängd betänkligheter rörande distansuppkopplingarnas tillförlitlighet och ljudkvaliteten som sällan är på samma nivå som när talare och tolkar är i samma rum. Man måste anstränga sig ännu mer för att förstå talarna och blir därigenom snabbare trött än tidigare.

Enligt min erfarenhet är emellertid distansuppkopplingen under förhandlingarna vid domstolen i allmänhet av god kvalitet. Frilanstolkarna underrättas tydligt om detta när avtalet ingås. Det går visserligen inte att garantera en optimal kvalitet hela tiden men enligt min uppfattning görs allt för att uppnå detta, bland annat genom de test som tolkarna gör i förväg. Tack vare den utmärkta kommunikationen får parter och tolkar i förväg information om alla förändringar i de nya arbetsmetoderna och om vilka förberedelser som krävs. Frilanstolkarna underrättas tydligt om detta när avtalet ingås.

Institutionen har gjort enorma ansträngningar för att säkerställa bästa möjliga arbetsförhållanden. Jag är imponerad av hur seriöst och strikt de olika hälsoskyddsåtgärderna har tillämpats. Utöver vad som gäller i vanliga fall delar tolkarna varken föremål (bärbara datorer, hörlurar, mikrofon) eller skrivbord.

Vi sitter inte ens i samma kabin längre och det är därför betydligt svårare att kommunicera eller helt enkelt höra kollegornas tolkning. Detta kan påverka enhetligheten i den terminologi som vi använder. VI måste därför koordinera oss i förväg. Det blir svårare att hjälpa varandra under tolkningen om vi stöter på problem av något slag (en terminologisk fråga, ett tekniskt problem etc.). I vissa fall kommunicerar vi med gester, i andra med mobiltelefon eller snabbmeddelanden.

Under dessa förhållanden är förberedelserna inför förhandlingen av avgörande betydelse, och domstolen är för övrigt den enda institution där även frilansande konferenstolkar ägnar en arbetsdag åt förberedelser, precis som de fast anställda tolkarna. I det avseendet har jag i princip inte märkt någon skillnad sedan början på pandemin. Våra kollegor är alltid lika tillgängliga, även om det numera mer är e-post och SMS som används och de informella samtalen i korridorerna inte längre är möjliga.

Jag tror att många i början var oroliga över de konsekvenser som pandemin skulle kunna få för vårt yrke. När den första chocken väl lagt sig började vi leta efter lösningar och anpassade oss för att övervinna svårigheterna”.

Dialogen med jurister och allmänheten fortsatte år 2020. De traditionella kanalerna har använts även i fortsättningen, men dialogen förstärktes virtuellt särskilt tack vare videokonferensteknik och plattformar för sociala nätverk..

Direktoratet för kommunikation har använt sig av traditionella kommunikationsmedel, men tyngdpunkten har legat på en förstärkt användning av sociala medier. 142 pressmeddelanden offentliggjordes mellan den 16 mars och den 22 december 2020. Domstolens konton på Twitter och LinkedIn (på franska och på engelska) användes för att sprida nyheter från domstolen: 668 meddelanden sändes via Twitter som notiser till följarna. Dessa notiser syftade bland annat till att uppmärksamma de viktigaste målen som skulle behandlas under den följande veckan och även till att sprida pressmeddelanden..

Att ta emot besökare är en viktig del av domstolens öppenhetspolicy och strategi för att sprida kunskap inte bara bland yrkesverksamma jurister och juridikstuderande utan även bland den breda allmänheten inom EU. De hälsoskyddsåtgärder som infördes i mars 2020 begränsade kraftigt möjligheterna att anordna sådana besök. Även om det totala antalet besökare − 127 besöksgrupper med sammanlagt 3 729 besökare − under det gångna året oundvikligen är färre än de föregående åren (18 099 personer år 2019), har domstolen ännu en gång lyckats finna nya sätt att göra sina byggnader och sin verksamhet tillgängliga på distans. Den har således erbjudit möten på digitala plattformar med tjänstemän från domstolen som ledsagare under ett virtuellt besök av byggnadskomplexet Palais samt skräddarsydda tvådagarswebbinarier under två dagar med deltagande av ledamöter, rättssekreterare och andra tjänstemän. Tack vare dessa webbinarier har 798 personer fått ta del av olika presentationer under 21 virtuella besök..

Via kommunikationsdirektoratet har domstolen publicerat 173 pressmeddelanden (totalt 2 292 språkversioner) för att informera fackmän och allmänheten (3 366 mottagare på e-postsändlistorna) om sina avgöranden, men även om viktiga händelser inom institutionen. Webbplatsen curia.europa.eu hade mer än 6,6 miljoner besök, och fler än 27 miljoner sidor besöktes.

Institutionen har fortsatt varit aktiv på sociala medier med 702 tweets på Twitter via dess båda konton, på franska respektive engelska. 273 meddelanden har även publicerats på LinkedIn.

Eftersom det inte har varit möjligt att anordna evenemang som innebär fysisk närvaro, såsom den årliga öppet hus-dagen, beslutades det att i stället använda de möjligheter som sociala medier erbjuder för att ge människor från hela världen en inblick i hur domstolen fungerar. Tre virtuella evenemang, uteslutande på sociala medier, anordnades i samband med Europadagen (9 maj), Europeiska civilrättsdagen (24 oktober) och årsdagen av EU-domstolens inrättande (4 december). På så sätt erbjöds presentationer av vissa domar, aktiviteter på vissa områden som behandlats i rättspraxis samt frågor och svar. Bland annat tack vare dessa evenemang ökade domstolens följare i antal under hela året och är numera fler än 90 000 på LinkedIn och 100 000 på Twitter. Dessa tre evenemang genererade på Twitter totalt 1 713 000 sidvisningar (antal gånger då användarna sett en tweet) och 258 000 på LinkedIn.

Parallellt med detta har domstolen anordnat pressträffar online för att ta upp senaste nytt om verksamheten. Sammanlagt 94 journalister deltog i de 11 pressträffarna.

I enlighet med gällande bestämmelser har domstolen gett tillgång till sina administrativa handlingar och historiska arkiv inom ramen för 103 ansökningar härom. Domstolen har även besvarat 17 174 förfrågningar från allmänheten angående såväl pågående mål och rättspraxis som domstolens arbetssätt och dess behörighetsområden.

Slutligen kan nämnas att flera möten via videokonferens har hållits inom Europeiska unionens domstolnätverk. Nätverket, som består av medlemsstaternas författningsdomstolar och högsta domstolar, bildades i samband med Romfördragens 60-årsjubileum. Årets möten hade som tema ”Innovation” och ”Juridisk terminologi”. Dessa sammankomster har varit ett tillfälle att utbyta erfarenheter vad gäller användningen av ny teknik i rättskipningsverksamhet och att dela med sig av resurser i form av översättningar som kan vara användbara för de nationella domstolarna.

Flerspråkigheten är en central del i förfarandena vid EU-domstolen. Om så inte vore fallet skulle medborgarna inte kunna få tillgång till vare sig rättslig prövning av EU-domstolen eller till dess rättspraxis, som skapar både rättigheter och skyldigheter. När hälsokrisen plötsligt blev ett faktum skulle generaldirektoratet för flerspråkighet (DGM) således fortfarande fullgöra sitt uppdrag och samtidigt garantera personalens säkerhet.

Årets första månader − innan pandemin bröt ut på allvar − avlöpte utan problem. I slutet av februari satte DGM sin krishanteringsgrupp i beredskap och övervägde, i nära samarbete med domstolens övriga tjänsteavdelningar samt domarnas och generaladvokaternas kabinett, att aktivera sin kontinuitetsplan.

Den 13 mars, tre dagar före den nationella nedstängningen, underrättades all personal om att tillträde till domstolens lokaler inte längre skulle vara möjligt. Skyddet av personalens hälsa och förebyggandet av smittspridning var högsta prioritet. När dessa båda syften hade uppnåtts kunde DGM rikta in sig på nästa mål, att fortsätta med sin verksamhet. Till att börja med krävdes flexibilitet och kreativitet för att hantera de specifika aspekterna av denna kris. Senare ställdes krav på uthållighet med tanke på att det var − och fortfarande är − osäkert hur länge krisen kommer att vara.

Vad specifikt gäller den juridiska översättningen fastställdes både de gemensamma och de individuella målen med beaktande, under den första tiden av nedstängning och när situationen krävde det, av de anställdas personliga situation (isolering, barn som är hemma på dagarna, it-utrustning etc.). Eftersom det rörde sig om en global kris, kompenserades den tillfälliga kapacitetsminskningen av en minskning av efterfrågan på översättningar. Tack vare organisatoriska åtgärder och hela personalens engagemang, sammantagna med fördelarna av en kontinuerlig investering i ny teknik och en optimal användning av externa resurser kunde produktionskapaciteten återställas. På så sätt har DGM kunnat fullgöra sitt uppdrag utan avbrott.

När det gäller tolkningen uppkommer frågan om verksamhetens kontinuitet i ett annat perspektiv. Det blev nämligen nödvändigt att ställa in eller skjuta upp alla förhandlingar till efter den 25 maj . Tiden mellan den 13 mars och den 25 maj utnyttjades således till att fastställa ett protokoll för förhandlingarnas genomförande, som var avsett att garantera hälsoskyddet för alla aktörer, till exempel genom att bara ha en tolk i varje tolkkabin. Mot bakgrund av de reserestriktioner som fortfarande gällde infördes dessutom ett system som möjliggjorde för ombud och advokater att delta i förhandlingar på distans. På så sätt kunde ett stort antal senareläggningar undvikas. Detta nya arbetssätt utgjorde en betydande teknisk, mental och organisatorisk utmaning men genomfördes med mycket gott resultat (se sidorna 15 och 74–76). Även tolkningstjänsten anpassade sin verksamhet under avbrottet i förhandlingarna och ägnade sig åt fortbildning och kompetensutveckling (språkkurser, tolkningsövningar, språkliga utbyten online) samt marknadsföring av tolkyrket på det juridiska området (webbinarier och språkseminarier).

DGM har kunnat räkna med personalens engagemang och ansvarskännande, på gott samarbete och det avgörande bidraget från ny teknik för att säkerställa kontinuiteten i domstolens juridiska översättnings- och tolkningstjänster.

DGM:s anpassningsförmåga har kommit till uttryck genom den digitala hanteringen av dokumentflödena, anordnandet av utbildningar och möten på distans − och då även för att upprätthålla en känsla av samhörighet och de sociala band som är nödvändiga för allas välmående − och genom regelbunden information till personalen via e-postmeddelanden från generaldirektören eller infobrev.

Resultatet ligger i linje med de ansträngningar som gjorts. Under år 2020 har nämligen, tack vare alla inblandades insatser, tolkning erbjudits vid planerade muntliga förhandlingar och alla nödvändiga översättningar har varit tillgängliga. Den fullständiga flerspråkigheten har således kunnat upprätthållas − i både de rättssökandes som allmänhetens intresse − nästan helt normalt under detta för alla mycket prövande år.

För Direktoratet för informationsteknik (DTI) kommer år 2020 att gå till historien som ett år präglat av snabb respons och extraordinär anpassningsförmåga.

När det beslutades om allmänt distansarbete var det högsta prioritet att göra det möjligt för domstolens tjänsteavdelningar att fortsätta att arbeta så effektivt som möjligt trots nedstängningen.

Innan personalen, den 13 mars 2020, fick instruktionen att arbeta hemifrån hade den personal inom DTI som utgör stödfunktion redan fått utrustning för att kunna besvara samtal från bostaden. Flera dagar innan hela domstolens personalstyrka började arbeta på distans hade hälften av medarbetarna vid helpdesk redan börjat arbeta hemifrån. På så sätt kunde vi kontrollera att it-stödet fungerade korrekt även på distans och att helpdesk var redo att bistå de kollegor som tvingats byta arbetsplats från den ena dagen till den andra. För att samtliga användare vid domstolen skulle ha utrustning som möjliggjorde hemarbete på samma villkor som på kontoret påskyndades redan i februari det pågående mobilitetsprogrammet och alla som inte hade nödvändig datorutrustning förseddes med sådan.

Några dagar efter nedstängningen tiodubblade vi kapaciteten i våra internetanslutningar för att möta det explosionsartade behovet av uppkoppling mellan domstolen och användare utifrån. Detta kunde ske tack vare ansträngningarna av alla berörda avdelningar, vilka gjorde allt som krävdes för att utföra denna operation på extremt kort tid.

Kommunikation och samarbete har varit ledorden i vår verksamhet under covid-19-krisen, såväl vad gäller de rättskipande som de administrativa uppgifterna och både internt och mot yttervärlden. De mest konkreta resultaten av alla dessa ansträngningar är den nya säkra videokonferenstjänsten som har gjort det möjligt att anordna överläggningar och avdelningssammanträden (15 per vecka) och möten inom institutionens olika direktorat (150 per vecka). Tack vare denna teknik har även 77 förhandlingar i domstolen och tribunalen i vilka parterna deltog på distans kunnat hållas.

Den kris som är en följd av covid-19 har visserligen ställt institutionen inför nya utmaningar och svårigheter men har även varit en anledning att påskynda den digitala omvandling som redan inletts. Efter att först ha inriktat våra resurser på att se till att vi förfogade över stabila it- och telekommunikationstjänster i denna krissituation har vi nu återupptagit våra andra verksamheter och projekt i normal takt samtidigt som vi anpassar dem för att svara mot de nya behov som krisen har gett upphov till. Nämnas kan till exempel behovet av att stärka medarbetarnas autonomi vid användningen av verktygen för distansarbete. Trots krissituationen fortsatte vi även vår färdplan i fråga om digital omvandling, särskilt inom ramen för utvecklingen av ett integrerat målhanteringssystem, och operativa stabilitetsprogram.

År 2020 var således inte ett år av upprätthållande av status quo för DTI, utan ett år av anpassning och utveckling.